Im Folgenden wird der Import aus der Datenbank beschrieben. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur möglich ist, wenn Sie die WEG-Abrechnung in Zusammenhang mit Capitol erworben haben.

Wenn Sie lediglich die die WEG-Abrechnung ohne Capitol erworben haben, folgen Sie bitte den Anweisungen ab 4 WEG-Abrechnung.

Die folgende Eingaben in der Capitol Datenbank sind Voraussetzung für den korrekten Import in die WEG-Abrechnung.

2.1 Zuordnungen

Im Modul Zuordnung werden die Eigentümer je Wohnung erfasst. Zusätzlich können hier auch die Mieter angelegt werden.

2.1.1 Eigentümer

Beim Anlegen der Zuordnungen für die Eigentümer ist Folgendes zu beachten:

Vertragsbeginn = Eigentumsübergang
Hausgeldzahlungen für Vorauszahlungen und Rücklagen. Die Erfassung kann auch in einer Summe erfolgen

è Die daraus sollgestellten Beträge werden als Vorauszahlung in die WEG-Abrechnung importiert.

Zuordnungsart = WEG-Eigentümer (WEG: Ja)

Sollte die Zuordnungsart nicht zur Verfügung stehen, kann diese im Modul Zuordnungsart angelegt werden:

2.1.2 Mieter

Bei der Zuordnung für den Mieter wird die gleiche Einheit wie für den Eigentümer verwendet, aber sowohl die Zuordnungsart als auch die Sachkonten weichen hier ab:

Zuordnungsart = WEG-Nutzer (WEG: Nein)

Alternativ ist auch die Zuordnungsart Vermietung möglich.

Vertragsbeginn = Beginn des Mietverhältnisses
Die Mietzahlungen werden auf gesonderte Konten gebucht.

è Die auf das Konto BK-VZ sollgestellten Beträge werden in die WEG-Abrechnung als Vorauszahlungen in der Mieterabrechnung importiert.

2.2 Umlageschlüssel

2.2.1 Umlageschlüssel anlegen

Die Bezeichnung wird auf der Abrechnung ausgegeben

Die Beschreibung ist informativ und kann auf der Abrechnung als Legende Umlageschlüssel angedruckt werden

Die Ausgangsgröße gibt das Datenfeld an, aus dem die Umlagewerte ermittelt werden.

In obigen Beispiel handelt es sich um das Feld Anteil im Modul Einheit.

Nach dem Ändern der Umlageschlüsselbezeichnung auf MEA erscheint dies auch im Modul Einheit so:

Die Einheit ist informativ und kann auf der Abrechnung als Legende Umlageschlüssel angedruckt werden

Angabe, ob die Umlagewerte von der Einheit (z.B. MEA, Fläche) oder vom Nutzer (z.B. Verbrauch) abhängen

è rein informativ, hat keine Auswirkung auf die Abrechnung

Ist der Umlageschlüssel zeitabhängig, dann wird z.B. auf der Mieterabrechnung bei einem Mieterwechsel der Anteil zeitanteilig berechnet (z.B. x 180/365 für eine Mietdauer von 180 Tagen)

2.2.2 Umlageschlüssel verknüpfen

Die Umlageschlüssel werden den einzelnen Positionen (Kosten, Rücklagen, WEG-Einnahmen) im Modul Konto zugeordnet. Diese Verknüpfung gilt für alle Objekte des Mandanten.

Sollen innerhalb eines Mandanten die Umlageschlüssel in den Objekten unterschiedlich verknüpft werden, kann dies im Modul Zuordnung auf dem Reiter BK erfolgen:

1. Wählen Sie die gewünschte Zuordnung um diese zu bearbeiten

2. Wechseln Sie auf den Reiter BK und stellen Sie den Abrechnungszeitraum ein. In der Liste werden alle Ausgabe-Konten mit dem Haken BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant angezeigt.

4. Setzen Sie die den Umlageschlüssel für die einzelnen Zeilen

4.1 Schema übernehmen
à Hier können Umlageverknüpfungen der aktuellen Zuordnung für alle Zuordnung des Objektes übernommen werden.

4.2 Umlageschlüssel aus Konto setzen
à Setzt für die aktuelle Zuordnung die im Modul Konto verknüpften Umlageschlüssel

4.3 Manuelle Auswahl des Umlageschlüssels über Anklicken und Dropdown.

2.2.3 Umlagewerte erfassen

Die Umlagewerte können Sie im Modul Einheit je Wohnung erfassen.

Für die Anteile erfolgt dies auf dem Reiter Details:

Die Flächen erfassen Sie auf dem Reiter Flächen

Alternativ kann die Eingabe der Einzelwerte für die Anteile auch im Modul Zuordnung auf dem Reiter BK erfolgen. Die Eingabe von Flächen ist hier nicht möglich.

1. Wählen Sie eine beliebige Zuordnung des Objektes

2. Klicken Sie auf Bearbeiten und wechseln auf den Reiter BK. Falls noch nicht geschehen, legen Sie die Umlageschlüssel fest und klicken auf Schema übernehmen.

3. Ein Doppelklick auf einen Wert des gewünschten Schlüssels öffnet eine Maske zur Eingabe der Werte für alle Zuordnungen des Objektes.

4. Nach erfolgter Eingabe wird der Dialog mit OK bestätigt und die Zuordnung gespeichert.

2.3 Sachkonten

Damit die Buchungen richtig in die WEG-Abrechnung importiert werden, müssen für die einzelnen Kontoarten folgende Einstellungen vorgenommen werden:

2.3.1 Geldkonto

Beispiel

Girokonto, Tagesgeldkonto

Art

Neutral

Erscheint in der WEG-Abrechnung...

· als Bankkonto

· auf der Gesamtabrechnung

Einstellungen

· BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant

· WEG-Geldkonto

2.3.2 Kosten

Beispiel

Grundsteuer

Art

Ausgabe

Erscheint in der WEG-Abrechnung...

· Als umlagefähige bzw. nicht umlagefähige Kosten

Einstellungen

· BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant

· umlegbar -> umlagefähige Kosten

· nicht umlegbar -> nicht umlagefähige Kosten

· Umlageschlüssel, z. B. MEA

· Kategorie 35a

è Festlegung der Kategorie, unter welcher die auf dieses Konto gebuchten Lohnkosten in der WEG-Abrechnung im Ausweis §35a einsortiert werden sollen.

è Nähere Informationen unter Definition Haushaltsnaher Dienstleistungen

· Auf Mieterabrechnung

è Fehlt der Haken erscheint die Kostenposition nicht auf der Mieterabrechnung, auch wenn diese als umlagefähig markiert wurde, z.B. Heizkosten, die auf der Mieterabrechnung als feste Position hinterlegt werden.

2.3.3 Einnahmen der WEG

Beispiel

Sondereinnahmen Waschmaschine

Art

Einnahme

Erscheint in der WEG-Abrechnung...

· als Einnahme, die die Kosten reduziert

Einstellungen

· BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant

· nicht umlegbar

· Umlageschlüssel, z. B. MEA

· WEG-Einnahme

2.3.4 Rücklagen

Beispiel

Einstellung Erhaltungsrücklage

Art

Ausgabe

Erscheint in der WEG-Abrechnung...

· als Position unter der Rubrik Rücklagen

Einstellungen

· BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant

· nicht umlegbar

· Umlageschlüssel, z. B. MEA

· WEG-Rücklage

· WEG-Rücklagen: Je Buchung eine Zeile

è Ist dieser Haken gesetzt, wird je Buchung auf dieses Konto einen Zeile unter der Rubrik Rücklagen in der WEG-Abrechnung erstellt. Ansonsten wird je Konto eine Zeile erstellt.

2.3.5 Rücklagenentwicklung

Beispiel

Entwicklung Erhaltungsrücklage

Art

Neutral

Erscheint in der WEG-Abrechnung...

· als Zeile je Buchung in der Rücklagenentwicklung

Einstellungen

· BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant

· nicht umlegbar

· Umlageschlüssel, z. B. MEA

· WEG-Rücklagenentwicklung

2.3.6 Vorauszahlungen

Beispiel

Hausgeld für Kosten

Hausgeld für Rücklagen

Art

Einnahme

Erscheint in der WEG-Abrechnung...

· als Vorauszahlungen auf Kosten bzw. Rücklage

Einstellungen

· BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant

· Hausgeld für Kosten: WEG-Rücklage nicht gesetzt

· Hausgeld für Rücklagen: WEG-Rücklage gesetzt

2.3.7 Jahresabgrenzung

Beispiel

Bewertung nicht verbrauchter Brennstoffe

Bewertung nicht verbrauchter Brennstoffe Vorjahr

Art

Ausgabe

Erscheint in der WEG-Abrechnung...

· in der Einzelabrechnung als Kostenposition

· nicht auf dem Wirtschaftsplan

Einstellungen

· BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant

· nicht umlegbar

· Umlageschlüssel, z. B. MEA

· WEG-Abgrenzung

2.4 Finanzbuchhaltung - Verbuchung

Bei der Verbuchung in der Capitol Finanzbuchhaltung ist für die einzelnen Rubriken in der WEG-Abrechnung folgendes zu beachten.

2.4.1 Rücklagen

WEG-Abrechnung

Buchungen

Konten

2.4.2 Rücklagenentwicklung

WEG-Abrechnung

Buchungen

Konten

2.4.3 Vermögen

WEG-Abrechnung

Konten

Für die Bilanz werden die Salden aller Sachkonten mit Art Neutral herangezogen. Der Jahresüberschuss bzw. Jahresfehlbetrag wird beim Import in die WEG-Abrechnung automatisch ermittelt.

2.4.4 Jahresabgrenzung Brennstoff

WEG-Abrechnung (Beispiel Gesamtabrechnung)

Buchungen

Konten

2.4.5 Direkte Belastung des Eigentümers (Sonderbelastung)

Über die direkte Belastung haben Sie die Möglichkeit, Kosten direkt an einzelne Eigentümer weiter zu verrechnen. Beim Datenimport in der WEG-Abrechnung werden diese als Sonderbelastungen angelegt:

Dabei werden die Buchungen mit folgenden Attributen als Sonderbelastung interpretiert:

Ausgabekonto verteilungsrelevant (Haken BK-Export im Modul Konto (FiBu))

Verknüpfung mit der Zuordnung eines Eigentümers

Haken Weiterverrechnen (BK) ist gesetzt

Der Betrag wurde von einem WEG-Geldkonto bezahlt, also über die Bank gebucht oder der offene Posten ausgebucht

Buchungen mit einer Weiterverrechnung können in folgenden Modulen erfasst werden:

Stapelbuchung

1. Modul starten

2. Haken WV (BK) setzen (= Weiterverrechnen)

3. Zuordnung des Eigentümers setzen

4. Kostenkonto eingeben

5. Falls zutreffend den Betrag für Lohn §35a als Brutto

Verbindlichkeiten

1. Verbindlichkeit neu anlegen

2. Angabe von Konto und Zuordnung des Eigentümers in der Position. Der Betrag für Lohnkosten (§35a) ist Brutto anzugeben:

3. Verbindlichkeit speichern

4. Nach Erfassung der Verbindlichkeiten kann daraus eine Sollstellung generiert werden. Die dabei erzeugten Buchungen tragen dann den Haken Weiterverrechne BK.

2.5 Zahlen Wirtschaftsplan

Die Zahlen des Wirtschaftsplans können im Modul Objekt auf dem Reiter Wirtschaftsplan je Abrechnungszeitraum hinterlegt werden.

Die Konten werden wie folgt gruppiert:

Ø Kosten
Alle Konten, mit folgenden Eigenschaften:
- Art = Ausgabe
- Haken BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant gesetzt

Ø Einnahmen
Alle Konten, mit folgenden Eigenschaften:
- Art = Einnahme
- Haken WEG-Einnahme gesetzt

Ø Rücklagen
Alle Konten, mit folgenden Eigenschaften:
- Art = Ausgabe
- Haken WEG-Rücklage gesetzt

Ist bei einem Konto der Haken WEG-Abgrenzung gesetzt, erscheint dieses Konto nicht in der Liste.

Über die Buttons auf der rechten Seite können folgende Funktionen ausgeführt werden:

Ist-Kosten ermitteln

Ermittelt für das Vorjahr des angegebenen Zeitraums die tatsächlichen Beträge der einzelnen Konten

Neue Zeile
Öffnet die Kontosuche und lässt Sie das Konto auswählen.

Ist bei dem gewählten Konto der Haken BK-Export/WEG-Verteilungsrelevant nicht gesetzt, erscheint vor dem Hinzufügen des Kontos folgende Meldung:

Wenn Sie Ja klicken, wird der Haken im Kontomodul automatisch gesetzt.

Ist bei dem Konto, welches Sie hinzufügen möchten der Haken WEG-Abgrenzung gesetzt, ist ein Hinzufügen des Kontos nicht möglich.

Wenn Sie ein neutrales Konto hinzufügen (Art = Neutral), wird das Konto in einer eigenen Gruppe angezeigt.

Zeile löschen
Entfernt das selektierte Konto aus der Liste.

Es lassen sich nur neutrale Konten auf diese Weise aus der Liste entfernen.

Über die Buttons + und – können Sie zwischen den Wirtschaftsjahren des Objekts umschalten.

Der Button WJ setzt das aktuelle Wirtschaftsjahr

2.6 Wesentliches Gemeinschaftsvermögen - Inventarmodul

Auf dem Vermögensbericht ist das wesentliche Gemeinschaftsvermögen aufzuführen. Dies kann in Capitol im Modul Inventar erfasst werden.

Einstellungen

· Bezeichnung

· Haken Wesentliches Gemeinschaftsvermögen setzen

· Menge

· Anschaffungsdatum

· Inventar für das Objekt ausgeben

So erfasste Inventare werden in die WEG-Abrechnung importiert und erscheinen im Vermögensbericht:

3 Capitol - Datenimport

1. Rufen Sie das Modul WEG-Abrechnung auf

2. Klicken Sie auf Import

3. Wählen Sie in der folgenden Maske das Objekt und den Abrechnungszeitraum:

Die Einstellungen im Einzelnen

Nur verwendete Umlageschlüssel importieren

Überflüssige Umlageschlüssel werden nicht importiert

Hausverwaltung an Stelle des Objekt-Eigentümers importieren, sofern verknüpft

Sofern im Modul Objekt auf dem Reiter Detail eine Hausverwaltung verknüpft wurde, wird diese unter der Rubrik Objekt importiert.

Umlageschlüssel aus Zuordnung Reiter "BK" importieren, sonst aus Modul Konto

Die Verknüpfung der Umlageschlüssel mit den Kosten wird aus den Daten auf dem Reiter BK im Modul Zuordnung importiert.

Bei fehlendem Haken erfolgt die Ermittlung aus dem Modul Konto (Standard).

Nur bebuchte Kostenpositionen importieren -> Konten mit Null-Saldo ignorieren

Kosten = 0 werden nicht importiert

Zählerstände importieren

Stände der mit den Einheiten verknüpften Zähler werden importiert.

Bankverbindung des Objekt-Bankkontos verwenden

Importiert die Bankverbindung des beim Objekt hinterlegten Kontos.

Einheiten ohne Zuordnung nicht importieren

Einheiten, die keine Zuordnung vom Typ Einnahme besitzen, werden beim Import ignoriert.

Rücklagenentwicklung: je Konto nur drei Zeilen (Anfangsbestand, Zugang, Abgang), ansonsten je Buchung eine Zeile

Bei gesetztem Haken wird die Rücklagenentwicklung je Konto zusammengefasst, ansonsten wird je Buchung eine Zeile angelegt.

Offene Abrechnungsergebnisse aus dem Vorjahr als Sonderbelastung importieren

Bei gesetztem Haken werden noch offene Nachzahlungen aus dem Vorjahr in der Abrechnung als Sonderbelastung ausgewiesen.

Nutzernamen zusammensetzen

Das Namensfeld für Eigentümer und Mieter wird entweder gefüllt aus Name und Vorname bzw. aus Vorname und Name.

Einheitenbezeichnung

Hier wird entweder die

- Kurzbezeichnung

- oder Bezeichnung

- oder Kurzbezeichnung + Bezeichnung

der Einheit importiert.

Abrechnung nach…

è Eigentümer

Bei einem Eigentümerwechsel erhalten Sie zu einer Wohnung zwei Abrechnungen.

è Einheiten (BGH)

Je Einheit wird nur ein Eigentümer importiert, auch bei einem Eigentümerwechsel

Es wird immer der letzte Eigentümer importiert. Die Abrechnung erhält der aktuelle Eigentümer. Beginn und Ende der Eigentümer entsprechen immer dem gesamten Abrechnungszeitraum.

Die Einstellung entspricht der aktuellen Rechtsprechung (= Standardeinstellung)

4. Klicken Sie auf Datenimport starten

4 WEG-Abrechnung

4.1 Objekt

Hier werden die Stammdaten des Objektes hinterlegt.

Vorhandene Funktion

Adresse des Objektes auf alle Eigentümer übertragen

Abrechnungszeitraum für alle Eigentümer übernehmen

Daten der aktuellen Abrechnung werden für das Folgejahr übernommen.

4.2 Umlageschlüssel

(oder Doppelklick auf Umlageschlüssel)

Markierten Umlageschlüssel bearbeiten öffnet folgende Maske:

Die Bezeichnung wird auf der Abrechnung ausgegeben
Die Beschreibung ist informativ und kann auf der Abrechnung als Legende Umlageschlüssel angedruckt werden
Die Einheit ist informativ und kann auf der Abrechnung als Legende Umlageschlüssel angedruckt werden
Bei gesetztem Haken können unter Eigentümer Anfangs- und Endstände erfasst werden
Ist der Umlageschlüssel zeitabhängig, dann wird z.B. auf der Mieterabrechnung bei einem Mieterwechsel der Anteil zeitanteilig berechnet(z.B. x 180/365 für eine Mietdauer von 180 Tagen)
Angabe, ob die Umlagewerte von der Einheit (z.B. MEA, Fläche) oder vom Nutzer (z.B. Verbrauch) abhängen

è rein informativ, hat keine Auswirkung auf die Abrechnung

Markierte Zeile löschen

Alle unbenutzten Umlageschlüssel löschen

Letzte Aktion rückgängig machen

Markierten Umlageschlüssel kopieren

Markierten Umlageschlüssel verschieben

Liste der Umlageschlüssel drucken

Liste (Detail) der Umlageschlüssel mit Umlagewerten drucken

Liste der Umlageschlüssel nach Excel exportieren

Die Umlageschlüssel werden in Abhängigkeit ihrer Verwendung farblich hervorgehoben:

Ø Umlageschlüssel hat Wert

Besitzt min. ein Eigentümer zu einem Umlageschlüssel einen Wert, wird dieser Umlageschlüssel in grüner Schrift dargestellt.

Ø Umlageschlüssel wird bei Kostenposition verwendet

Wird ein Umlageschlüssel bei min. einer Kostenposition verwendet, wird die Hintergrundfarbe der Zeile des Umlageschlüssels orange.

Erfüllt ein Umlageschlüssel beide Bedingungen, erhält er beide Farbeffekte.

4.3 Kosten

In diesem Bereich werden die im Abrechnungszeitraum entstandenen Kosten für das Objekt erfasst.

(oder Doppelklick auf Kostenposition)

Markierte Kosten bearbeiten

Alle bearbeiten -> Schleife über alle Kostenpositionen

Zeile einfügen

Markierte Zeile löschen

Zeilen mit Nullbeträgen löschen

Letzte Aktion rückgängig machen

Standardposten anlegen. Vorhandene Kosten werden überschrieben.

Berechnung aktualisieren

Kostenliste drucken

Kostenliste (Detail) mit Kostenverteilung drucken

Markierten Umlageschlüssel verschieben

Liste der Umlageschlüssel nach Excel exportieren

Jahresabgrenzung für Brennstoffe erfassen (vgl. Jahresabgrenzung für Brennstoffe)

4.3.1 Kosten erfassen

Gebucht über Geldkonto: Betrag erscheint auf der Gesamtabrechnung in der Spalte Einnahmen-/Ausgabenrechnung
Betrag neuer Wirtschaftsplan (erscheint auf Gesamt- und Einzel-WP)
Betrag Wirtschaftsplan Vorjahr (erscheint nur auf Gesamt-WP)

è Hier vorgenommene Änderungen am Wirtschaftsplan werden nicht in das Objektmodul übernommen!

Abgrenzung: z.B. für die Bewertung nicht verbrauchter Brennstoffe

è Position erscheint nicht auf dem Wirtschaftsplan

Umlageschlüssel
Lohnkosten nach §35a EstG
Kategorie für die Lohnkosten

è Vgl. Definition Haushaltsnaher Dienstleistungen

Was passiert mit Restbeträgen?
Kosten sind entweder nicht umlagefähig oder umlagefähig
Auf Mieterabrechnung?

4.3.2 Definition Haushaltsnaher Dienstleistungen

Die Aufwendungen von haushaltsnahen Dienstleistungen können zu einer Steuerermäßigung führen. Bei haushaltsnahen Dienstleistungen wird unterschieden zwischen:

Haushaltsnahes Beschäftigungsverhältnis

Wird in einem Privathaushalt eine Tätigkeit von einer nicht zum Haushalt gehörenden Person ausgeübt, welche sonst von einem Mitglied des Haushaltes getätigt wird, so ist dies eine haushaltsnahe Beschäftigung. Beispiel für solche Tätigkeiten sind Kochen, Einkaufen, Nähen, Putzen, Gartenarbeit, etc.

Haushaltsnahe Dienstleistung

Eine haushaltsnahe Dienstleistung ist eine Arbeit, die normalerweise durch eine Person des privaten Haushaltes erledigt wird. Für diese Tätigkeit wird bei der haushaltsnahen Beschäftigung ein selbständiger Dienstleister oder eine Dienstleistungsagentur beauftragt.

Beispiele für haushaltsnahe Dienstleistung sind Wohnungsreinigungen, Gartenpflegearbeiten oder Kinderbetreuungskosten.

Handwerkerleistungen

Für Aufwendungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen in einem Privathaushalt können jährlich 20 % der Arbeitskosten höchstens 1.200 Euro, von der Einkommensteuer abgezogen werden.

Beispiele für Handwerkerleistungen sind Tätigkeiten an Innen- und Außenwänden, Dach, Fassaden oder Reparatur und Austausch von Fenstern, Türen und Boden.

4.3.3 Jahresabgrenzung Brennstoffe

Als Heizkosten sind die im Abrechnungsjahr bezahlten Brennstoffkosten darzustellen,

nicht die verbrauchten Brennstoffe.

Anzugeben sind auch die Kosten, die die Grundlage für die Verteilung in der Einzelabrechnungen darstellen. Gemäß BGH Urteil vom 17.02.2012 (VZR 251/10) ist in der Einzelabrechnung eine Abgrenzung für bestandsgeführte Brennstoffe (z.B. Heizöl od. Pettels) durchzuführen.

Im Abrechnungszeitraum bezahlte, aber noch nicht verbrauchte Brennstoffe werden unter "Bewertung nicht verbrauchter Brennstoffe" dargestellt, abgerechnete Brennstoffe aus dem Vorjahr unter "Bewertung nicht verbrauchter Brennstoffe Vorjahr".

Hieraus ergeben sich zwei Kostenpositionen mit Haken „Abgrenzung“:

Beide Positionen erscheinen zwar auf der Einzelabrechnung, jedoch nicht auf dem Wirtschaftsplan.

4.3.4 Abgrenzung von Kosten

Zur verursachungsgerecht Verteilung von Kosten auf die Abrechnungsabschnitte (Monate):

4.3.5 Kostenposition aufteilen

Mit der Funktion „Position aufteilen“ können Sie Kostenpositionen, wie Warmwasser nach „Verbrauch“ und „Fläche“ aufteilen.

Dies ist z.B. in einem 4-Familienhaus der Fall, wenn im Haus ein Hauptzähler angebracht ist,

aber nur zwei Wohnungen einen eigenen Nebenzähler besitzen. Die beiden Wohnungen mit eigenem Zähler werden nach „Verbrauch“ abgerechnet, der Rest wird auf die anderen beiden Wohnungen nach „Fläche“ umgelegt.

Aus der Funktion wird eine neue Kostenzeile „Heizung/Warmwasser (Fläche) angelegt

Des Weiteren wird ein neuer Umlageschlüssel für die Aufteilung angelegt.

4.4 Einnahmen

Hier werden sowohl Einnahmen aus Hausgeldzahlungen (nicht verteilungsrelevant) als auch verteilungsrelevante Sondereinnahmen der WEG erfasst.

(oder Doppelklick auf Zeile) Markierte Einnahmen bearbeiten

Alle bearbeiten -> Schleife über alle Einnahmen

Zeile einfügen

Markierte Zeile löschen

Zeilen mit Nullbeträgen löschen

Berechnung aktualisieren

Liste drucken

Markierte Zeile verschieben

Liste der Umlageschlüssel nach Excel exportieren

1. Gebucht über Geldkonto: Betrag erscheint auf der Gesamtabrechnung in der Spalte Einnahmen-/Ausgabenrechnung.

2. Betrag neuer Wirtschaftsplan (erscheint auf Gesamt- und Einzel-Wirtschaftsplan)

3. Betrag Wirtschaftsplan Vorjahr (erscheint nur auf Gesamt-Wirtschaftsplan)

è Hier vorgenommene Änderungen am Wirtschaftsplan werden nicht in das Objektmodul übernommen!

4. Umlageschlüssel

5. Einnahmen sind entweder nicht umlagefähig oder umlagefähig

4.5 Rücklagen

Unter der Rubrik Rücklagen werden die Beträge z.B. für die Erhaltungsrücklage hinterlegt, die die aus dem zuletzt beschlossenen Wirtschaftsplan hervorgehen.

(oder Doppelklick auf Zeile)

Markierte Rücklagen bearbeiten

1. Betrag der Rücklagen in der Einzelabrechnung

2. Betrag neuer Wirtschaftsplan (erscheint auf Gesamt- und Einzel-WP)

3. Betrag für den alten Wirtschaftsplan (erscheint nur auf Gesamt-WP)

è Hier vorgenommene Änderungen am Wirtschaftsplan werden nicht in das Objektmodul übernommen!

4.6 Eigentümer / Mieter

(oder Doppelklick auf Eigentümer)

Markierte Zeile bearbeiten

Alle bearbeiten -> Schleife über alle Eigentümer

Markierten Eigentümer kopieren

Zeile einfügen

Markierte Zeile löschen

Letzte Aktion rückgängig machen

Liste drucken

Liste (Detail) mit Kostenverteilung drucken

Liste der Eigentümer nach Excel exportieren

Werte für die ausgewählte Spalte vortragen

Leerstand einfügen, wo erforderlich

Berechnung aktualisieren

Anzahl Tage der Eigentümer prüfen

4.6.1 Eigentümer

Um die Daten eines Eigentümers zu erfassen klicken Sie auf (oder Doppelklick auf Eigentümer). In der folgenden Maske werden die Stammdaten des Eigentümers erfasst.

Zusätzlich können im unteren Teil auch die Umlagewerte des Eigentümers geändert werden:

4.6.2 Mieter

Um einen Mieter zu hinterlegen wechseln Sie beim jeweiligen Eigentümer auf den Reiter Mieter.

1. Markieren Sie eine Mieterzeile und klicken Sie auf Tage rechnen, um den Zeitraum zu hinterlegen.

2. Eingabe der Mieterstammdaten

3. Zusätzliche Heizkosten auf der Mieterabrechnung

4. Zusätzliche Grundsteuer auf der Mieterabrechnung

5. Vorauszahlungen des Mieters werden negativ erfasst

6. Abrechnungszeitraum des Mieters

4.7 Sonderbelastung

Der Punkt Sonderbelastungen dient der Erfassung von Kosten, die nicht mittels eines Umlageschlüssels auf die Eigentümer verteilt werden können. Solche Kosten können Einmalzahlungen wie z. B. für eine Schlüsselanfertigung oder die Heizkostenabrechnung für das entsprechende Jahr sein. Diese Positionen werden in der Abrechnung im Abschnitt Sonderbelastungen ausgegeben.

(oder Doppelklick auf Eigentümer)

Markierte Zeile bearbeiten

Alle bearbeiten -> Schleife über alle Eigentümer

Werte für die ausgewählte Spalte vortragen

Berechnung aktualisieren

Liste der Sonderbelastungen drucken

Liste der Sonderbelastungen nach Excel exportieren

Bei Klick auf Bearbeiten öffnet sich die Eingabemaske für die Sonderbelastungen

Bei gewerblichen Nutzern die Sonderbelastungen als Nettobetrag eingeben!

Angaben zu Wirtschaftsplan und §35a Brutto!

Bezeichnung für alle Nutzer übernehmen

Sie können die Bezeichnung der Sonderbelastungen für alle Nutzer übernehmen

Kategorie §35a für alle Nutzer übernehmen

Auch die Kategorien des §35a kann für alle Nutzer übernommen werden

4.8 Vorauszahlungen

Die Vorauszahlungen werden als Soll- und Istwerte aufgeteilt nach Kosten und Rücklagen erfasst.

Toolbar oben

Neue Zeile für alle Eigentümer anlegen

Zeilen ohne Betrag löschen

Je Monat eine Zeile vortragen

Liste der Vorauszahlungen drucken

Toolbar rechts

Zahlung neu anlegen für markierten Eigentümer

Markierte Zeile bearbeiten

Markierte Zahlung löschen

Ist aus Soll übernehmen: Übernimmt im markierten Bereich den Soll Betrag in das Ist Feld.

Aufteilung Vorauszahlungen in Kosten und Rücklagen gemäß Rücklagenabrechnung:

Um die Aufteilung in Kosten und Rücklagen vorzunehmen rufen Sie die folgende Funktion auf:

Dadurch wird der Betrag der in der Einzelabrechnung unter Rücklagen errechnet wurde durch die Anzahl der Spalten geteilt. Dieser Betrag wird bei Rücklagen Ist und Soll eingetragen. Nun wird die Rücklage von den Vorauszahlungen der jeweiligen Spalte abgezogen und wieder in die Spalte Kosten geschrieben.

Ein Beispiel

1. Im folgenden Bild sind die Vorauszahlungen unter Kosten eingetragen und es gibt zwölf Vorauszahlungen.

2. Wählen Sie im Menüpunkt „Extra/Aufteilung Vorauszahlungen Kosten/Rücklagen gemäß Rücklagenabrechnung“

3. Der Betrag der Rücklagen wird durch zwölf geteilt und in den beiden Rücklagen-Spalten eingetragen. Des Weiteren werden die unter Kosten gespeicherten Vorauszahlungen durch die wirklichen Kosten ersetzt (Kosten = Vorauszahlung – Rücklage).

4.9 Neue Vorauszahlung

Hier werden die neuen Vorauszahlungen anhand der Zahlen im Wirtschaftsplan getrennt nach Kosten und Rücklagen neu berechnet.

4.9.1 Neue Vorauszahlungen berechnen

1. Geben Sie das Gültig ab-Datum und die Anzahl der Monate, auf die die Gesamtkosten verteilt werden sollen, ein.

2. Anzahl Monate Nachzahlung ermöglicht die Nachberechnung für eine rückwirkende Anpassung der Vorauszahlungen.

3. Zusätzlich können Sie eine Rundung einstellen. Dadurch werden die errechneten Werte entsprechend gerundet.

Neue Vorauszahlung Rundung.png

4. Klicken Sie nun auf „Neue Vorauszahlung berechnen“. Die Vorauszahlungen werden nach Wirtschaftsplan berechnet.

5. Das Ergebnis wird in der Maske angezeigt

4.9.2 Neue Vorauszahlung in Zuordnung (Datenbank)

1. Klicken Sie auf den Button Neue Vorauszahlung in Zuordnung (Datenbank) übernehmen

2. Geben Sie die Exporteinstellungen und setzen Sie das Konto für die Kosten und für die Rücklagen.

3. Bestätigen Sie mit OK

4. Die neuen Vorauszahlungen werden mit dem angegebenen Gültig ab Datum in die zugehörige Zuordnung in der Datenbank übernommen.

4.9.3 Nachforderungen Sollstellen

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Neue Vorauszahlungen / Nachforderung sollstellen“.

2. Prüfen Sie die Zuordnungsdaten und die Beträge

3. Klicken Sie auf OK.

4. In Capitol wurde eine Sollstellung (FiBu) mit den Nachforderungen erstellt

4.10 Rücklagenentwicklung

Hier können Sie die Informationen der Rücklagenentwicklung detailliert erfassen.

(oder Doppelklick auf Rücklagenzeile)

Markierte Zeile bearbeiten bzw. neue Zeile erfassen

Alle bearbeiten -> Schleife über alle Eigentümer

Vorbelegung mit Standardtexten

Werte für die ausgewählte Spalte vortragen

Berechnung aktualisieren

Liste der Rücklagenentwicklung drucken

Liste der Rücklagenentwicklung nach Excel exportieren

4.11 Vermögen

Die hier erfassten Daten erscheinen auf dem Vermögensbericht.

Falls Aktiva und Passiva nicht übereinstimmen, wird dies durch eine farbliche Kennzeichnung (rot) angezeigt.

4.11.1 Vermögen

Berechnung aktualisieren

Liste Vermögen drucken

Liste Vermögen nach Excel exportieren

Neue Zeile einfügen

Markierte Zeile löschen

Markierte Zeile verschieben

4.11.2 Wesentliches Gemeinschaftsvermögen

Zusätzlich zum Vermögen erfolgt hier auch die Erfassung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens.

Neue Zeile einfügen

Markierte Zeile löschen

4.12 Bankkonten

Unter diesem Punkt erfolgt die Auflistung aller WEG-Geldkonten, z.B. Girokonto, Festgeldkonto.

Die Bankkonten erscheinen ebenfalls auf dem Vermögensbericht.

Neue Zeile einfügen

Markierte Zeile löschen

Markierte Zeile nach oben

Markierte Zeile nach unten

4.13 Gesamtübersicht

In der Gesamtübersicht erhalten Sie einen Überblick über alle in der Abrechnung hinterlegten Daten. Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten stehen Ihnen als Druckreport oder als Excelexport zur Verfügung.

4.13.1 Ergebnisse (Eigentümer)

4.13.2 Ergebnisse (Mieter)

4.13.3 Einzelwerte

4.13.4 Kostenverteilung

4.13.5 Kostenverteilung (Brutto)

4.13.6 Umlagen nach Kosten

4.13.7 Export nach Excel

4.14 Drucken

4.14.1 Einstellungen

Unter Einstellungen erfolgt die Festlegung der Ausdrucke:

Bezahlung bis Datum für Zahlungsziel auf Anschreiben

Datum Datierung für Anschreiben und Abrechnung

Startwert Startwert für Fortlaufende Nummerierung in Einzelabrechnung

Nullzeilen ausblenden Zeilen mit Nullwerten in den Abrechnungen ausblenden

4.14.2 Anschreiben

Im Anschreiben werden alle wichtigen Informationen für den Eigentümer zusammengefasst

4.14.3 Gesamtabrechnung

Die Gesamtabrechnung entspricht dem „Zufluss-Abfluss-Prinzip“.

Anzugeben sind die Kosten- und Erlösarten mit den jeweiligen Gesamtkosten bzw. Gesamterlösen des Abrechnungsjahres.

Ebenfalls anzugeben ist die Mittelherkunft (Bank, Festgeldkonto).

4.14.4 Gesamtwirtschaftsplan

Der Gesamtwirtschaftsplan umfasst die zu erwartenden Ausgaben und Einnahmen für die gesamte WEG.

4.14.5 Einzelabrechnung

In der Einzelabrechnung werden für jeden Eigentümer die anteiligen Kosten und Rücklagen, sowie die Abrechnungsspitze und das Abrechnungsergebnis dargestellt.

4.14.6 Einzelwirtschaftsplan

Der Einzelwirtschaftsplan umfasst die zu erwartenden anteiligen Ausgaben und Einnahmen für den jeweiligen Eigentümer.

4.14.7 Vermögensbericht

Inhalte des Vermögensberichts:

· Rücklagenentwicklung

· Vermögen

· Bankkonten

· Sonstiges wesentliches Gemeinschaftsvermögen

4.14.8 Ausweis Lohnkosten §35a EStG

4.14.9 Mehrwertsteuerausweis

4.15 Abrechnungsdokumente erstellen

Um die Dokumente für die Abrechnung zu erstellen, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

è Zeigt die Vorschau der ausgewählten Abrechnungsdokumente (ohne die weiteren Dokumente)

è Druckt die Abrechnungen ohne die weiteren Dokumente

è Vgl. Abrechnungen drucken

è Druckt die Gesamt PDF, das auch die weiteren Dokumente enthältss

è Vgl. Gesamt PDF drucken

è Gesamt PDF erzeugen (Selektionsmenge) bzw. für alle Eigentümer

è Vgl. Gesamt PDF aus Abrechnung erstellen

è Abrechnung in Datenbank exportieren (Selektionsmenge)

è Vgl. Gesamt PDF in die Datenbank exportieren

è Druckvorlagen ändern

è Vgl. Druckvorlagen anpassen

è Kopf- und Fußzeile anpassen

è Vgl. Kopf- und Fußzeile hinterlegen

è Textbausteine anpassen

è Vgl. Textbausteine

è Gesamt PDF an selektierte Eigentümer per Email schicken

è Vgl. Gesamt PDF per Email versenden

4.16 Abrechnungen drucken

1. Zum Drucken der Abrechnungen setzten Sie alle benötigten Einstellungen auf dem Reiter Einstellungen.

2. Setzten Sie ebenfalls alle Haken bei den gewünschten Eigentümern

3. Klicken Sie auf Drucken (Selektionsmenge)

4. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und bestätigen Sie mit „OK“

Capitol_BK_Print

4.17 Weitere Dokumente hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit, der Abrechnung weitere Dokumente (z.B. Heizkostenabrechnung, Angebote) hinzuzufügen und diese zusammen mit der Abrechnung in gewünschter Reihenfolge zu drucken.

Hier können Sie auch festlegen, ob die zusätzlichen Dokumente nach oder vor der Abrechnung gedruckt werden sollen.

4.17.1 Dokumente aus Datenbank hinzufügen

1. Klicken Sie auf Dokumente aus Datenbank wählen

2. Wählen Sie die gewünschten Dokumente aus

3. Bitte beachten Sie, dass lediglich mit dem Abrechnungsobjekt verknüpfte Dokumente übernommen werden können.

4. Die Dokumente werden entsprechend der Personenverknüpfung automatisch dem Eigentümer zugeordnet.

5. Dokumentenvorlagen und Dokumente ohne Personenverknüpfung werden bei allen Eigentümern hinterlegt

6. Wird nun ein Eigentümer markiert, werden die ihm zugeordneten Dokumente auf dem Reiter „Weitere Dokumente“ angezeigt.

4.17.2 Dokumente aus Dateisystem – Alle Eigentümer

1. Klicken Sie auf Dokumente auswählen (alle)

2. Wählen Sie die gewünschten Dokumente aus:

3. Bitte beachten Sie, dass nur PDF- und DOC-Dateien übernommen werden können.

4. Die Dokumente aus dem Dateisystem werden allen Eigentümern zugeordnet.

4.17.3 Dokumente aus Dateisystem - Markierter Eigentümer

1. Klicken Sie auf Dokumente auswählen (aktueller Nutzer)

2. Wählen Sie die gewünschten Dokumente aus.

3. Bitte beachten Sie, dass nur PDF- und DOC-Dateien übernommen werden können.

4. Die gewählten Dokumente werden dem markierten Eigentümer zugeordnet

4.17.4 Dokumente entfernen

1. Um ein Dokument zu entfernen markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie auf „Zeile entfernen“

2. Das gewählte Dokument wurde entfernt. Bitte beachten Sie: Wird ein Dokument, das allen Eigentümern zugeordnet ist gelöscht, so wird dieses ebenfalls bei allen Eigentümern entfernt.

4.17.5 Reihenfolge Dokumente

1. Über die Pfeiltasten am rechten Rand haben Sie die Möglichkeit die Reihenfolge der Dokumente festzulegen. Die festgelegte Reihenfolge wird dann ebenfalls so gedruckt.

2. Hierzu markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken auf eine der Pfeiltasten, um das Dokument in der Reihenfolge zu ändern.

4.17.6 Heizkostenabrechnung aus PDF importieren

Mit dieser Funktion kann die Heizkostenabrechnungen, die Sie von Ihrem Dienstleister (ISTA, Brunata, etc.) als PDF-Datei erhalten, in die WEG-Abrechnung zu importiert werden.

Für weitere Informationen vgl. PDF Heizkostenabrechnungen importieren

4.18 Gesamt PDF

Auf dem neuen Reiter Gesamt PDF wird anhand der Einstellungen und den weiteren Dokumenten ein Gesamtes PDF generiert.

Markieren Sie einen gewünschten Eigentümer und wechseln Sie auf den Reiter Gesamt PDF.

4.18.1 Gesamt PDF drucken

Diese Funktion druckt das Gesamt PDF inklusive aller weiteren Dokumente:

1. Wählen Sie die gewünschten Eigentümer für den Druck aus.

2. Wählen Sie die Funktion Gesamtes PDF drucken (Selektionsmenge)

3. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und bestätigen Sie mit OK

4. Die Dokumente der gewählten Eigentümer werden an Ihren Drucker in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge gedruckt.

4.18.2 Gesamt PDF aus Abrechnung erstellen

Gesamt PDF für markierte Eigentümer

1. Klicken Sie auf PDF erzeugen (Selektionsmenge) um die Gesamt PDF für die markierten Eigentümer zu erzeugen.

2. Wählen Sie den gewünschten Speicherort und bestätigen Sie mit „OK“.

3. Je Eigentümer wird eine PDF-Datei erzeugt.

Gesamt PDF für alle Eigentümer – Speichern im Verzeichnis der wegx-Datei

1. Klicken Sie auf PDFs für alle Nutzer erzeugen um die Gesamt PDF für alle Eigentümer zu erzeugen.

2. Je Eigentümer wird eine PDF-Datei erzeugt und im gleichen Verzeichnis wie die wegx-Datei gespeichert.

4.18.3 Gesamt PDF in die Datenbank exportieren

1. Wählen Sie die gewünschten Eigentümer für den Export aus.

2. Wählen Sie die Funktion Abrechnungen in Datenbank exportieren (Selektionsmenge)

3. Geben Sie die Dokumentenoptionen an und bestätigen Sie mit „OK“

4. Die Dokumente wurden in die Datenbank exportiert

4.18.4 Gesamt PDF per Email versenden

1. Markieren Sie die Eigentümer, an die die Abrechnung per Email versandt werden soll.

2. Rufen Sie die Funktion PDF per Email verschicken auf

3. Für jeden Eigentümer wird eine Email mit der Gesamt PDF im Anhang erzeugt aber noch nicht automatisch verschickt.

Dabei wird die beim Eigentümer hinterlegte Email-Adresse verwendet

4.19 Druckvorlagen anpassen

Die Standardvorlagen können nicht geändert werden. Sie können aber die Standardvorlagen kopieren und die Kopien anpassen.

4.19.1 Neuen Vorlagensatz anlegen

1. Wählen Sie den Vorlagensatz aus, der kopiert werden soll

2. Klicken Sie auf Neuen Vorlagensatz hinzufügen“

3. Geben Sie die gewünschte Bezeichnung des Vorlagensatzes ein und bestätigen mit OK.

4. Nun kann der generierte Vorlagensatz ausgewählt werden.

Weitere Funktionen

è Bestimmten Report des ausgewählten Vorlagensatzes im Report-Designer anpassen

è Vorlagensatz umbenennen

è Vorlagensatz löschen

4.19.2 Textbausteine

1. Wählen Sie die Funktion Textbausteine aus

2. Geben Sie die gewünschten Änderungen in den Textbausteinen an.

3. Sollen diese dauerhaft gespeichert werden, wählen Sie bitte „Speichern“ aus.

4. Speichern Sie die Textbausteine im Capitol Verzeichnis ab.

Bei den Texten für Guthaben und Nachzahlung können Platzhalter eingefügt werden, die beim Ausdruck durch die jeweils aktuellen Werte ersetzt werden.

Die Platzhalter können über im Fließtext eingefügt werden. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

	Bezahlung bis	Fügt den Platzhalter für „Bezahlung bis“ an der Cursorposition ein: Das Datum wird in den Druckeinstellungen festgelegt
	IBAN Nutzer	Fügt den Platzhalter für „IBAN Nutzer“ an der Cursorposition ein
	BANK Nutzer	Fügt den Platzhalter für „Bank Nutzer“ an der Cursorposition ein
	IBAN Objekt	Fügt den Platzhalter für „IBAN Objekt“ an der Cursorposition ein
	Standardtext setzten	Setzt den jeweiligen Standardtext

4.19.3 Kopf- und Fußzeile hinterlegen

1. Wählen Sie die Funktion Kopf-/ Fußzeile aus. (Beispiel Kopfzeile)

2. Geben Sie die gewünschten Änderungen an. Im Beispiel haben wir ein Logo hinterlegt.

3. Bestätigen Sie mit „OK“

4. In der Kopfzeile wird nun das Logo angezeigt.

5 Abrechnung speichern und laden

1. Wenn alle Daten vollständig eingegeben wurden, können Sie Ihre Abrechnungsdatei (*.wegx) abspeichern.

2. Wählen Sie „Speichern unter“ über den Menüpunkt „Datei“

3. Geben Sie eine Bezeichnung der Datei an

4. Speichern Sie die Datei.

5. Bei erneuter Bearbeitung können Sie die Datei über den Button Laden wieder aufrufen.

oder über Menü

6 Abrechnungsergebnisse sollstellen

1. Rufen Sie die Funktion Automatische Sollstellung auf

2. Prüfen Sie die Daten und bestätigen mit OK

3. Geben Sie die Daten für die automatische Sollstellung an

a) Abrechnungszeitraum

b) Sollstellungsdatum

c) Zeitpunkt der Fälligkeit

d) Eingabefeld für die Bezeichnung der Sollstellung

e) Auswahl des Forderungskontos

f) Konto auf welches das Abrechnungsergebnis gebucht werden soll

g) Eingabe des Buchungstextes

h) Sollen Leerstände berücksichtigt werden

i) Sollstellen als Abrechnungsergebnis

4. Die Sollstellung wird in der Datenbank gespeichert.

7 Sonderumlage

Um Sonderumlagen anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

7.1 Datenimport

Beim Datenimport wird der Abrechnungszeitraum mit T (Sonderumlage) auf das Tagesdatum gesetzt:

7.2 Kosten

Unter Kosten wird eine Position für die Sonderumlage angelegt:

7.3 Drucken

Für die Abrechnung von Sonderumlagen ist ein eigener Vorlagensatz vorgesehen:

Ausdruck Sonderumlagen

7.4 Sollstellung

Die Sollstellung der Sonderumlage erfolgt analog zur Abrechnung:

è Vgl. Abrechnungsergebnisse sollstellen

Einziger Unterschied ist hier die Option Sonderumlage

8 Import Heizkostenabrechnungen

8.1 ARGE – Import

Sie haben die Möglichkeit Heizkostenabrechnungen von Ihrem Dienstleister (wie ISTA, Brunata, etc.) in die WEG-Abrechnung zu importieren und diese direkt weiter zu verwenden. Für den ARGE-Import, müssen Sie bei Ihrem Heizkostendienstleister den E- und D-Satz sowie die Heizkostenabrechnungen als PDF anfragen. Die erhaltenen Datensätze, wählen Sie dann bei der Importfunktion aus.

1. Wählen Sie „Datei / Ergebnisse ARGE importieren“

2. Wählen Sie den Ordner aus, in welchem sich die Importdateien befinden.

3. Es werden die zu importierenden Ergebnisse sowie die Heizkostenabrechnung per PDF als Vorschau angezeigt.

4. Um eine Verknüpfung zwischen der Heizkostenabrechnung und dem Eigentümer herzustellen, muss eine Nutzerkennung in Capitol in der Datenbank hinterlegt werden. Diese Nutzerkennung können Sie automatisch beim Eigentümer hinterlegen, in dem Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte Zeile klicken und den gewünschten Eigentümer auswählen.

5. Die Abrechnung verknüpft die Heizkostenabrechnung nun automatisch mit dem gewählten Eigentümer.

6. Verknüpfen Sie alle Eigentümer mit den Nutzerkennungen.

7. Wurden alle Eigentümer verknüpft, können Sie wählen, ob die Ergebnisse als Umlagewerte oder als Sonderbelastung importiert werden sollen. In unserem Beispiel werden die Heizkosten als Sonderbelastung importiert.

8. Um den Import fertigzustellen, klicken Sie auf „Ergebnisse importieren“

9. Die Ergebnisse wurden als Sonderbelastungen angelegt

10. Die Heizkostenabrechnungen wurden als PDF unter „weitere Dokumente“ im Punkt „Einzelabrechnung“ beim Eigentümer hinterlegt. Diese können beim Drucken zusammen mit der Abrechnung des jeweiligen Eigentümer gedruckt oder als PDF generiert werden.

11. Im Zuge des Heizkostenimports wurde die Nutzerkennung automatisch beim jeweiligen Eigentümer in der Datenbank von Capitol im Modul Zuordnungen auf dem Reiter BK II hinterlegt.

8.2 PDF Heizkostenabrechnungen importieren

Sie haben die Möglichkeit, die Heizkostenabrechnungen, die Sie von Ihrem Dienstleister (ISTA, Brunata, etc.) als PDF-Datei erhalten, in die WEG-Abrechnung zu importieren.

Bevor die HK-Abrechnung importiert werden können, muss das PDF bearbeitet werden.

8.2.1 Gesamt-Abrechnung teilen

1. Wählen Sie „Datei / PDF Bearbeitung“

2. Wählen Sie über das Ordner-Symbol die PDF Heizkostenabrechnung aus.

3. Sollten Sie die einzelnen HK-Abrechnungen der Eigentümer in einem PDF zusammen erhalten haben, können Sie diese über Dokument teilen in einzelne Dokumente aufteilen.

4. Geben Sie die Teilungsoptionen an. Wählen Sie aus, wie viele Seiten pro Dokument vorhanden sind. Geben Sie ebenfalls an, von welcher Seite bis welcher die Teilung durchgeführt werden soll.

5. Bestätigen Sie mit OK

6. Die Dokumente wurden nach den Teilungsoptionen aufgeteilt und im Bereich Bearbeitet hinterlegt.

7. Über Klick auf das jeweilige Dokument wird die Vorschau rechts desjeweiligen Dokuments angezeigt und die Teilung kann überprüft werden.

8. Sollte die Teilung nicht richtig sein, können Sie hier direkt die markierten (angehakten) Dokumente entweder erneut teilen oder wieder zusammen führen .

9. Am Ende soll pro Eigentümer ein Dokument unter Bearbeitet vorhanden sein.

10. Über die Pfeiltasten kann die Reihenfolge der Dokumente festgelegt werden.

11. Ist pro Eigentümer ein Dokument vorhanden, müssen alle zu verwendende Dokumente angehakt werden.

12. Über Klick auf den „Pfeil nach rechts“ können die Dokumente in den Ordner „Erledigt“ verschoben werden.

8.2.2 Beträge ermitteln

Nun kann pro Dokument eine Bezeichnung und der HK-Betrag hinterlegt werden.

1. Markieren Sie das gewünschte Dokument und wechseln Sie auf den Reiter „Volltext“

2. Nun kann im Volltext eine Bezeichnung markiert werden und über den Button „Markierten Text als Name festlegen“ kann dies für das aktuelle Dokument oder für alle Dokumente durchgeführt werden

3. Um den Betrag richtig pro Datei zu setzen, setzen Sie den Haken bei den Dokumenten, für die Sie den jeweiligen Betrag ermitteln wollen.

4. Klicken Sie den Button „Beträge ermitteln“

5. Wählen Sie als nächstes Ihren Heizkosten-Abrechnungsdienst aus.
Anhand des Layouts des jeweiligen Abrechnungsdienstes wird anschließend automatisch für jeden Nutzer der anteilige Betrag ermittelt.

Der ermittelte Betrag wird in den zusätzlich zum Namen in den Dateinamen geschrieben.

6. Sollten zu einem Dokument falsche Werte ermittelt worden sein, können Sie diese über den Button „Name/Betrag bearbeiten“ anpassen.

7. Im folgenden Dialog können Sie den Namen des Nutzers und den automatisch ermittelten Betrag anpassen.

8. Klicken Sie auf „OK“, um den Dialog zu verlassen und die Werte zu übernehmen

9. Wenn alle Dokumente den korrekten Namen und Betrag haben, schließen Sie das Modul über den Button „Schließen“.

8.2.3 Heizkosten bei Eigentümer hinterlegen

1. Wechseln Sie nun in der WEG Abrechnung auf den Punkt „Drucken“ und gehen Sie auf den Reiter „Weitere Dokumente“

2. Klicken Sie auf „PDF HK-Abrechnung importieren“

3. Es öffnet sich der Dialog „Abrechnung zuweisen“

4. Klicken Sie auf „Ordner importieren“

5. Während der PDF Bearbeitung hat Capitol für Sie automatisch einen Ordner „Erledigt“ im Verzeichnis in dem die Gesamtabrechnung liegt angelegt.

Wählen Sie diesen Ordner aus und klicken Sie auf „Ordner auswählen“

Es werden die vorhandenen PDF Abrechnungen angezeigt.

6. Markieren Sie den gewünschten Eigentümer und die zugehörige Abrechnung und klicken Sie auf „Abrechnung Nutzer zuweisen“

Alternativ können Sie die Heizkostenabrechnung auch per Doppelklick auf die Abrechnungsdatei dem markierten Eigentümer zuweisen.

7. Nach der Zuweisung der Heizkostenabrechnungen wird diese unterhalb des jeweiligen Eigentümers angezeigt.

8. Wenn Sie mit der Zuweisung der Heizkosten fertig sind, muss noch ausgewählt werden, ob die aus den Heizkosten resultieren Kosten als Umlagewerte oder als Sonderbelastungen importiert werden sollen.

(wenn Sie die Ergebnisse als Umlagewerte importieren, muss zusätzlich eine Kostenposition gewählt werden)

9. Nachdem Sie „OK“ geklickt haben, wurde das PDF Dokument der Heizkostenabrechnung auf den Reiter „Weitere Dokumente“ beim Eigentümer hinterlegt und kann zusammen mit der Hausgeldabrechnung gedruckt werden.

10. Unter „Sonderbelastungen“ wurde das jeweilige Ergebnis beim jeweiligen Eigentümer hinterlegt.

11. Die hinzugefügte Heizkostenabrechnung erscheint zusätzlich für jeden Eigentümer unter „Gesamt Pdf“