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Handbuch

Kontoauszug

(Modul für Online-Banking)

26.06.2017

 

 

 

 

 


1        Import von Kontoauszügen. 3

1.1          Import MT940. 3

1.2          Import Sfirm/ELKO.. 3

1.3          Import (csv) – Verknüpfung Zuordnung/ Person. 3

1.4          Import DATEV. 4

2        Einstellungen. 5

3        Suche und Filter. 6

4        Verknüpfung mit Personen. 7

4.1          Manuelle Verknüpfung.. 7

4.2          Automatisierte Verknüpfung.. 7

5        Verbuchen MIT Sollstellung.. 8

5.1          Ablauf. 9

6        Verbuchen OHNE Sollstellung.. 11

7        Zusätzliche Funktionen. 12

7.1          Verbuchung Rückgängig machen. 12

7.2          Verbuchte Datensätze nachträglich löschen. 12

7.3          Datensätze als Verbucht markieren. 13

8        Import DATEV. 13

8.1          Allgemeines. 13

8.2          Aufbau Importdatei 13

8.3          Einstellungen für Import. 14

8.4          Importdatei einlesen. 15

8.5          DATEV-Zeilen bearbeiten. 16

8.6          Import durchführen. 17

8.7          Verbuchung von DATEV-Datensätzen. 17

8.7.1      Mahngebühren. 17

8.7.2      Lastschrift / Rücklastschrift 17

8.7.3      Kaution. 18

8.7.4      Kaution Sollstellung. 18

8.7.5      Kaution Rückzahlung. 19

9        SEPA verbuchen. 19

9.1          SEPA automatisch verbuchen. 19

9.2          Freie OP-Suche. 21

9.3          Mandanten übergreifende Bearbeitung.. 22

9.4          Auszugsnummer in Beleg.. 22


 

1      Import von Kontoauszügen

 

1.1    Import MT940

 

1.    Gehen Sie im Modul Kontoauszug auf Menü „Import/Export“ -> „Auszüge – Import (MT940)“.

 

2.    Wählen Sie im folgenden „Öffnendialog“ die Import-Datei aus und bestätigen mit „OK“.

 

3.    Die Datensätze werden importiert. Bereits importierte Umsätze werden ignoriert.

 

 

1.2    Import Sfirm/ELKO

 

1.    Gehen Sie im Modul Kontoauszug auf Menü „Import/Export“ -> „Umsatzimport – SFirm/Elko“.

 

2.    Wählen Sie im folgenden „Öffnendialog“ die Import-Datei aus und bestätigen mit „OK“.

 

3.    Die Datensätze werden importiert. Bereits importierte Umsätze werden ignoriert.

 

 

1.3    Import (csv) – Verknüpfung Zuordnung/ Person

 

1.    Gehen Sie im Modul Kontoauszug auf Menü „Import/Export“ -> „Import (csv) – Verknüpfung Zuordnung/Person“.

 

2.    Wählen Sie im folgenden „Öffenendialog“ die Import-Datei aus und bestätigen mit „OK“.

 

3.    In der folgenden Maske werden alle Datensätze angezeigt, die noch nicht importiert wurden. Datensätze, die nicht mit einer Person verknüpft werden konnten, werden rot hinterlegt.

 

4.    Bestätigen Sie mit „OK“. Die Datensätze werden importiert.

 

 

Hinweise:

·         Bei dieser Importfunktion erfolgt die Verknüpfung zur Person über den Kenner im Feld „Verknüpfung Kontoauszug“ im Modul Zuordnungen. Werden mehrere Zuordnungen zu einem Kenner gefunden, können Sie in einer Maske die gewünschte Zuordnung auswählen und mit OK bestätigen.

·         Beim Import werden bereits importierte Datensätze ignoriert.

·         Die CSV-Datei für den Import muss folgenden Aufbau haben

  1. Verknüpfung Person (optional, falls Kontonummer und BLZ gefüllt)
  2. Kontonummer (optional, falls „Verknüpfung Person“ gefüllt)
  3. BLZ (optional, falls „Verknüpfung Person“ gefüllt)
  4. Buchungsdatum („dd.mm.yyyy“, Pflichtfeld)
  5. Betrag (Pflichtfeld, ohne Tausendertrennzeichen „0,00“)
  6. Geschäftsvorfall (Pflichtfeld, z.B. LASTSCHRIFT, ÜBERWEISUNG)
  7. Verwendungszweck (Pflichtfeld)
  8. Persontext (= Name, Pflichtfeld)
  9. Datum Kontoauszug („dd.mm.yyyy“, optional)
  10. Saldo (optional)
  11. Wertstellungsdatum (optional)
  12. Währung („EUR“, optional)
  13. Kategorie (optional)  

·         Es muss entweder die Bankverbindung (Kontonummer und BLZ) oder die „Verknüpfung Person“ angegeben werden.

 

 

1.4    Import DATEV

 

1.    Gehen Sie im Modul Kontoauszug auf Menü „Import/Export“ -> „Import DATEV“.

 

2.    Wählen Sie im folgenden Fenster die Import-Datei aus und bestätigen mit „OK“.

 

Eine Ausführliche Beschreibung des Importes aus DATEV finden Sie unter Punkt „8 Import DATEV“.

 


 

2      Einstellungen

 

Die Einstellungen werden über Menü „Optionen“ ->“Allgemeine Einstellungen“ aufgerufen (Berechtigung 0 notwendig):

 

 

Konto Standardvorbelegung    Hinterlegte Konten werden als Vorbelegung vewendet

Saldo Bankkonto                          Panel mit Banksaldo beim Start ein/-ausblenden

Importdateien…                             Dateien nach Import löschen ja/nein

 

Nur OP‘s berücksichtigen ab

Es werden bei der Verbuchung über die Sollstellung nur Offene Posten ab dem angegebenen Datum berücksichtigt.

Nur OP‘s berücksichtigen bis

Es werden bei der Verbuchung über die Sollstellung nur Offene Posten bis zum angegebenen Datum berücksichtigt

OP’s nur auf folgenden Konten berücksichtigen

Es werden bei der Verbuchung über die Sollstellung nur Offene Posten auf dem angegeben Konto (i.d.R. Bankkonto) berücksichtigt.

 

 

3      Suche und Filter

 

 

(1)  Zeitraum für Buchungsdatum „Buchung“

(2)  Filter für Einnahmen/Ausgaben:

(3)  Filter für alle Kontoumsätze zu einem Girokonto (eigene Bankverbindung)

(4)  Filter für Geschäftsvorfall auf Kontoauszug, z.B. Überweisung, Lastschrift…

(5)  Filter für Personenverknüpfung

(6)  Filter für Verbuchung:

(7)  Filter für Verwendungszweck auf Kontoauszug

(8)  Gesetzter Haken färbt Zeilen, die nicht mit einer Person verknüpft sind grau ein

(9)  Gesetzter Haken färbt Zeilen, die noch nicht verbucht wurden blau ein. Einfärbung für noch nicht erfolgte Personenverknüpfung hat Vorrang.

(10)    Filter für Empfänger/Absender über

(11)    Filter für Mandanten (Bitte beachten Sie, dass Standardmäßig der Mandant vorbelegt ist, der mit dem aktuellen Bearbeiter verknüpft ist)

 

 


 

4      Verknüpfung mit Personen

 

Um die automatische Verbuchung von Offenen Posten durchführen zu können, müssen die Kontoumsätze zuerst mit einer Person verknüpft werden.

 

 

4.1    Manuelle Verknüpfung

 

Auf dem Reiter „Stamm“ haben Sie die Möglichkeit, über die entsprechenden Buttons

 

 

 

 

4.2    Automatisierte Verknüpfung

1.    Der Aufruf der automatisierten Personenverknüpfung erfolgt über das Menü „Programmfunktionen“ oder über die Toolbar auf der linken Seite:

 

 

Alle selektierten noch nicht verknüpften Zeilen werden durchlaufen

 

Nur die markierte Zeile wird verknüpft

 

 

 

 

2.    Wird eine Person mit passender Kontonummer und BLZ in Bankverbindung 1 oder 2 gefunden, erfolgt die Verknüpfung automatisch.

3.    Wird keine passende Person über die Bankverbindung gefunden, wird die Person über die „Schlüsselwörter für die Verknüpfung einer Person“ (Reiter „Schlüsselwörter“) gesucht.

4.    Führt auch die Suche über die Schlüsselwörter zu keinem Ergebnis, muss die Verknüpfung für das erste Mal manuell erfolgen. Hierzu erhalten Sie folgende Maske:

 

 

(1)  Bei gesetztem Haken wird ein Schlüsselwort für den Verwendungszweck in Verbindung mit der markierten Person gespeichert.

(2)  Bei gesetztem Haken wird ein Schlüsselwort für den Persontext in Verbindung mit der markierten Person gespeichert.

(3)  Liste mit Personen. Die markierte Person wird verknüpft

(4)  Abbrechen des gesamten Vorgangs

(5)  Überspringen der Zeile bei Funktion „Alle Verknüpfen“

(6)  Zeile ist ein Umsatz zu einem DTA, der in Capitol erstellt wurde.

(7)  Vorhandene Person auswählen

(8)  Person mit Namen und Bankverbindung aus dem Kontoauszug in Capitol anlegen und mit Zeile verknüpfen

(9)  Markierte Person wird mit Zeile verknüpft. Die Bankverbindung aus dem Kontoauszug wird bei der Person gespeichert.

 

 

5      Verbuchen MIT Sollstellung

 

Bei der Verbuchung MIT Sollstellung erfolgt der Ausgleich vorhandener offener Posten. Sind keine Offenen Posten vorhanden, werden diese automatisch generiert und anschließend gleich ausgeglichen. Die Verbuchung erfolgt über das Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto.

 

 

5.1    Ablauf

 

 

1.    Der Aufruf der Verbuchung MIT Sollstellung erfolgt über das Menü  „Programmfunk-tionen“ oder über die Toolbar auf der linken Seite:

 

 

 

 

Alle selektierten noch nicht verbuchten Zeilen werden durchlaufen

 

 

Nur die markierte Zeile wird verbucht

 

 

 

 

2.    Werden zu der verknüpften Person Offene Posten gefunden, die in der Summe mit dem Betrag des Kontoumsatzes übereinstimmen, erfolgt der Ausgleich automatisch.

 

3.    Entspricht die Summe der Offenen Posten nicht dem Betrag des Kontoauszuges,  muss die Verbuchung manuelle vorgenommen werden. Hierzu erhalten Sie folgende Maske:


Fall 1: Summe OP ist größer als Betrag auf Kontoauszug

 

Es muss in der Liste ein Offener Posten markiert werden, bei dem der Fehlbetrag offen bleiben soll. Anschließend werden durch einen Klick auf den Orangen Pfeil die entsprechenden Buchungsdaten nach oben übertragen.

 

 

 

 

Fall 2: Summe OP ist kleiner als Betrag auf Kontoauszug

 

 

Für die Buchung des Überzahlungsbetrages stehen zwei Optionen zur Verfügung:

·         Überzahlung auf markierten OP buchen

Der Überzahlungsbetrag wird auf den markierten OP (wird neben „->“ angezeigt) gebucht, d.h. die Gegenbuchung erhöht sich um den Überzahlungsbetrag. Der markierte OP hat nach dem Buchungsvorgang den Status „Überzahlt“.

 

·         Buchung Überzahlungskonto direkt an Bank

Für den Überzahlungsbetrag muss das Überzahlungskonto (i.d.R. Forderungskonto) angegeben werden. Zusätzlich zum OP-Ausgleich wird dann der Überzahlungsbetrag auf das angegebene Überzahlungskonto und Objekt gebucht. Der Überzahlungsbetrag taucht als offener Posten in der OP-Liste auf

 

·         Sollbuchung auf Habenkonto plus Gegenbuchung an Bank

Es wird eine Sollbuchung mit dem Überzahlungsbetrag auf das angegebene Habenkonto und Objekt erstellt, die anschließend automatisch ausgebucht wird. Somit taucht die neu erzeugte Sollbuchung als ausgeglichener Posten in der OP-Liste auf.

 

 

 

4.    Klicken Sie auf den Button „Ausbuchen“. Alle OP’s die mit „ja“ (weiß) markiert sind, werden ausgebucht.

 

 

 

6      Verbuchen OHNE Sollstellung

 

Bei der Verbuchung OHNE Sollstellung wird der Betrag direkt vom Bankkonto auf das Einnahme- bzw. Ausgabekonto gebucht. Es erfolgt keine Verbuchung über das Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto.

 

1.    Der Aufruf der Verbuchung OHNE Sollstellung erfolgt über das Menü  „Programmfunktionen“ oder über die Toolbar auf der linken Seite:

 

 

 

 

Alle selektierten noch nicht verbuchten Zeilen werden durchlaufen

 

 

Nur die markierte Zeile wird verbucht

 

 

 

 

2.    In der folgenden Maske können Sie die Daten für die direkte Verbuchung eingeben:

 

 

(1)   Angaben zur Buchung bzw. zu den Buchungen, wenn der Betrag auf mehrere Sachkonten aufgeteilt werden soll 

(2)   Angabe der Verknüpfungen zu Objekt, Einheit und Zuordnung, die bei der Buchung bzw. den Buchungen hinterlegt werden sollen

(3)   Schlüsselwort: Hier können Sie die aktuellen Vorgaben zu einem Schlüsselwort hinterlegen, bzw. die Daten zu einem vorhandenen und passenden Schlüsselwort abrufen.

 

3.    Klicken Sie auf den Button „Buchen“ um die Buchungen entsprechend anzulegen.

 

 

 

7      Zusätzliche Funktionen

 

7.1    Verbuchung Rückgängig machen

 

Diese Funktion gilt nur Verbuchungen, die über die Funktion „Verbuchen MIT Sollstellung“ vorgenommen wurden.

Um eine vorgenommene Verbuchung rückgängig zu machen gilt folgender Ablauf:

1. Auswahl des betreffenden Datensatzes über die Suche.

2. Menü „Programmfunktionen“ -> „Verbuchung Rückgängig machen (Einzeln, nur bei  Sollstellung)“

 

7.2    Verbuchte Datensätze nachträglich löschen

 

1. Bei den zu löschenden Datensätzen eventuell bereits erzeugte Buchungen löschen

2. Über Filter zu löschende Datensätze ermitteln

3. Menü „Datenbank“ -> „Bei Kontoauszug ohne Buchung Verbucht-Markierung entfernen“ (Berechtigung 0 erforderlich): Bei allen Datensätzen ohne verknüpfte Buchung wird der Haken „Verbucht“ entfernt

4.  Über die Funktionen Menü „Datensatz“ -> „Löschen“ bzw. „Alle löschen“ lassen sich die Datensätze ohne Verbucht-Haken löschen.

 

 

7.3    Datensätze als Verbucht markieren

 

Um bereits importierte Datensätze als Verbucht zu markieren gehen Sie wie folgt vor:

1. Ermittlung der Datensätze über die Suchenfunktion

2. Menü „Datenbank“ -> „Kontoauszüge als verbucht markieren“ (Berechtigung 0 erforderlich): Bei allen Datensätzen der Selektionsmenge wird der Haken „Verbucht“ gesetzt, unabhängig davon, ob Buchungen verknüpft sind oder nicht.

 

 

 

 

8      Import DATEV

 

8.1    Allgemeines

 

Buchungen aus DATEV (z.B. Zahlungseingänge, Rücklastschriften, Mahngebüren) können über das Modul „Kontoauszug“  in Capitol übernommen werden. Dazu werden in DATEV die Zahlungseingänge in eine CSV-Datei exportiert, die anschließend im Modul „Kontoauszug“ von Capitol importiert wird.

 

 

 

8.2    Aufbau Importdatei

 

Die Importdatei ist eine CSV-Datei, Trennzeichen Semikolon.

 

Folgende Spalten werden vom Import verwendet und müssen an der angegebenen Position sein:

Beim Einlesen werden alle Zeilen mit Buchungskennzeichen „H“ („SollHaben“) ignoriert. Ausnahme stellt hier die Rücklastschrift dar. Die Ermittlung erfolgt anhnad des Kenners für Rücklastschrift im Buchungstext.

Über das Gegenkonto (= Debitornr. Person) wird beim Import die betroffene Person ermittelt.

Durch die Kombination von Gegenkonto und Beleg (Einheit Kurz) wird beim Import versucht, die betroffene Zuordnung zu ermitteln.

è Die Stellen nach „/“ sind die Kurzbezeichnung der Eeinheit „../1234567“

è Wird beim Import im Feld Verwendungszweck hinterlegt.

Format TTMM, als Jahr wird das von Nutzer angegebene Buchungsjahr verwendet

Über die Voreinstellungen wird aus der Kontonummer das entsprechende Bankkonto in Capitol ermittelt

Für Auswertung ob es sich um den Sonderfall Rücklastschrift (Kenner Rücklastschrift) oder Kautionseingang (Kenner Kautionseingang) handelt. Text wird beim Import zusätzlich zum Beleg im Feld Verwendungszweck gespeichert.

 

Alle anderen Spalten werden beim Import ignoriert.

 

 

 

8.3    Einstellungen für Import

 

Die Einstellungen werden in der DATEV-Import-Maske auf dem Reiter „Einstellungen“ hinterlegt:

 

 

 

1.    DATEV-Zeilen mit folgenden Konten berücksichtigen

Es werden nur Zeilen aus DATEV eingelesen, deren Konto (nicht Gegegenkonto) hier aufgeführt ist.

Um in der Liste ein neues Konto hinzuzufügen klickt man auf . In der Tabelle wird eine neue Zeile hinzugefügt.

Um ein Konto zu auszuwählen klicken Sie in die Zelle mit dem Text „Hier klicken“ und anschließend auf  um ein Konto auszuwählen.

Alternativ kann im blauen Feld eine Kontonummer eingegeben werden und mit Return-Taste das gewünschte Konto gesucht werden.

Mit einem Klick auf  kann die markierte Zeile gelöscht werden.

 

2.    Filter DATEV-Zeilen (für Einlesen)

Zeilen aus DATEV, deren Beleg die hier angegebene Mindestlänge unterschreiten, werden beim Einlesen ignoriert.

 

3.    DATEV-Kenner (Buchungstext) für Rücklastschrift

Zeilen aus DATEV, deren Buchungstext mit den hier angegebenen Kennern übereinstimmen, werden als Rücklastschrift erkannt.

Hierbei erfolgt eine Unterscheidung in:

a)   Rücklastschrift Kaution:   

Bei der Verbuchung wird der zugehörige Datensatz im Modul Kaution um eine negative Teilzahlung mit dem Betrag der Rücklastschrift ergänzt

b)   Sonstige Rücklastschrift:

Es erfolgt lediglich die Verbuchung der Rücklastschrift ohne Bezug auf die Kaution.

 

4.    DATEV-Kenner (Buchungstext) für Kautionseingang

Zeilen aus DATEV, deren Buchungstext mit dem hier angegebenen Kenner übereinstimmen, werden als Kautionseingang erkannt.

 

 

 

8.4    Importdatei einlesen

 

Für den Import aus DATEV gilt folgender Ablauf:

 

1.    Modul Kontoauszug, Menü „Import/Export“ -> „Import DATEV“.

2.    Es erscheint folgender Dialog:

 

3.    Unter Buchungsjahr wird das Jahr der zu importierenden Datensätze angegeben.

4.    Um die Importdatei auszuwählen, klicken Sie auf .

5.    Nach Auswahl der Importdatei werden die DATEV-Zeilen aus der Importdatei entsprechend den Einstellungen eingelesen.

6.    Über das Gegenkonto und den Beleg werden die zugehörigen Zuordnungen ermittelt.

7.    Findet das Modul keine Zuordnung, kann der entsprechende Zahlungseingang manuell korrigiert werden. Die betroffene Zeile wird rot hervor-gehoben.

 

Hinweis:

Beim Einlesen werden alle Zeilen mit Buchungskennzeichen „H“ („SollHaben“) ignoriert. Ausnahme stellt hier die Rücklastschrift dar. Die Ermittlung erfolgt anhand des Kenners für Rücklastschrift im Buchungstext.

 

 

8.5    DATEV-Zeilen bearbeiten

 

 

1.    Sortieren

Durch einen Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Liste aufsteigend nach der angeklickten Spalte sortiert.

Ist der Haken „ Sortierung: Zuerst alle Zeilen ohne Person sortieren“ gesetzt, werden alle Zeilen ohne Person (rot) als erstes sortiert und entsprechend an erster Stelle angezeigt.

 

2.    Person / Zuordnung verknüpfen

Um eine Person bzw. Zuordnung zu verknüpfen klicken Sie in die Spalte Person bzw. Zuordnung. Nun kann eine Person bzw. Zuordnung durch die Eingabe der zugehörigen Kurzbezeichnung und Bestätigung mit Return oder über einen Klick auf  ausgewählt werden.

Zahlungseingänge ohne zugeordnete Person werden beim Import ignoriert.

 

 

3.    Zeilen für Import daktivieren

Durch einen Doppelclick wird die angeklickte Zeile für den Import deaktiviert. In der Spalte „Import“ steht dann NEIN und die Zeile ist gelb hinterlegt.

Gelbe Zeilen werden beim Import ignoriert.

 

4.    Fehlerhafte exportieren

Über einen Klick auf den Button „Fehlerhafte exportieren“ werden alle DATEV-Zeilen ohne Verknüpfung zu einer Person nach Excel exportiert.

 

 

 

 

8.6    Import durchführen

 

Mit einem Klick auf „Importieren“ wird der eigentliche Import durchgeführt. Für jeden gültigen Zahlungseingang wird ein Kontoauszug angelegt. Zusätzlich werden hierbei auch die Einstellungen gespeichert.

 

 

8.7    Verbuchung von DATEV-Datensätzen

 

8.7.1     Mahngebühren

 

Ablauf:

1.    Der Mieter bezahlt Mahnbetrag + Mahngebühren -> Eingang auf dem Bankkonto

2.    Übergabe aus DATEV nach Capitol

3.    Betrag der vorhandenen OP’s ist um die Mahngebühren kleiner als der übergebene Betrag

4.    Bei der Funktion „Verbuchung MIT Sollstellung“ muss angegeben werden, wie die Verbuchung des Überzahlungsbetrages erfolgen soll.

5.    Hier Option „Sollbuchung auf Habenkonto plus Gegenbuchung an Bank“ setzen und das Habenkonto (z.B. gesondertes Konto für Mahngebühren) angeben.

6.    Bei der Verbuchung wird für die Überzahlung eine Sollbuchung (Haken Exportiert nicht gesetzt) auf das angegebene Habenkonto z.B. Mahngebühren mit folgenden Vorgaben erzeugt:

Datum                 Buchungsdatum aus DATEV

Objekt, Einheit   aus Zuordnung ermitteln

7.    Erzeugung der zugehörigen Bankbuchung (OP-Ausgleich, Haken Exportiert gesetzt) für die Mahngebühren

8.    Export der Sollbuchung für die Mahngebühren erfolgt über die Schnittstelle nach DATEV (Bankbuchung wird wegen gesetztem Exportflag nicht mehr exportiert)

 

 

 

8.7.2     Lastschrift / Rücklastschrift

 

Ablauf Lastschrift:

1.    Sollstellung z.B. 500.- in Capitol

2.    Export Capitol nach DATEV

3.    Lastschrift in DATEV

4.    DATEV gleicht aus gegen Konto 1399

5.    Import der Ausgleichsbuchung auf Konto 1399 aus DATEV nach Capitol

è Konto 1399 muss den Einstellungen hinterlegt sein

6.    Ausgleich der Sollstellung z.B. 500.- gegen Konto 1399

è Erstellung einer Gegenbuchung auf Konto 1399

 

Weiterer Ablauf bei Rücklastschrift

7.    Rücklastschrift in DATEV

è Betrag = Lastschriftbetrag + Rücklastschriftgebühr, z.B. 500.- + 4,50 = 504,50 €

è Zeile in DATEV-Datei: Kennzeichen „H“, Kenner für Rücklast im Text, z.B. „Ruecklast“

è Ermittlung ob Rücklastschrift anhand des Kenners für Rücklastschrift

8.    Import der Rücklastschrift aus DATEV in Capitol mit negativem Betrag und Geschäftsvorfall „DATEV Rücklastschrift“

9.    Erzeugen einer Sollbuchung in Capitol bei der Funktion „Verbuchung MIT Sollstellung“:

è Debitor an Konto Rücklastschrift (das Konto für die Rücklastschrift wird aus den Einstellungen übernommen)

è Haken Exportiert gesetzt

è Sollbetrag + Gebühr ist wieder offen z.B. 504,50€

10. Mieter bezahlt den offenen Betrag, z.B. 504,50 €, Verbuchung in DATEV

11. Übergabe über Schnittstelle an Capitol

12. Ausbuchen des OP’s in Capitol

13. Bei Rücklastschriften für Kaution (gesonderter Kenner unter den Einstellungen) wird der zur Zuordnung gehörende Kautionsbetrag aktualisiert. Dabei wird eine neue Teilzahlung mit dem negativen Betrag der Rücklastschrift angefügt:

 

8.7.3     Kaution

 

8.7.4     Kaution Sollstellung

 

Ablauf

1.    Eingabe der Kaution im Modul „Kaution“

2.    Sollstellung der Kaution im Modul „Kaution“

è Soll: 1593 Kaution

è Haben: Debitorkonto (= Forderungskonto + Person)

3.    Die Sollstellung für die Kautionen werden NICHT an DATEV übergeben

4.    Kaution wird bezahlt und in DATEV gebucht

5.    Übergabe an Capitol

è Zeile in DATEV-Datei: OHNE Kennzeichen „H“, Text z.B. „SB“, Gegenkonto „1213“

è Ermittlung ob Kautionseingang erfolgt anhand des Kenners für Kautionseingang, z.B. „SB“

è Konto 1213 muss in Capitol als Konto angelegt und im Modul „Kontoauszug“ in der Kontoliste hinterlegt werden

6.    Beim Einlesen wird die Person nicht über die Debitornummer verknüpft werden, da zu diesem Zeitpunkt i.d.R. noch der alte Mieter im Zimmer wohnt. Die Verknüpfung zur Person erfolgt manuell über die Reservierungszuordnung.

7.    Feld Geschäftsvorfall = „DATEV Kautionseingang“

 

 

 

8.7.5     Kaution Rückzahlung

 

Ablauf

1.    Sollstellung der Kautionsrückzahlung in Capitol

2.    Erstellung des DTAUS für die Rückzahlung in Capitol

3.    Ausbuchen der Rückzahlung in Capitol

4.    Übergabe der Kautionsrückzahlung plus zugehörige Bankbuchung über Schnittstelle an DATEV

 

 

 

9      SEPA verbuchen

9.1    SEPA automatisch verbuchen

 

 

 

Ablauf:

1.  Aufruf der Funktion „Verbuchen MIT Sollstellung (Alle)“

 

2.  Bei erstem Durchlauf mit automatischer Verbuchung gilt:

 

    1. Auszug wird automatisch verbucht sofern möglich
    2. Wenn keine automatische OP-Verbuchung möglich wird geprüft ob der Auszug per SEPA verbucht werden kann. SEPA, wenn folgende Kriterien erfüllt:

è Es ist ein DTA vorhanden der zum Auszug passt (Betrag, Zeitraum Einnahme/Ausgabe)

 

è Wird ein entsprechender SEPA gefunden, wird die Maske zum Ausbuchen des Sepas angezeigt und der Filter Sepa entsprechend gesetzt.

 

è Nach Bestätigen mit „Ausbuchen“ wird SEPA verbucht

è „Abbrechen“ bricht kompletten Verbuchungslauf ab

è „Überspringen“ überspringt den Auszug beim Verbuchen

 

3.  Bei zweitem Durchlauf keine Berücksichtigung von SEPA mehr

 


 

9.2    Freie OP-Suche

 

Neuer Filter und Spalte für die Zahlungsart in der Funktion

„Verbuchen mit freier OP-Suche (Einzeln)“

 

 

 


 

9.3    Mandanten übergreifende Bearbeitung

 

Die dem angemeldeten Bearbeiter zugeordneten Mandanten werden vorbelegt.

 

 

 

9.4    Auszugsnummer in Beleg

 

Bei allen Buchungsvorgängen wird in das Feld „Beleg“ der Bank-Buchung die Auszugsnummer des Kontoauszuges gesetzt.