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Handbuch

Capitol Classic

 

 

Kundendienst

 

v. 14.021

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1        Vorwort. 3

2        Anlegen von Wartungsverträgen. 3

3        Wartungstermine erledigen im Starter. 5

4        Termine / Aktivitäten. 6

5        Dokumente erstellen. 7

6        Reiter „Mieter“. 7

7        Stammblatt zu Kundendienst. 7

8        Aufruf Stammdaten. 8

9        Datumsfunktionen. 8

10      Wartungstermine im Termin-Modul. 8

11      Verknüpfung mit Störmeldung.. 9

11.1        Reiter Störmeldungen. 9

11.2        Filter für Störmeldungen. 10

11.3        Störmeldungsübersicht. 10

12      Auswertung Soll / Ist. 11

12.1        Aufruf der Auswertung.. 11

12.2        Aufbau der Auswertung.. 12

13      Versionsänderungen. 13

13.1        v. 14.021. 13

13.1.1         Anzahl Aufforderungen. 13

13.1.2         Reiter „Email“ 13

13.1.3         Serienemail - Aufforderung. 14

13.1.4         Reiter Ansprechpartner 19

13.1.5         Termin erledigen / ausfallen lassen. 20

 

 

 

 

 

 

 


 

1      Vorwort

 

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie in Capitol Wartungsverträge anlegen und die dadurch entstehenden Wartungstermine verwalten.

 

 

 

2      Anlegen von Wartungsverträgen

 

1.    Um einen neuen Wartungsvertrag anzulegen, klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“ in der Toolbar.

 

 

2.    Eingabe der Stammdaten auf Reiter „Stamm“:

 

 

Ist der Wartungsvertrag als Regelfall definiert, wird durch einen Klick auf den Rechnen-Button das Datum für die nächste Wartung automatisch in das entsprechende Feld eingetragen.

 

 

 

3.    Eingabe der Vertragsdaten auf dem Reiter „Vertragsverwaltung“:

 

Bei befristeten Verträgen kann über den Button  ein Ablaufdatum errechnet werden. Das Ablaufdatum wird aber auch beim Speichern automatisch gesetzt.

Das Ablaufdatum errechnet sich wie folgt:

Ablaufdatum =         Vertragsbeginn

+ x-mal Laufzeit

- Kündigungsfrist

 

Über den Datumsfilter auf dem Reiter „Suchen“ können z.B. alle Wartungsverträge angezeigt werden, die im nächsten Monat gekündigt werden können:

 

4.    Um den Wartungsvertrag anzulegen, klicken Sie auf den Button „Speichern“. Voraussetzung ist, dass alle benötigten Felder gefüllt sind (gelb markiert).

 

 

5.    Hat der Wartungsvertrag nicht den Status „erledigt“, kann ein Termin für die nächste Wartung angelegt werden, wenn sie folgende Abfrage mit „Ja“ beantworten.

 

 

3      Wartungstermine erledigen im Starter

 

1.    Wurde ein Termin für die nächste Wartung angelegt, so erscheint dieser bei entsprechender Filtereingabe (Gruppe = „Kundendienst“) auf dem Reiter „Termine“ im Starter:

 

 

2.    Mit einem Rechtsklick auf den generierten Termin kann dieser als erledigt markiert werden.

 

 

 

 

 

3.    Eingabe des Erledigungstermines und eventuell zu behebender Mängel als Aktivitäten:

 

4.    Der erledigte Termin wird auf das Datum „Erledigt am“ gesetzt und die angegebenen Aktivitäten angelegt.

 

5.    Bei einem Wartungsvertrag mit definiertem Regelfall wird nach der Erledigung automatisch der Termin für die nächste Wartung (ausgehend von „Erledigt am“) generiert.

 

6.    Im Kundendienst-Modul wird das Datum der letzten Wartung gleich dem Erledigungsdatum gesetzt. Bei Wartungsverträgen, die als Regelfall definiert sind, wird automatisch das Datum für die nächste Wartung berechnet.

 

 

 

4      Termine / Aktivitäten

 

Filter

Über den Filter „Aktivitäten“ auf dem Reiter „Suchen“ können die Datensätze in Abhängigkeit der verknüpften Aktivitäten angezeigt werden:

 

 

Historie

Auf dem Reiter „Termine / Aktivitäten“ erhalten Sie zu jedem Kundendienst-Datensatz eine Übersicht (Historie) aller verknüpften Termine mit dem zugehörigen Aktivitäten:

 

 

5      Dokumente erstellen

 

Dokument an Firma

  1. Reiter „Dokument“
  2. Button Neues Dokument  -> „Neu an Firma“
  3. Vorlage auswählen (mit Doppelclick oder OK):

Neue Vorlagen werden über den Link „Vorlagen festlegen“ definiert

 

  1. Es öffnet sich das Modul „Dokument“ mit der Verknüpfung zur Person „Firma“
  2. Textersetzung durchführen und Dokument speichern

 

 

Dokument an Mieter

  1. Reiter „Dokument“
  2. Button Neues Dokument  -> „Neu an Mieter“
  3. Vorlage auswählen (mit Doppelclick oder OK):

Neue Vorlagen werden über den Link „Vorlagen festlegen“ definiert

 

  1. Auswahl des gewünschten Mieters
  2. Es öffnet sich das Modul „Dokument“ mit der Verknüpfung zur Person „Mieter“
  3. Textersetzung durchführen und Dokument speichern

 

 

6      Reiter „Mieter“

 

Hier werden die Mietverträge angezeigt, die im Modul „Zuordnung“ zum Objekt bzw. zur  Einheit hinterlegt sind.

 

 

7      Stammblatt zu Kundendienst

 

Zu jedem Datensatz kann ein Stammblatt gedruckt werden:

è Menü „Drucken“ -> „Stammblatt“

 

 

8      Aufruf Stammdaten

 

Über die entsprechenden Buttons in der Toolbar können die Stammdaten-Module mit den Verknüpften Datensätzen aufgerufen werden.

 

             Objekt     Einheit     Raum       Firma (Person)

 

 

 

9      Datumsfunktionen

 

1.    Datum „nächste Wartung“ setzen für Selektionsmenge

Menü „Programmfunktionen“ -> „Datum nächste Wartung aus letzter Wartung und Intervall setzen (Selektionsmenge)“

 

2.    Wartungstermine für Selektionsmenge

Menü „Programmfunktionen“ -> „Termine für nächste Wartung anlegen (Selektionsmenge)“

 

3.    Ablaufdatum für Selektionsmenge

Menü „Programmfunktionen“ -> „Ablaufdatum berechnen (Selektionsmenge)“

Hinweis: Voraussetzung ist, dass der Vertrag befristet ist und die Laufzeiten angegeben sind.

 

10   Wartungstermine im Termin-Modul

 

Die Termine für Wartungsverträge werden bei entsprechender Filtereingabe ebenfalls im Modul Termine angezeigt.

11   Verknüpfung mit Störmeldung

 

Das Modul „Kundendienst“ besitzt nun einen Reiter „Störmeldung“ über dem Störmeldungen angelegt werden können, welche dann mit dem Kundendienst-Datensatz verknüpft werden.

 

11.1Reiter Störmeldungen

 

 

Unter dem Reiter „Störmeldungen“ lassen sich alle Störmeldungen einsehen die zum Kundendienst verknüpft sind. Desweiteren lassen sich Störmeldungen anlegen und bearbeiten.

 

Störmeldung öffnen

Mit einem Doppelklick auf eine Störmeldung öffnet sich das Modul Störmeldung mit dem entsprechenden Datensatz im Ansichtsmodus.

 

Störmeldung anlegen

Mit einem  Klick auf den „Neu“-Button  wird das Störmeldungsmodul im Eingabemodus geöffnet.

Wird nach vollendeter Eingabe die Störmeldung gespeichert, so wird diese mit dem Kundendienst verknüpft und erscheint in der Liste der verknüpften Störmeldungen.

 

Störmeldung bearbeiten

Über den „Bearbeiten“-Button wird die aktuell selektierte Störmeldung über das Störmeldungsmodul zum Bearbeiten aufgerufen. Nach dem Speichern werden die Änderungen in die Liste der verknüpften Störmeldungen übernommen.


 

11.2 Filter für Störmeldungen

 

Um über die verknüpften Störmeldungen zu suchen wurde dem Reiter „Suchen“ der Filter „Störmeldung“ hinzugefügt.

 

Als Ergebnismenge erhält man so alle Kundendienste die verknüpfte Störmeldungen mit den ausgewählten Status besitzen.

 

11.3 Störmeldungsübersicht

 

Unter dem Reiter „Stamm“ befindet sich nun eine Übersicht zu den verknüpften Störmeldungen. Sie zeigt an, wie viele Störmeldungen zu einem Kundendienst noch offen bzw. abgeschlossen sind.

 

Offene Störmeldungen vorhanden

 

Alle Störmeldungen abgeschlossen

 

 

 

 


 

12   Auswertung Soll / Ist

 

Das Modul „Kundendienst“ wurde um die Funktionalität erweitert eine Soll/Ist-Auswertung über selektierte Kundendienste zu generieren. Diese Auswertung wird in Excel dargestellt.

 

 

12.1Aufruf der Auswertung

 

Die Auswertung wird über den Menüpunkt „Import/Export“ -> „Excelexport Wartung Soll/Ist (Selektionsmenge) gestartet.

 

 

Daraufhin ist es möglich einen Pfad für die resultierende Exceldatei anzugeben.

 

 

Bestätig man diesen Dialog mit „Speichern“ so wird an dem ausgewählten Pfad die Auswertung generiert und anschließen in Excel geöffnet.


 

12.2 Aufbau der Auswertung

 

Spalten

 

Die Spalten der Auswertungen bestehen aus den verschiedenen Kategorien der Kundendienstdatensätze, die jeweils einen Block bilden. Zusätzlich gibt es einen Block „Gesamt“ der die Summe über alle Blöcke bildet.

 

 

 

 

 

 


 

Ein Block ist unterteilt in Soll, Ist und Offen

 

·         Soll         

Anzahl der Wartungen gemäß Wartungsintervall und letzter Wartung innerhalb des eingestellten Zeitraums

 

·         Ist

Anzahl der erledigten Termine innerhalb des Zeitraums, die mit dem Kundendienst verknüpft sind

 

·         Offen

Soll – Ist

 

 

Reihen

 

Die Reihen der Auswertung setzen sich aus den Gruppen der Kundendienstdatensätze zusammen.

                                               

 

13   Versionsänderungen

13.1v. 14.021

13.1.1  Anzahl Aufforderungen

 

1.    Das Modul „Kundendienst“ wurde um das Feld „Aufforderungen“ auf dem Reiter „Stamm“ erweitert.

 

2.    Hier kann nun zum Kundendienst festgelegt werden, wie oft eine Aufforderung erfolgt ist.

 

 

 

13.1.2  Reiter „Email“

 

1.    Das Modul „Kundendienst“ wurde um den Reiter „Email“ erweitert. Hier werden Emails angezeigt, welche mit der Funktion „Serienemail erstellen“ erstellt wurden.

 

 


 

13.1.3  Serienemail - Aufforderung

 

Sie haben nun die Möglichkeit aus dem Modul „Kundendienst“ eine Serienemail an gesetzte Firmen oder an gesetzte Mieter der Selektionsmenge zu senden.

 

13.1.3.1 Serienemail – Firmen

 

1.    Selektieren Sie die gewünschten Kundendienst Datensätze.

 

2.    Wählen Sie die Programmfunktion „Serienemail an Firmen (Selektionsmenge)“ aus.

 

 

 

 

3.    Es werden nun alle in den selektieren Kundendienstdatensätzen verknüpften Firmen als „Empfänger“ hinterlegt. Dabei werden doppelte automatisch entfernt.

 

4.    Empfänger ohne gültige Email werden Ihnen in roter Schrift angezeigt.

 

 

 

 

 

5.    Über die Buttons an der rechten Seite können Sie folgende Funktionen durchführen:

  1. Emailadresse aus Person setzen
  2. Emailadresse aus Ansprechpartner setzen
  3. Emailadresse aus abweichender Rechnungsadresse setzen
  4. Eintrag löschen
  5. Emailadresse ergänzen

 

 

 

6.    Wählen Sie bitte die Dokumentenvorlage aus, welche für den „Emailtext“ verwendet werden soll.

 

 


 

7.    Hinterlegen Sie nun einen Betreff für Ihre Serienemail. Bitte beachten Sie, dass das Feld Betreff ein Pflichtfeld ist.

 

 

 

8.    Geben Sie (falls gewünscht) eventuelle Änderungen der Einstellungen an

 

9.    Wählen Sie, ob die Emails in X Minuten verschickt werden sollen oder sofort. Bitte beachten Sie, dass Sie Emails, welche Sie sofort verschicken nicht mehr in Ihrem Emailprogramm bearbeiten können.

 

10. Sie haben nun die Möglichkeit über die Funktion „Aufforderung setzen“ automatisch den Wert der Aufforderung im Kundendienstdatensatz zu hinterlegen.

 

11. Bestätigen Sie die Generierung der Serienemails über „OK“

 

 


 

12. Wenn Sie die Option „Emails in … Minuten verschicken“ gewählt haben, werden die zu verschickenden Emails in den Postausgang geschoben. Diese können Sie nun über Doppelklick bearbeiten.

 

 

 

 

13.1.3.2 Serienemail - Mieter

 

1.    Selektieren Sie die gewünschten Kundendienst Datensätze.

 

2.    Wählen Sie die Programmfunktion „Serienemail an Mieter (Selektionsmenge)“ aus.

 

 


 

3.    Es werden nun alle in den selektieren Kundendienstdatensätzen verknüpften Mieter als „Empfänger“ hinterlegt. Dabei werden doppelte automatisch entfernt.

 

4.    Empfänger ohne gültige Email werden Ihnen in roter Schrift angezeigt.

 

 

 

5.    Über die Buttons an der rechten Seite können Sie folgende Funktionen durchführen:

  1. Emailadresse aus Person setzen
  2. Emailadresse aus Ansprechpartner setzen
  3. Emailadresse aus abweichender Rechnungsadresse setzen
  4. Eintrag löschen
  5. Emailadresse ergänzen

 

 

 

6.    Wählen Sie bitte die Dokumentenvorlage aus, welche für den „Emailtext“ verwendet werden soll.

 

 

 

7.    Hinterlegen Sie nun einen Betreff für Ihre Serienemail. Bitte beachten Sie, dass das Feld Betreff ein Pflichtfeld ist.

 

 

 

 

8.    Geben Sie (falls gewünscht) eventuelle Änderungen der Einstellungen an

 

9.    Wählen Sie, ob die Emails in X Minuten verschickt werden sollen oder sofort. Bitte beachten Sie, dass Sie Emails, welche Sie sofort verschicken nicht mehr in Ihrem Emailprogramm bearbeiten können.

 

 

10. Sie haben nun die Möglichkeit über die Funktion „Aufforderung setzen“ automatisch den Wert der Aufforderung im Kundendienstdatensatz zu hinterlegen.

 

11. Bestätigen Sie die Generierung der Serienemails über „OK“

 

 

 

12. Wenn Sie die Option „Emails in … Minuten verschicken“ gewählt haben, werden die zu verschickenden Emails in den Postausgang geschoben. Diese können Sie nun über Doppelklick bearbeiten.

 

 

13.1.4  Reiter Ansprechpartner

 

1.    Im Modul „Kundendienst“ wurde der Reiter „Ansprechpartner“ hinzugefügt. Hier werden Ihnen alle Ansprechpartner zur verknüpften Firma angezeigt.

 

 

2.    Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit folgende Punkte auf dem Reiter „Ansprechpartner“ durchzuführen:

 

  1. Neuen Ansprechpartner anlegen
  2. Markierten Ansprechpartner bearbeiten
  3. Markierten Ansprechpartner kopieren
  4. Ansprechpartner nach Excel exportieren
  5. Email an markierten Ansprechpartner senden
  6. Markierten Ansprechpartner löschen

 

 

 

13.1.5  Termin erledigen / ausfallen lassen

 

1.    Es wurden Funktionen auf dem Reiter „Termine / Aktivitäten“ ergänzt.

 

2.    Wird ein Termin markiert erscheinen ab sofort die folgenden Funktionsmöglichkeiten:

  1. Termine erledigen ohne Bestätigung
  2. Termine erledigen mit Bestätigung
  3. Termine ausfallen lassen

 

 


 

13.1.5.1 Termin erledigen ohne Bestätigung

 

1.    Wählen Sie den gewünschten Kundendienst aus

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter „Termine / Aktivitäten“

 

 

 

3.    Markieren Sie den gewünschten Termin

 

4.    Klicken Sie auf „Termin erledigen ohne Bestätigung“

 

 

 

5.    Der Termin wird nun auf erledigt gesetzt. Capitol setzt das Datum für nächste Wartung automatisch hoch und generiert für dieses Datum einen Termin.

 


 

13.1.5.2 Termin erledigen mit Bestätigung

 

1.    Wählen Sie den gewünschten Kundendienst aus

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter „Termine / Aktivitäten“

 

 

 

3.    Markieren Sie den gewünschten Termin

 

4.    Klicken Sie auf „Termin erledigen mit Bestätigung“

 

 


 

5.    Bei dieser Funktion wurde zu den bereits vorhandenen Hinterlegungsmöglichkeiten von „Aktivitäten“ und „Dokumenten“ zum Wartungstermin ein Reiter „Störmeldungen“ ergänzt. Hier können Sie beim erledigen des Termins Störmeldungen, die von der Wartungsfirma angemahnt wurden erfassen.

 

 

 

6.    Wird die Eingabe mit OK bestätigt wird der Termin auf erledigt gesetzt. Capitol setzt das Datum für nächste Wartung automatisch hoch und generiert für dieses Datum einen Termin.

 

 

13.1.5.3 Termin ausfallen lassen

 

1.    Wählen Sie den gewünschten Kundendienst aus

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter „Termine / Aktivitäten“

 

 

 

3.    Markieren Sie den gewünschten Termin

 

4.    Klicken Sie auf „Termin ausfallen lassen“

 

 

 

5.    Im Termin wird vor die Bezeichnung „(ausgefalle)“ vorangeschrieben. Dieser Termin bleibt als „nicht erledigt“ gekennzeichnet. Capitol setzt jedoch trotzdem das Datum für nächste Wartung automatisch hoch und generiert für dieses Datum einen neuen Termin.