Einkommenssteuergesetz (EStG)
Im Einkommenssteuergesetz der Bundesrepublik Deutschland wird die Besteuerung des Einkommens natürlicher Personen geregelt.

Wirtschaftsplan
Prognose der Finanzen auf Basis der aktuellen Abrechnungsergebnisse für das kommende Wirtschaftsjahr.

1.0 Datenimport

Im Folgenden wird der Import aus der Datenbank von Capitol Hausverwaltung beschrieben. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur möglich ist, wenn Sie Capitol BK-Abrechnung in Zusammenhang mit Capitol Hausverwaltung erworben haben.

Wenn Sie die Capitol BK-Abrechnung alleine erworben haben, folgen Sie bitte den Anweisungen ab Punkt zwei.

1.1 Flächenmanagement

1.1.1 Flächeneinstellungen in Capitol durchführen

Wählen Sie den Button „Einstellungen“ im Starter von Capitol.

Optionen

1. Wechseln Sie auf den Reiter „Flächenmanagement“

Flächen_BK

2. Auf dem Reiter Flächenmanagement kann eingestellt werden, welche Flächen verfügbar sein sollen.

3. Zu den Einstellungen für die BK-Abrechnung können die gewünschten Flächen für den BK-Import gewählt werden. Als Standardfläche ist die „Fläche“ definiert, diese wird immer bei der Importfunktion berücksichtigt.

4. Sind Ihre Einstellungen getätigt, bestätigen Sie diese mit OK.

1.2 Umlageschlüssel

1.2.1 Unterschiedliche Arten von Umlageschlüssel

1. Generiert aus dem Flächenmanagement

(Ausgangsgröße = Bezeichnung der Fläche)
2. Erzeugt aus dem Zählerständen (Ausgangsgröße = „Zählerverbrauch“)
3. Benutzerdefinierte Umlageschlüssel (Ausgangsgröße = „Nutzereingabe“)
4. Sonstige (z.B.: „Einheit“)

Umlageschlüssel

1. Das Modul Umlageschlüssel können Sie über den Menüpunkt „Abrechnung“ öffnen.

Standard_Umlageschlüssel

2. Um die Standard-Umlageschlüssel in Ihrem System anlegen zu können, wählen Sie die Programmfunktion „Standard-Umlageschlüssel anlegen“.

Capitol_HV_Standard_Umlageschlüssel

Die Software generiert die Standard-Umlageschlüssel.

1.2.1.1 Neuen Umlageschlüssel anlegen

Schlüssel_neu

1. Wählen Sie die Funktion „Neu anlegen“.

Fläche_ohne_Gewerbe

2. Es öffnet sich das Modul Umlageschlüssel im bearbeiten Modus.

3. Geben Sie hier den gewünschten Umlageschlüssel an (Bsp.: Fläche ohne Gewerbe).

4. Speichern Sie Ihren Umlageschlüssel ab

1.2.1.2 Umlageschlüssel bearbeiten

Schlüssel_bearbeiten

1. Fläche_ohne_Gewerbe Wählen Sie „Bearbeiten“.

2. Hier können Sie Ausgangsgröße, Einheit und die Abhängigkeit angeben.

3. Speichern Sie Ihre Änderungen ab.

1.2.1.3 Umlageschlüssel löschen

Capitol_HV_Umlageschlüssel_löschen

1. Nicht benötigte Umlageschlüssel können Sie über den Button „Löschen“ aus dem Modul entfernen.

Datensatz_löscgeb

2. Bestätigen Sie die Löschung mit „Ja“

Umlageschlüssel

1.3 Zähler

zähler_verwaltung

Das Modul Zählerverwaltung können Sie über den Menüpunkt „Verbrauchsmanagement“ öffnen.

Zählerverwaltung2

Beim Import in die BK-Abrechnung werden nur Zähler berücksichtigt die mit Einheit und mit einem Umlageschlüssel verknüpft sind.

1.3.1 Umlageschlüssel verknüpfen

Zähler_bearbeiten

1. Wählen Sie den gewünschten Zähler aus und wechseln Sie auf den Reiter „Stamm“.

2. Wählen Sie den Button „Bearbeiten“

Umlage

3. Über den orangen Pfeil unter dem Punkt „Umlageschlüssel“ können Sie einen Umlageschlüssel mit dem Zähler verknüpfen.

Umlagesuchen

4. Es öffnet sich das Fenster „Umlageschlüssel suchen“. Hier erscheinen nur diese Umlageschlüssel, welche für den Zählerverbrauch angelegt wurden.

5. Wählen Sie den gewünschten Umlageschlüssel und bestätigen Sie mit „OK“.

Zähler_speichern

6. Ihr Umlageschlüssel wurde mit dem Einheitenzähler verknüpft.

7. Speichern Sie Ihren Zähler ab.

1.4 Konto

Konto

Das Modul Konto können Sie über den Menüpunkt „FiBu“ öffnen.

Konto

1.4.1 Kontoart: Ausgabe

Konto_Ausgabe

1. Wählen Sie die Kontoart „Ausgabe“

Stamm

Im Modul Konto werden wichtige Einstellungen für den BK Export getätigt.
Für Ausgabenbeachten Sie die untenstehende Tabelle:

Kosten

Abrechnung

Rücklagen

(Nur für die WEG-Abrechnung notwendig)

Kontenart: Ausgaben

Abrechnung

Rücklagenentwicklung

(Nur für die WEG-Abrechnung notwendig)

Abrechnung

1.4.2 Einnahme

Einnahme

1. Wählen Sie die Kontoart „Einnahme“.

Einnahme2

Bei Einnahme Konten wird nur die Einstellung „BK-Export“ gewählt. Diese Positionen erscheinen in der Abrechnung als Vorauszahlungen.

1.5 Zuordnung

Stammdaten_Zuordnung

Das Modul Zuordnung können Sie über den Menüpunkt „Stammdaten“ öffnen.

Zuordnung_suchen

1. Wählen Sie die gewünschte Zuordnung und wechseln Sie auf den Reiter Stamm.

Bearbeiten

2. Wählen Sie „Bearbeiten“.

Zuordnung_BK

3. Wechseln Sie auf den Reiter „BK“. Hier werden Ihnen alle Konten, bei denen die Einstellung BK-Export gesetzt wurde angezeigt.

Schema

4. Geben Sie hier Ihre Werte zur BK-Abrechnung ein.

Folgende Funktionen können Sie verwenden:

4.1 Umlageschlüssel aus Konto setzen
à Die zuvor im Konto festgelegten Umlageschlüssel werden automatisch bei den Positionen gesetzt.

4.2 Schema übernehmen
à Hier können für jede Zuordnung des Objekts die soeben angegebenen Daten übernommen werden

4.3 Blau hinterlegte Felder können manuell bearbeitet werden. Werte für Verbrach und Fläche können nicht eingegeben werden.

4.4 In der Spalte Aktiv, können Sie zu jeder Zuordnung vorab einstellen, ob alle Umlageschlüssel für diesen Mieter angewendet werden sollen. (Durch Doppelklick auf die gewünschte Position können Sie z.B. die Einstellung von Ja auf Nein ändern)

Umlagewerte

Über Doppelklick auf eine der Positionen können Sie eine Übersicht aller Zuordnungen zu dieser Position einsehen.

1.6 Verbindlichkeiten für BK direkt weiterverrechnen als Sonderbelastung

Sie haben die Möglichkeit einzelne Kostenpositionen direkt in der BK-Abrechnung an den jeweiligen Mieter weiter zu verrechnen. In die BK-Abrechnung wird diese Kostenposition dann direkt beim gewählten Mieter als Sonderbelastung angegeben.

Verbindlichkeit

1. Starten Sie das Verbindlichkeitsmodul. Dieses finden Sie über den Menüpunkt „Kaufmann“.

Verbindlichkeit2

2. Legen Sie eine neue Verbindlichkeit an.

Brunatan

3. Geben Sie alle Informationen zur Verbindlichkeit an.

4. Setzen Sie Rechnungs- und Auftragsnummer.

5. Wählen Sie den Lieferanten über den orangen Pfeil aus.

Konto

6. Wählen Sie das gewünschte Konto über den orangen Pfeil aus.

Bitte beachten Sie, dass im gewählten Konto der Haken „BK-Export“ gesetzt werden muss, um eine Weiterverrechnung in der BK-Abrechnung durchführen zu können.

Kosten22

7. Wählen Sie das gewünschte Objekt über den orangen Pfeil aus.

8. Geben Sie eine Bezeichnung ein.

9. Geben Sie die Nettokosten an.

10. Scrollen Sie an das Ende der verfügbaren Positionen.

11. Wählen Sie die gewünschte Zuordnung aus. Bitte beachten Sie, dass diese Kostenposition beim gewählten Mieter als Sonderbelastung in der BK-Abrechnung angegeben wird.

VSt

12. Die Zuordnung wurde übernommen.

13. Wählen Sie die Steuer aus.

14. Speichern Sie Ihre Eingabe ab.

15. Nach dem Import in die BK-Abrechnung wird die Kostenposition als Sonderbelastung beim gewünschten Mieter hinterlegt. Bitte beachten Sie, dass für den Import in die BK die Verbindlichkeit vorerst sollgestellt werden muss.

1.7 BK Import

Betriebskosten

1. Starten Sie die Betriebskostenabrechnung über den Menüpunkt „Abrechnungen“ in Capitol Classic

Capitol_BK_Import_Button

2. Wählen Sie die Funktion „Import“

3. Es öffnet sich das Fenster „Datenimport aus Datenbank“.

4. Die Datenbank wird bereits vorbelegt.

5. Wählen Sie über den orangen Pfeil Ihr Objekt aus

6. Legen Sie den Abrechnungszeitraum fest.

7. Wählen Sie die von Ihnen gewünschten Einstellungen.

a) Nur verwandte Umlageschlüssel importieren
àAlle im Capitol nicht verwendeten Umlageschlüssel werden nicht in die BK- Abrechnungimportiert

b) Hausverwaltung des Objektes verwenden, sofern gesetzt

àBei dem Feld Eigentümer/ Hausverwaltung wird die Hausverwaltung hinterlegt und nicht der Eigentümer, dieser erscheint dann auch nicht auf der Abrechnung

            c)         Kosten-Umlage-Verknüpfung aus Zuordnung importieren (Reiter BK)
                        à Die im Zuordnungsmodul eingestellten Angaben werden nur bei setzen
                        dieses Hakens in die BK-Abrechnung übernommen

d) Zählerstände importieren
à Zählerstände werden in die BK-Abrechnung übernommen.

e) Nur Einheiten mit Einnahmezuordnungen

à Es werden nur Einheiten, bei denen es eine Einnahme gibt, importiert.

7. Klicken Sie auf „Datenimport starten“.

1.8 Betriebskostenabrechnung prüfen

Prüfen Sie nach dem Import in die BK-Abrechnung, ob die Nutzer und Kosten vorhanden sind. Ist dies der Fall wurde der Import korrekt durchgeführt.

Modul Kosten
Capitol_BK_Kosten

Modul Nutzer/Eigentümer

1.9 Betriebskostenabrechnung Drucken

1. Wählen Sie das Modul „Einzelabrechnung“

1. Hier können Sie wählen, welche Abrechnungen gedruckt werden sollen.

2. Auf dem Reiter „Einstellungen“ können Sie festlegen, welche Punkte auf der Abrechnung angezeigt werden sollen. (Im Beispiel: Anschreiben und Abrechnung)

3. Um die Vorschau in einem neuen Fenster zu erhalten, wählen Sie einen der Nutzer aus und klicken Sie auf „Vorschau“.

Doc

4. Folgende Einstellungen können für den Ausdruck gewählt werden:

Anschreiben

Mit neuen Vorauszahlungen
Lastschriftankündigung

Abrechnung

Fortlaufende Nummerierung
Spalte mit Gesamtwerten
Nullzeilen ausblenden
Bankverbindung
Neue Vorauszahlungen
Legende Umlageschlüssel
Legende Personentage
Lastschrift Ankündigung

Wirtschaftsplan

Bankverbindung
Neue Vorauszahlungen
Lastschrift Ankündigung

§35a EstG

MwSt-Ausweis

1.10 PDFs aus Abrechnung erstellen

1. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen.

2. Setzen Sie den Haken bei den zu exportierenden Nutzern.

3. Wählen Sie „PDFs für Selektion erzeugen“ wählen.

Ordner

4. Wählen Sie den gewünschten Speicherort und bestätigen Sie mit „OK“.

Capitol_BK_Abrechnungsdokumente

5. Das System generiert automatisch ein PDF je Nutzer.

1.10.1 Abrechnung in Datenbank übernehmen

1. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen.

2. Setzen Sie den Haken bei den zu exportierenden Nutzern.

3. Wählen Sie Abrechnung in Datenbank exportieren

a. Wurde die Betriebskostenabrechnung manuell gestartet erscheint folgender Dialog zur Auswahl der Datenbank.

Capitol_BK_DB_Wählen

Hier können Sie die gewünschte Datenbank über „Durchsuchen…“ auswählen.
Geben Sie Datum, Kurz, Betreff, Gruppe und Kategorie ein
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“.

b. Wurde die Betriebskostenabrechnung aus Capitol Classic gestartet wird die Datenbank bereits vorbelegt.

Die Abrechnungen werden in die Datenbank im Modul „Dokumente“ abgespeichert.

1.11 Neue Vorauszahlung anlegen

Capitol_BK_Vorauszahlungen

1. Gehen Sie auf „Vorauszahlung“.

Capitol_BK_Vorauszahlungen2

2. Wählen Sie die erste Position mit Doppelklick.

Capitol_BK_Vorauszahlungen3

3. Geben Sie die neue Vorauszahlung sowie das „gültig ab“ Datum ein und bestätigen Sie mit „OK“.

4. Legen Sie die neuen Vorauszahlungen für jeden Nutzer an.

Capitol_BK_Vorauszahlungen4

1.12 BK-Export

1.12.1Neue Vorauszahlung in Zuordnung (Datenbank)

Capitol_BK_Vorauszahlungen_in_DB

2. Klicken Sie auf den Button„Neue Vorauszahlung in Zuordnung

c. Wurde die Betriebskostenabrechnung aus Capitol Classic gestartet wird die Datenbank bereits gewählt und Sie kommen sofort an folgendes Fenster

Capitol_BK_Vorauszahlungen_

Wählen Sie die Sachkonten und bestätigen Sie mit OK

1.12.2 Automatische Sollstellung

Capitol_BK_Autom_Sollstellung

1. Klicken Sie auf „Datenbank“

a. Wurde die Betriebskostenabrechnung aus Capitol Classic gestartet wird die Datenbank bereits gewählt und Sie kommen sofort an folgendes Fenster

Zuordnung_voraus

2. Prüfen Sie die Zuordnungen und bestätigen Sie mit OK.

Sollstellung

3. Geben Sie folgende Daten an:

Ø Abrechnungsjahr

Ø Sollstellungsdatum

Ø Fälligkeitsdatum

Ø Bezeichnung Sollstellung

Ø Forderungskonto

Ø Sachkonto BK mit und ohne Steuer

Ø Buchungstext 1

Ø Fremdsystem

2. Bestätigen Sie mit OK.

Die Sollstellung wird in die Datenbank übernommen.

2.Neue Betriebskostenabrechnung anlegen

2.1 Objekt

Capitol_BK_Neues_Objekt

1. Öffnen Sie das Modul Objekt.

Capitol_BK_Objektdaten

2. Geben Sie die Informationen zu Ihrem Objekt an und legen Sie fest, wie viele Nutzer in Ihrem Objekt vorhanden sind

Capitol_BK_Anzahl_Nutzer

Capitol_BK_Adresse_auf_Nutzer

3. Übertragen Sie die eingegebene Adresse auf alle Nutzer.

Capitol_BK_Adresse_Bestätigen

4. Bestätigen Sie die Information mit Ja.

Capitol_BK_Nutzer_Adresse_übertrage

5. Es wurden die Anzahl der eingegebenen Nutzer erstellt und die eingegebene Adresse wurde bei jedem Nutzer hinterlegt.

Capitol_BK_Eingabe_Abrechnungszeitraum

6. Geben Sie den Abrechnungszeitraum an.

Capitol_BK_Tage_rechnen

7. Gehen Sie auf „Tage rechnen“. Das System berechnet zum eingegebenen Zeitraum die Tage.

Capitol_BK_Zeitraum_auf_Nutzer

8. Wählen Sie „Zeitraum auf Nutzer übertragen“.

Capitol_BK_Zeitraum_Bestätigem

9. Bestätigen Sie die Information mit Ja.

Capitol_BK_Zeitraum_Nutzer

10. Der angegebene Abrechnungszeitraum wird bei allen eingegebenen Nutzern gesetzt

Capitol_BK_Eingabe_Projektdaten

11. Geben Sie die Daten der Hausverwaltung / Eigentümers und die Bankverbindung an.

Im Modul Objektwird auf dem Objekt-Panel die Gesamtfläche angezeigt.

Dabei wird immer die Summe aller tatsächlichen und aller gewichteten Flächenwerte angezeigt.

Die Fläche wird aus dem Umlageschlüssel Fläche berechnet.

Neben der Gesamtfläche ist ein Button zum Aktualisieren dieser Werteverfügbar

2.2. Umlageschlüssel

Capitol_BK_Modul_Umlageschlüssel

1. Öffnen Sie das Modul Umlageschlüssel unter Stammdaten.

Capitol_BK_Umlageschlüssel_löschen

2. Die Standardumlageschlüssel sind bereits vorbelegt.

3. Nicht benötigte Umlageschlüssel können Sie löschen, indem Sie den Umlageschlüssel anklicken und danach auf den Button „ Zeile entfernen“ klicken

Capitol_BK_Umlageschlüssel_wählen

4. Über Doppelklick auf einen Umlageschlüssel, können Sie die Einstellungen zum Umlageschlüssel verwalten.

Eingabe_schlüssel

a. Geben Sie die Bezeichnung des Umlageschlüssels ein.

b. Geben Sie an, welche Einheit der Umlageschlüssel hat.

c. Wählen Sie ob der Umlageschlüssel nach Zähler abgerechnet werden soll. Dies ist z.B. bei Wasserzählern möglich. Wird der Haken gesetzt, können beim jeweiligen Nutzer Zählerstände angeben werden.

d. Wählen Sie, ob der Umlageschlüssel zeitabhängig sein soll.

e. Geben Sie die Abhängigkeit des Umlageschlüssels an. Dies ist eine rein informative Angabe.

f. Bestätigen Sie mit „OK“

Capitol_BK_Umlageschlüssel_Einzelwerte

5. Sie können zu jedem Umlageschlüssel die Umlagewerte entweder direkt in der Umlageschlüsseleingabe oder beim jeweiligen Nutzer eintragen.

Umlageschlüssel werden in Abhängigkeit ihrer Verwendung farblich hervorgehoben:

Ø Umlageschlüssel hat Wert

Besitzt min. ein Nutzer zu einem Umlageschlüssel einen Wert, wird dieser Umlageschlüssel in grüner Schrift dargestellt.

Ø Umlageschlüssel wird bei Kostenposition verwendet

Wird ein Umlageschlüssel bei min. einer Kostenposition verwendet, wird die Hintergrundfarbe der Zeile des Umlageschlüssels gelb.

Erfüllt ein Umlageschlüssel beide Bedingungen, erhält er beide Farbeffekte.

Oberhalb des Detail-Gridswird eine entsprechende Legende zur Farbvergabe angezeigt.

Unbenutzte Umlageschlüssel entfernen

Es wurde ein neuer Button ergänzt, mit dem alle Umlageschlüssel, die weder einen Wert gesetzt haben, noch bei einer Kostenposition gesetzt sind, entfernt werden.

Der Umlageschlüssel Flächeist davon nicht betroffen.

Zusätzlich ist es nicht mehr möglich, den Umlageschlüssel Fläche manuell zu löschen.

In Navigation gewichtete Werte zeigen

In der Navigation werden unter Umlageschlüssel die gewichteten Werte gezeigt.

Umlage-Einheiten

Die standardmäßig vorhandenen Umlage-Einheiten wurden wie folgt angepasst:

- 1000s

- Anzahl

- CBM ->NEU

- QM ->UMBENANNT

- Personen ->NEU

- Personentage

Personenmonate ->NEU

Wird als Einheit Personentage oder Personenmonate gewählt, wird, wenn zusätzlich die Zeitabhängigkeit auf Ja gesetzt wird, ein Hinweis angezeigt:

Wird als Einheit Personen gewählt, wird folgender Hinweis gezeigt:

Detail-Grid: Zusammengehörige Einheiten hervorheben

Im Detail-Gridwerden Nutzer, welche die gleiche Einheit besitzen gelb eingefärbt.

è Wie Gruppierung im Nutzermodul.

Zusätzlich wird in der Spalte Wert die Umlageschlüssel-Einheit angezeigt.

Ausdruck Umlageschlüssel

Die folgenden zwei Ausdrucke sind aus dem Modul Umlageschlüssel möglich.

Sind bei Aufruf der Drucken-Funktion noch unverwendete Umlageschlüssel vorhanden, wird eine Meldung erscheinen, mit der Frage, ob die unverwendeten Umlageschlüssel vor dem Drucken entfernt werden sollen.

Klickt der Benutzer auf Ja, erscheinen nur verwendete Umlageschlüssel im jeweiligen Ausdruck.

Andernfalls werden die leeren Schlüssel mit übernommen.

Liste Umlageschlüssel

Eine einfache Liste aller Umlageschlüssel lässt sich über das Drucken-Icon erstellen.

Alternativ kann diese Liste über das Menü gedruckt werden.

Ausdruck Liste Umlageschlüssel:

Liste Umlageschlüssel (Detail)

Eine Liste aller Umlageschlüssel inklusive der zugehörigen Nutzerwerte kann über das zweite Drucken-Icon erstellt werden.

Alternativ kann diese Liste über das Menü aufgerufen werden.

Ausdruck Liste Umlageschlüssel (detailliert):

2.3 Kosten

1. Öffnen Sie das Modul Kosten unter Stammdaten.

2. Die gängigsten Kosten sind bereits vorbelegt.

3. Löschen Sie Kostenpositionen, die Sie nicht benötigen, über den Button „ Zeile löschen“. Hierzu muss die gewünschte Kostenposition zuerst markiert werden.

Capitol_BK_Kostenposition

4. Über Doppelklick auf eine Kostenposition, können Sie die Eingabe der Kosten angeben.

5. Geben Sie die Bezeichnung der Kostenposition an.

6. Geben Sie den gewünschten Betrag ein

7. Beim Klicken auf „setze WP“ wird der Bruttobetrag für den Wirtschaftsplan übernommen. Sie können den WP-Betrag auch manuell eintippen

8. Stellen Sie ein, nach welchem Umlageschlüssel die Kosten umgelegt werden sollen.

9. Wählen Sie aus ob der Restbetrag aufgeteilt werden soll. Ein Restbetrag entsteht z. B., wenn ein Nutzer vor Jahresende auszieht und diese Wohnung leer steht. Bei bestimmten Kostenpositionen wie z. B. Müllabfuhr werden die Kosten in der Regel auf die restlichen Nutzer aufgeteilt.

10. Definieren Sie den § 35a Steuerermäßigung bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und für die Inanspruchnahme haushaltsnaher Dienstleistungen. Diese Werte werden später auf einem eigenen Ausdruck für das Finanzamt verwendet.

2.3.1 Abgrenzung von Kosten

Zeitliche Abgrenzung:
Die Kosten sind verursachungsgerecht auf die Abrechnungsabschnitte (Monate) zu verteilen.

Capitol_BK_Kosten_Eingabe2

Capitol_BK_Kosten_Abgrenzung

Capitol_BK_Menüleiste_Kosten

1. Über die Menüleiste stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung.

a. Bearbeiten

b. Alle bearbeiten

c. Zeile einfügen

d. Zeile löschen

e. Vorbelegen

f. Rechnen

g. Kosten drucken

h. Kosten sortieren nach…

i. Umlageschlüssel auf alle Nutzer übertragen

j. Zeile nach oben verschieben

k. Zeile nach unten verschieben

l. Export nach Excel

m. Kosten aus Vorjahr importieren

2.3.2 Zusammengehörige Einheiten hervorheben

Im Nutzer-Gridwerden Nutzer, die die gleiche Einheit besitzen gelb eingefärbt.

è Wie Gruppierung im Nutzermodul.

Doppelklick auf einen Nutzer öffnet den jeweiligen Nutzer zur Bearbeitung.

Kosten Grid anpassen

Folgende Anpassungen wurden am Kosten-Grid vorgenommen:

Ø Im Kosten-Gridwurden die Summen für die Spalten §35a Lohn (brutto) und
§35a Material (brutto) ergänzt.

Ø Die Spalte Umlageschlüsselfolgt nach der Bezeichnung.

Ø Die Positionen der Spalten Brutto und Nettowurden getauscht.

Ø Die Spalte Brutto wird fett dargestellt.

2.3.3 Steuerbetrag aus Steuersatz berechnen

Zu einer Kostenposition kann anhand des MwSt.-Satzes der MwSt.-Betrag berechnet werden.

Dazu muss nach Eingabe des MwSt.-Satzes die ENTER-Taste betätigt werden.

Anschließend wird automatisch der Bruttobetrag anhand der errechneten MwSt. und des Nettobetrags neu berechnet.

Ist nur ein Bruttobetrag vorhanden (Nettobetrag = 0,00), wird der Nettobetrag aus dem Bruttobetrag ermittelt.

2.3.4 Positionen mit leerem Umlageschlüssel rot

Wird einer Kostenposition ein Umlageschlüssel zugewiesen, der zu keinem Nutzer einen Wert hinterlegt hat, wird die betroffene Kostenposition in roter Schrift dargestellt.

2.3.5 Netto/MwSt. ohne Brutto

Besitzt eine Kostenposition einen Nettobetrag bzw. einen Mehrwertsteuerbetrag, aber keinen Bruttobetrag, wird die Zeile der Kostenposition rot angezeigt.

2.3.6 Nutzer ohne Kostenzuordnung

Ist bei einem Nutzer eine verwendete Kostenzuordnung ausgehakt, wird der Nutzer im Detail-Grid des Kostenmoduls rot angezeigt.

2.3.7 Löschen von Nullpositionen

Es wurde ein neuer Button in der Toolbar ergänzt.

Über diesen Button lassen sich alle Kostenpositionen löschen, deren
Bruttobetrag „0,00“ entspricht.

2.3.8 Immer aus Brutto rechnen

Wird in der Kosteneingabe der Button Rechnen oder OK gedrückt, werden die Beträge immer anhand des Bruttobetrags berechnet.

Aus Netto wird nur gerechnet, wenn der Button Netto -> Brutto gedrückt wird.

2.3.9 § 35a aktualisieren

Wird der Mehrwertsteuersatz bzw. die enthaltene Mehrwertsteuer einer Kostenposition verändert, werden ebenso die Beträge unter §35a aktualisiert.

2.3.10Anpassung GUI

Bruttobetrag hervorheben

Das Betragsfeld wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben.

2.3.11 Umlageschlüssel gelb

Das Auswahlfeld Umlageschlüssel, sowie das Feld Umlageschlüssel ges.werden gelb hervorgehoben.

Außerdem wurde das Panel Umlageschlüssel in Auswahl Umlageschlüssel umbenannt.

2.3.12 Neuverteilung der Panels

Die Position der Panels Restbetrag aufteilen/Diese Kosten sind umlegbar auf und
§35a EStGwurde vertauscht.

2.3.13 Ausdruck Kostenaufstellung

Über das Drucken-Icon wird eine Liste aller Kostenpositionenerzeugt.

Alternativ kann diese Liste über das Menü erzeugt werden.

Ausdruck Kostenaufstellung:

2.3.14 Kostenaufstellung (Detail)

Eine Liste aller Kosten inklusive der zugehörigen Nutzeranteile kann über das zweite Drucken-Icon erstellt werden.

Alternativ kann diese Liste über das Menü gedruckt werden.

Ausdruck Kostenaufstellung (detailliert)

In dieser Liste werden nur die bei der jeweiligen Kostenposition ausgewiesenen Mehrwertsteuersätze berücksichtigt.

2.4 Nutzer

Capitol_BK_Modul_Nutzer

1. Öffnen Sie das Modul Nutzer

2. Die im Modul Objekt eingegebenen Daten (Anzahl Nutzer, Abrechnungszeitraum und Adresse) wurden bereits übernommen.

Capitol_BK_Eingaben_Nutzer

3. Über Doppelklick auf eine Position können Sie diese bearbeiten.

4. Geben Sie die Informationen zum Nutzer an. Bitte beachten Sie, dass alle gelben Felder, Pflichtfelder sind. Bitte beachten Sie, dass bei einem Mieterwechsel oder Leerständen, allePositionen einer Einheit über dieselbe Bezeichnung verfügen müssen, damit das Programm die Zusammengehörigkeit erkennt.

5. Der Abrechnungszeitraum wurde bereist vorbelegt. Dieser kann manuell geändert werden.

6. Geben Sie Grundmiete und Betriebskosten an.

7. Bitte beachten Sie, dass unter „Zuordnungen zu Kosten“ die Haken gesetzt werden müssen, um auf der Abrechnung des Nutzers zu erscheinen.

8. Geben Sie die zum Nutzer gehörenden Umlagewerte ein, falls Sie dies noch nicht im Modul Umlageschlüssel getan haben.

9. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK

Capitol_BK_Nutzer_Button

10. Über die Menüleiste stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung.

a. Bearbeiten

b. Alle Bearbeiten

c. Kopieren

d. Zeile einfügen

e. Zeile löschen

f. Vortragen

g. Leerstand einfügen

Capitol_BK_Leerstand

Capitol_BK_Leerstand_vor

h. Rechnen

i. Tage prüfen

2.4.1 Personentagerechner

Über den Personentagerechner können Sie die Personentage berechnen und als Wert für den gewählten Umlageschlüssel übernehmen.

1. Wählen Sie hierzu die gewünschte Person aus.

2. Klicken Sie auf „Personentage“

3. Geben Sie die jeweiligen Zeiträume und die Personen, welche zu diesem Zeitpunkt in der Wohnung wohnen an.

4. Wählen Sie den Umlageschlüssel, für den die berechneten Personentage übernommen werden sollen

5. Bestätigen Sie mit OK

6. Die berechneten Personentage wurden nun beim Nutzer im Umlageschlüssel „Personentage“ übernommen.

2.4.2 Beträge in Navigation anzeigen

In der Navigation unter Nutzer wird statt den Tagen, zu jedem Nutzer der aktuelle Kostenanteil angezeigt.

Über den Beträgen der einzelnen Nutzer soll die Summe dieser Beträge angezeigt werden.

2.4.3 Abweichung von Kostensumme farblich hervorheben

Ist der Unterschied zwischen Netto-Summe aller Kostenpositionen und Netto-Summe aller Nutzeranteile größer als 1 Euro, wird der Gesamt-Betrag unter Nutzer rot dargestellt.

Detail-Grid: Kosten nicht bearbeitbar

Kosten im Detail-Gridsind nicht im Grid direkt bearbeitbar.

2.4.4 Feld Email gelb hervorheben

Das Feld Email in der Nutzererfassung wird gelb hervorgehoben.

2.5.5 MwSt. bei allen Nutzern setzen

Über das Menü Extra ->MwSt. bei allen Nutzern setzen kann bei allen in der Abrechnung enthaltenen Nutzern der hinterlegte MwSt.-Satz auf einen einheitlichen Wert gelegt werden.

Im folgenden Fenster wird der MwSt.-Satz angegeben, den alle Nutzer erhalten sollen.

Das Feld wird vorbelegt, mit dem in den Optionen eingestellten Standard-Satz.

Ausdruck Nutzerliste

Über das Drucken-Icon wird eine Liste aller Nutzererzeugt.

Alternativ kann diese Liste über das Menü gedruckt werden.

Ausdruck Nutzerübersicht:

Ausdruck Nutzerliste (Detail)

Eine Liste aller Nutzer inklusive der zugehörigen Nutzeranteile kann über das zweite Drucken-Icon erstellt werden.

Alternativ kann diese Liste über das Menü gedruckt werden.

Ausdruck Nutzerübersicht (detailliert):

Bei Gewerbenutzern werden zusätzlich zu den Werten von Privatnutzern der jeweilige Mehrwertsteuersatz, die Nettoanteile und die enthaltene Mehrwertsteuer der Anteile angezeigt.

2.5 Sonderbelastung

Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

Capitol_BK_Modul_Sonderbelsatungenen

1. Öffnen Sie das Modul Sonderbelastung.

Capitol_BK_Sonderbelastungen_öffnen

2. Über Doppelklick auf den gewünschten Nutzer, können Sonderbelastungen zum gewählten Nutzer angegeben werden.

Capitol_BK_Sonderbelastungen_eingeben

3. Geben Sie die Bezeichnung der Sonderbelastung an.

4. Wählen Sie die Funktion „Bezeichnung für alle Nutzer übernehmen“, um bei jedem Nutzer die eingegebenen Bezeichnungen zu hinterlegen.

5. Geben Sie den Betrag der Sonderbelastung ein (z.B.: Angabe auf der Techem-Abrechnung)

6. Bestätigen Sie mit OK.

Capitol_BK_Sonderbelastungen_Übersicht

7. Wählen Sie die anderen Nutzer aus und hinterlegen Sie ebenfalls den jeweiligen Betrag.

8. Über die Menüleiste stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung.

a. Bearbeiten

b. Alle Bearbeiten

c. Vortragen

d. Bezeichnungen eingeben

e. Rechnen

f. Sonderbelastungen drucken

g. Excel Export

2.6 Vorauszahlung

Capitol_BK_Vorauszahlungen_Modul

1. Öffnen Sie das Modul Vorauszahlung.

Capitol_BK_Vorauszahlungen_Nutzer1

2. Über Doppelklick auf den gewünschten Nutzer, können Vorauszahlungen zum gewählten Nutzer angegeben werden.

Capitol_BK_Vorauszahlungen_eingeben

3. Geben Sie die Bezeichnung der Vorauszahlungen an.

Bitte beachten Sie, dass die Vorauszahlungen nur auf der Abrechnung erscheinen, wenn eine Bezeichnung gesetzt wurde!

Vorauszahl_bere

4. Über das Summenzeichen hinter der gewünschten Position, können Sie die monatlichen

Vorauszahlungen auf die Abrechnungsmonate berechnen lassen.

5. Geben Sie die aktuelle monatliche Vorauszahlung an.

6. Sollte sich der Vorauszahlungsbetrag im kommenden Abrechnungszeitraum verändern, können Sie dies über „Neue Vorauszahlung“ dem Nutzer bereits auf der Abrechnung mitteilen.

7. Bestätigen Sie mit OK

Capitol_BK_Vorauszahlungen_Übersicht

8. Über die Menüleiste stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung.

a. Bearbeiten

b. Alle Bearbeiten

c. Vortragen

d. Rechnen

e. Vorauszahlungen drucken

f. Vorauszahlungen nach Excel exportieren

g. Bezeichnungen Vorauszahlungen berechnen

h. Neue Vorauszahlungen berechnen

i. Neue Vorauszahlungen in Zuordnung ( Datenbank) übernehmen

j. Nachforderung sollstellen

2.7 Gesamtübersicht

Capitol_BK_Modul_Gesamtübersicht

1. Öffnen Sie das Modul Gesamtübersicht unter Abrechnung.

2. Hier erhalten Sie einen Überblick aller eingegebenen Daten.

2.7.1 Ergebnisse

2.7.2 Einzelwerte

2.7.3 Kostenverteilung

2.7.3 Kostenverteilung (Brutto)

2.7.4 Übersicht Personentage

2.7.4 Umlage nach Kosten

2.7.5 Excelexport

2.7.6 Anzeige der Abrechnungergebnisse

In der Navigation werden unter dem Knoten Gesamtübersicht nochmal alle Nutzer aufgelistet.

Zu jedem Nutzer wird sein jeweiliges Abrechnungsergebnis angezeigt.

Neben dem Hauptknoten wird die Summe der Nutzerergebnisse angezeigt werden

2.7.7 Prüfung als unverwendete Umlageschlüssel

Vor Anzeige der Übersicht Einzelwerte wird geprüft, ob in der Abrechnung unverwendete Umlageschlüssel vorhanden sind.

Werden entsprechende Umlageschlüssel gefunden, erscheint folgende Meldung:

Durch Klick auf Ja werden überflüssige Umlageschlüssel vor Anzeige des Ausdrucks gelöscht.

2.7.8 Prüfung auf Nullbeträge

Vor Anzeige der Übersichten Kostenverteilung, Kostenverteilung (brutto) und
Umlagen nach Kosten wird geprüft, ob in der Abrechnung Kostenpositionen mit einem Bruttobetrag von 0,00 Euro vorhanden sind.

Werden entsprechende Kostenpositionen gefunden, erscheint folgende Meldung:

Durch Klick auf Ja werden überflüssige Kostenpositionen vor Anzeige des Ausdrucks gelöscht

2.8 Einzelabrechnung

Capitol_BK_Modul_Einzelabrechnung

1. Öffnen Sie das Modul Einzelabrechnung unter Abrechnung.

2.8.1 Einstellungen zur Einzelabrechnung

2.8.1.1Anschreiben

1. Setzen Sie den Haken bei dem Anschreiben, auf dem Reiter „Einstellungen“,

2. Der Haken „Neue Vorauszahlungen“ druckt Ihnen die im Modul Vorauszahlungen hinterlegten neuen Vorauszahlungen auf das Anschreiben.

3. Mit dem Haken „Lastschrift Ankündigung“ wird eine Ankündigung für das Lastschriftverfahren mit auf die Rechnung gedruckt

4. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus, und klicken Sie auf „Vorschau“.

Capitol_BK_Einzelabrechnung_Anschreiben

5. Sie erhalten das Anschreiben zur Abrechnung des gewählten Mieters

2.8.1.2 Abrechnung

1. Setzen Sie bei Abrechnung die gewünschten Haken

a. Die Abrechnungen werden fortlaufend nummeriert

b. Die Spalte mit den Gesamtwerten aller Mieter von Vorauszahlungen und Sonderbelastungen werden angezeigt.

c. Nullzeilen in den Kostenpositionen werden ausgeblendet

d. Die Bankverbindung wird mit auf die Abrechnung gesetzt

e. Die neuen Vorauszahlungen werden angegeben

f. Eine Legende der Umlageschlüssel wird auf die Abrechnung gedruckt

g. Eine Legende der Personentage wird auf die Abrechnung gedruckt

2. Markieren Sie den gewünschten Nutzer und klicken Sie auf „Vorschau“

3. Sie erhalten eine Abrechnung mit allen eingestellten Angaben

2.8.1.3 Wirtschaftsplan

1. Setzen Sie bei Wirtschaftsplan die gewünschten Haken

2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus und klicken Sie auf „Vorschau“

3. Sie erhalten den Wirtschaftsplan mit allen eingestellten Angaben

2.8.1.4 §35a EstG

1. Setzen Sie bei §35aden Haken

2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus und klicken Sie auf „Vorschau“

4. Sie erhalten den Ausweis der haushaltsnahen Beschäftigungen.

2.8.1.5 MwSt.-Ausweis

1. Setzen Sie bei MwSt.-Ausweis den Haken.

2. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus und klicken Sie auf „Vorschau“

3. Sie erhalten den MwSt.-Ausweis.

2.8.1.6 Drucken

1. Zum Drucken der Abrechnungen setzten Sie alle benötigten Einstellungen auf dem Reiter „Einstellungen“.

2. Setzten Sie ebenfalls alle Haken bei den Nutzern

3. Klicken Sie auf Drucken

Capitol_BK_Print

4. Ihre Abrechnungen werden gedruckt

2.8.1.7 PDFs aus Abrechnung erstellen

1. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen.

2. Setzen Sie den Haken bei den zu exportierenden Nutzern.

3. Wählen Sie „PDFs für Selektion erzeugen“ wählen.

Capitol_BK_Einzelabrechnung_PDF_Ordner_suchen

4. Wählen Sie den gewünschten Speicherort und bestätigen Sie mit „OK“.

Capitol_BK_exportierte_PDF

Das System generiert automatisch ein PDF je Nutzer.

2.8.1.8 Weitere Funktionen

1. Über die Menüleiste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung.

a. Vorschau

b. Drucken

c. PDF’s generieren

d. Abrechnungen in Datenbank exportieren

e. Designer für Ausdrucke

f. Kopfzeile bearbeiten

g. Fußzeile bearbeiten

h. Textbausteine

i. Einstellungen Ausdruck

2.8.2 Neuen Vorlagensatz anlegen

Sie können für alle vorhandenen Druckreporte verschiedene Vorlagensätze anlegen. Hier kann jede Vorlage beliebig an Ihre Anforderungen angepasst werden.

Capitol_BK_Einzelabrechnung_neue_Reportvorlage

1. Klicken Sie auf „Neuen Vorlagensatz hinzufügen“

Capitol_BK_Einzelabrechnung_neuer_Vorlagensatz

2. Geben Sie die gewünschte Bezeichnung des Vorlagensatzes ein.

3. Bestätigen Sie mit OK

Capitol_BK_Einzelabrechnung_Reportvorlagen

4. Nun kann der generierte Vorlagensatz ausgewählt werden.

Capitol_BK_Einzelabrechnung_Designer

5. Ist der gewünschte Vorlagensatz gewählt, können Sie die Vorlagen über den Designer bearbeiten.

1.9.1 Textbausteine

1. Wählen Sie die Funktion Textbausteine aus

2. Geben Sie die gewünschten Änderungen in den Textbausteinen an.

3. Sollen diese dauerhaft gespeichert werden, wählen Sie bitte „Speichern“ aus.

4. Speichern Sie die Textbausteine im Capitol Verzeichnis ab.

Bei den Texten für Guthaben und Nachzahlung können Platzhalter eingefügt werden, die beim Ausdruck durch die jeweils aktuellen Werte ersetzt werden.

Die Platzhalter können über im Fließtext eingefügt werden. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

	Bezahlung bis	Fügt den Platzhalter für „Bezahlung bis“ an der Cursorposition ein: Das Datum wird in den Druckeinstellungen festgelegt
	IBAN Nutzer	Fügt den Platzhalter für „IBAN Nutzer“ an der Cursorposition ein
	BANK Nutzer	Fügt den Platzhalter für „Bank Nutzer“ an der Cursorposition ein
	IBAN Objekt	Fügt den Platzhalter für „IBAN Objekt“ an der Cursorposition ein
	Standardtext setzten	Setzt den jeweiligen Standardtext

2.9 Abrechnung speichern und laden

1. Wenn alle Daten vollständig eingegeben wurden, können Sie Ihre Abrechnungsdatei (.weg) abspeichern.

Capitol_BK_Speichern

2. Wählen Sie Speichern unter über den Menüpunkt Datei

Speichern_unter

3. Geben Sie eine Bezeichnung der Datei an

4. Speichern Sie die Datei.

Capitol_BK_Laden

5. Bei erneuter Bearbeitung können Sie die Datei über den Button „Laden“ wieder aufrufen.

2.10 Neuer Knoten Mehrwertsteuer

Unterhalb des Nutzerknotens wurde ein neuer Knoten Mehrwertsteuer ergänzt.

Darunter werden nochmals alle Nutzer mit ihren jeweiligen Steuerbeträgen angezeigt.

Bei Gewerbenutzern ergibt sich der Steueranteil aus seinem Nettoanteil und seinem hinterlegten Mehrwertsteuersatz.

Bei Privatnutzern wird die jeweilige Vorsteuer aus den Kostenpositionen ebenso verteilt, wie die Nettoanteile.

3.0 Umlageausfallwagnis

3.1 Allgemein

In Capitol wurde die Möglichkeit geschaffen, Betriebskostenabrechnungen unter Einbezug einer Umlageausfallwagnis pro Nutzer zu erstellen.

Im nachfolgenden Changelog werden die dafür vorgenommenen Anpassungen näher beschrieben.

3.2 Definition Umlageausfallwagnis (Quelle: Wikipedia)

Als Umlageausfallwagnis bezeichnet man das Wagnis (pauschal planbare Risiko), dass durch Regeln für die Vermietung staatlich geförderter, preisgebundener Sozialwohnungen dem Vermieter – in erster Linie durch Leerstand – ein Ausfall bei der Deckung der Betriebskosten für die betreffenden Wohnungen entstehen kann. Es ist in § 25a der Verordnung über die Ermittlung der zulässigen Miete für preisgebundene Wohnungen (kurz Neubaumietenverordnung 1970 oder NMV 1970) gesetzlich geregelt und definiert als Wagnis der Einnahmenminderung durch „uneinbringliche Rückstände von Betriebskosten oder nicht umlegbarer Betriebskosten infolge Leerstehens von Raum, der zur Vermietung bestimmt ist, einschließlich der uneinbringlichen Kosten einer Rechtsverfolgung auf Zahlung.“

Das Umlageausfallwagnis darf, sofern die Deckung der entsprechenden Ausfälle nicht anderweitig gesichert ist, 2 % der im Abrechnungszeitraum auf den Wohnraum entfallenden Betriebskosten nicht übersteigen.

Hintergrund sind die Verpflichtungen, die der Vermieter von staatlich gefördert errichteten, preisgebundenen Wohnungen eingeht und die unter anderem einschließen, dass die Miete auf einem bestimmten Niveau zu halten ist (Kostenmiete) und die Wohnung für Bezugsberechtigte vorzuhalten ist. Da er kein Recht hat, die Wohnung bei Leerstand an Nicht-Bezugsberechtigte zu vermieten, können aus diesem Umstand Leerstandskosten entstehen, die nicht auf Wohnungsmieter umgelegt werden können.

3.3 Anpassung Modul Zuordnung

Auf dem Reiter BK II wurde eine neue Checkbox Umlageausfallwagnis ergänzt.

Zusätzlich wurden unter Datenbank ->Felder setzen zwei neue Funktionen ergänzt.

Über diese Funktionen lässt sich bei allen aktuell unter Ergebnis angezeigten Zuordnungen der Haken Umlageausfallwagnis setzen, bzw. entfernen.

Wird eine Zuordnung über die Funktion Vertrag beenden… beendet und eine Folgezuordnung angelegt, hat der Haken Umlageausfallwagnis bei der neuen Zuordnung den gleichen Status, wie bei der beendeten Zuordnung.

3.4 Anpassung Betriebskostenabrechnung

Unter Nutzer wurde eine Checkbox Umlageausfallwagnis ergänzt.

Beim Import aus der Datenbank wird diese Checkbox anhand der im Zuordnungsmodul angegebenen Umlageausfallwagnis vorbelegt.

In der Betriebskostenabrechnung erscheint ein entsprechender Zusatz, wenn der Haken Umlageausfallwagnis beim entsprechenden Nutzer gesetzt ist.

Der Aufschlag der 2 % erfolgt auf die Summe der anteiligen Kosten und der Sonderbelastungen (hier: 1884,70 + 324,00 = 2.208,70).

4.0 Betriebskostenabrechnung – Zwei Steuersätze im Abrechnungszeitraum

4.1 Allgemeines

Im Zuge der Maßnahmen zur Corona-Pandemie hat die Bundesregierung für 2020 eine Senkung der Mehrwertsteuer beschlossen.

Die Mehrwertsteuer wurde befristet vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 gesenkt. Der reguläre Steuersatz sank dabei von 19% auf 16%, der ermäßigte Steuersatz von 7% auf 5%.

Dies hat zur Folge, dass die Betriebskostenabrechnung für 2020 mit zwei Steuersätzen innerhalb eines Abrechnungszeitraumes zu erstellen ist.

In der vorliegenden Dokumentation wird anhand eines Beispiels erläutert, wie in der Software Betriebskostenabrechnung zu verfahren ist.