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Capitol

Erste Schritte

Indexverwaltung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Inhalt

1        Vorab Einstellungen. 3

1.1          Indexwerte aktualisieren. 3

1.2          Indexwerte anzeigen. 4

2        Zuordnungen mit Indexmiete. 5

2.1          Reiter Gewerbe. 5

2.2          Sollzahlungen mit Indexwerten verknüpfen. 9

3        Durchführen der Indexmieterhöhung.. 12

4        Anschreiben Mietanpassungen drucken. 16

5        Weitere Funktionen. 17

5.1          Mietberechnungen verwalten. 17

5.2          Basis ändern. 18

5.3          Indexwerte bei allen Zuordnungen in der aktuellen Selektion. 20

5.4          Funktionsübersicht der Indexmieterhöhung: 22

6        Begrenzung der Indexmiete. 23

6.1          Begrenzung erfassen. 23

6.2          Indexmieterhöhung durchführen. 24

6.3          Anschreiben bei aktiven Begrenzungen. 26

7        Jährliche Indexmieterhöhung.. 26

7.1          Allgemein. 26

7.2          Neue Option „Jährliche Indexmietanpassung“ 26

7.3          Index bei der Sollzahlung.. 27

7.4          Indexmietanpassung durchführen. 27

 

 

 

 

 

 

 


 

1      Vorab Einstellungen

1.1    Indexwerte aktualisieren

 

Für die Indexmieterhöhung ist es wichtig, dass die Indexwerte in Capitol hinterlegt sind.

Diese können mit dem Modul „Indexverwaltung“ angelegt werden. Wir stellen Ihnen die aktuellen Indexwerte online zur Verfügung.

 

 

1.    Öffnen Sie die Einstellungen in Capitol Classic.

 

 

 

2.    Klicken Sie auf „Globale Einstellungen“ und setzen Sie den Haken bei „Indexwerte online aktualisieren“

 

3.    Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“

 

 

 

 

 

1.2    Indexwerte anzeigen

 

1.    Öffnen Sie das Zuordnungsmodul

 

 

 

2.    Bevor Sie fortfahren prüfen Sie im Menü unter  „Optionen“ -> „Einstellungen“ auf dem Reiter Anzeige die Option „Indexwert anzeigen“ gesetzt ist, da sonst einige der folgenden Index-spezifischen Funktionen nicht verfügbar sind.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2      Zuordnungen mit Indexmiete

2.1    Reiter Gewerbe

 

1.    Öffnen Sie das Zuordnungsmodul

 

 

2.    Wählen Sie die gewünschte Zuordnung aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“

 

 

3.    Wechseln Sie auf den Reiter „Gewerbe“. Hier werden die für die Berechnung der Indexmieterhöhung wichtigen Daten hinterlegt, bzw. angezeigt.

 

4.    Setzen Sie den Haken bei „Indexmiete“

 

 


Unter „Schwellenwert“ können Sie festlegen welche Schwelle die Miete einer Erhöhung überschreiten muss, um tatsächlich gültig zu werden. Die Schwelle können Sie entweder als Prozentwert oder als Änderung in Punkten eingeben, je nachdem wie Sie im Mietvertrag festgelegt ist.

 

 

Unter „Obergrenze“ legen Sie fest welchen Maximalwert die Miete erreichen kann, in Prozent oder Miete / qm.

 

 

Sind keine Obergrenzen gesetzt ergibt sich die neue Zahlung aus dem errechneten Betrag, ansonsten beschränkt die kleinere der beiden möglichen Obergrenzen den errechneten Betrag.

 

Diese Angaben können Sie für jede Zuordnung manuell vornehmen oder automatisch für alle selektierten Zuordnungen setzen. Hierzu beachten Sie den Punkt Wichtige Funktionen

 

 

Unter den Feldern „Datum der letzten Indexerhöhung“ und „Nächste Erhöhung ab“ kann folgendes eingestellt werden:

 

 

Das Datum der letzten Indexmieterhöhung wird von Capitol automatisch gesetzt, wenn eine Indexmieterhöhung durchgeführt wurde. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit dieses Datum manuell zu setzen.

 

 

Wird eine Indexmieterhöhung durchgeführt und in den Filtereinstellungen der Indexberechnung im Feld „Letzte Erhöhung vor dem“ ein Datum vor dem, als letzte Indexerhöhung hinterlegtes Datum gewählt, ist für diese Zuordnung keine Indexanpassung möglich auch wenn die Zuordnung/Zahlung erhöht werden könnten.

 

 

Sobald in den Filtereinstellungen im Feld „Letzte Erhöhung vor dem“ ein Datum nach dem, als letzte Indexerhöhung hinterlegtem Datum gesetzt wurde, ist für diese Zuordnung eine Indexanpassung möglich, wenn die Zuordnung/Zahlung erhöht werden kann.

 

Das Datum der nächsten Erhöhung können Sie manuell setzen, um eventuelle Zuordnungen/Zahlungen von der nächsten gültigen Erhöhung auszuschließen.

 

 

Wird eine Indexmieterhöhung durchgeführt und in den Filtereinstellungen der Indexmietberechnung der Haken bei „Nächste Erhöhung ab“ gesetzt und im Datumsfeld ein Datum vor dem, als nächste Erhöhung hinterlegten Datums gewählt, ist für diese Zuordnung keine Indexanpassung möglich auch wenn die Zuordnung/Zahlung erhöht werden könnte.

 

 

 

 

 

Sobald in den Filtereinstellungen im Feld „Nächste Erhöhung ab“ ein Datum nach dem, als nächste Erhöhung hinterlegtem Datum gesetzt wurde, ist für diese Zuordnung eine Indexanpassung möglich, wenn die Zuordnung/Zahlung erhöht werden kann.

 

 

 

 

5.    Speichern Sie Ihre Eingaben ab.

 


 

2.2    Sollzahlungen mit Indexwerten verknüpfen

 

1.    Öffnen Sie das Zuordnungsmodul

 

 

2.    Wählen Sie die gewünschte Zuordnung aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“

 

 

3.    Markieren Sie die gewünschte Sollzahlung und klicken Sie auf „Zahlungsentwicklung“

 

 

4.    Markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf „Bearbeiten“. (Ist noch keine Zahlung vorhanden klicken Sie auf „NEU“)

 

 

5.    Geben Sie das Datum für den Index der Sollzahlung an.

6.    Dieses finden Sie im Mietvertrag.

7.    Wurde das Datum gesetzt, kann über den „grünen Pfeil“ der zugehörige Index automatisch gesetzt werden.

8.    Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“.

Zur Information:

Bei einem künftigen Indexdatum recht es, wenn Sie nur das Datum angeben. Der zugehörige Indexwert wird dann automatisch ermittelt, sobald dieser vorhanden ist.

 

 

 

 

Beispiel Mietvertrag:

 

 

 

9.    Bestätigen  Sie ebenfalls den Dialog „Zahlungsentwicklung“ mit „OK“.

 

 

10. Speichern Sie die Zuordnung ab.

 

 

11. Führen Sie diese Eingaben für alle gewünschten Zuordnungen mit Indexmiete durch.


 

3      Durchführen der Indexmieterhöhung

 

1.    Suchen Sie alle Zuordnungen die erhöht werden sollen.

 

2.    Wählen Sie im Menü „Zahlungsanpassungen“ à „Indexmieterhöhung“ à „Neue Indexmieterhöhung“ (Selektionsmenge)“.

 

 

3.    Haben Sie keine Zuordnungen selektiert wird die Berechnung für alle gültigen Zuordnungen durchgeführt, die Indices verknüpft haben.

 

 

4.    Legen Sie hier die zeitliche Grenze („Letzte Erhöhung vor dem“) für die Zuordnungen  fest, die in der Berechnung berücksichtigt werden sollen. Ausschlaggebend ist hier das „Gültig ab“ – Datum der jeweils aktuellen Sollzahlungen, die mit einem Index verknüpft sind.

 

 

5.    Unter „Neue Zahlungen gültig ab“ legen Sie das Datum fest zu dem neue Zahlungen aus der Indexberechnung gültig werden sollen.

 

 

 

 

 

 

6.    Wählen Sie aus, ob die Berechnung nach Nettobetrag, nach Netto qm oder nach Menge durchgeführt werden soll.

 

Definition der Einstellungen:

 

a.  Berechnung nach Nettobetrag

à Berechnung bezogen auf die bei der Sollzahlung hinterlegte Nettomiete

b.  Berechnung nach Netto qm

à Berechnung bezogen auf die bei der Sollzahlung hinterlegte Netto qm

c.  Berechnung nach Menge

à  Bezogen auf die bei der Sollzahlung hinterlegte Menge = Fläche

 

 

7.    Ist der Haken „Nur Zuordnungen mit möglicher Mietanpassung“ gesetzt, werden alle Zuordnungen die nach Indexberechnung nicht erhöht werden können nicht aufgeführt.

 

 

 

8.    Über „Berechnung starten“ wird die Berechnung durchgeführt und die Ergebnisse  in der Tabelle angezeigt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.    Mit einem Doppelklick auf eine Zeile erhalten Sie Details zur Berechnung der gewählten Zuordnung:

 

 

10.  Alle Zuordnungen/Zahlungen die erhöht werden können haben nach der Berechnung automatisch den Haken vor der jeweiligen Zeile gesetzt. Soll eine Zuordnung oder Zahlung nicht angepasst werden entfernen Sie den Haken in der entsprechenden Zeile.

 

 

11. Um die neuen Zahlungen anzulegen klicken Sie auf „Neue Zahlungen anlegen“.

 

12. Es öffnet sich ein Dialog der „Indexmieterhöhung“

 

13. Geben Sie hier die Bezeichnung für die Berechnung an.

 

Die hier angegebene Bezeichnung wird verwendet um

 

14.  Bestätigen Sie mit „OK“, um die Zahlungsanpassung durchzuführen. Dabei werden die neuen Sollzahlungen angelegt, für jede betroffene Zuordnung ein Dokumenteintrag mit dem zugehörigen Anschreiben generiert und die Mietberechnung gespeichert.

 

 

15.  Die Indexmietanpassung wurde nun durchgeführt. In den betroffenen Zuordnungen wird der neue Sollzahlungsbetrag hinterlegt und mit dem eingegebenen Betreff gekennzeichnet.

 

 

 

16. Auf dem Reiter „Dokumente“ bei den angepassten Zuordnungen wurde nun das Anschreiben automatisch als PDF hinterlegt.

 

4      Anschreiben Mietanpassungen drucken

Um alle Anschreiben für die durchgeführte Indexmieterhöhung zu drucken, öffnen Sie bitte das Modul „Dokument“.

 

1.    Geben Sie bei den Filtereinstellungen den zuvor gesetzten Betreff in die „Jokersuche“ ein.

2.    Klicken Sie auf „Suchen“

3.    Nun werden Ihnen alle generierten Anschreiben angezeigt.

4.    Um diese auf einmal zu drucken, klicken Sie auf „Seriendruck“

 

 

5.    Wählen Sie den Drucker aus und bestätigen Sie mit OK

 

 

 

 

 

 

5      Weitere Funktionen

5.1    Mietberechnungen verwalten

 

Da bei der Indexmietberechnung der komplette Vorgang gespeichert wird können durchgeführte Berechnungen eingesehen werden. 

 

1.    Öffnen Sie das Zuordnungsmodul

 

 

2.    Klicken Sie dazu im Menü „Zahlungsanpassungen“ -> „Indexmieterhöhung“ -> „Indexmietanpassungen“ um eine Übersicht über alle vorhanden Berechnungen zu erhalten.

 

 

 

3.    Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben (Priorität 0 im Modul Zuordnung) kann eine Indexberechnung wieder rückgängig gemacht werden. Klicken Sie dazu auf .

 

4.    Ein Doppelklick auf eine Zeile oder auf  zeigt die jeweiligen Berechnung an.

 

5.2    Basis ändern

Um die Basis der verknüpften Indexwerte zu ändern müssen die Indexwerte zuerst aktualisiert werden.

 

1.    Öffnen Sie die Indexverwaltung. Diese finden Sie unter dem Modulpunkt „Vertragsmanagement“.

 

 

2.    Klicken Sie auf „Import/Export / Indexwerte online aktualisieren“

 

 

3.    Klicken Sie auf Vorhandene Indexwerte überschreiben

 

 

 

4.    Die Indexwerte wurden aktualisiert.

 

 

 

 

5.    Wechseln Sie in das Modul Zuordnung. Dieses finden Sie unter dem Modulpunkt „Stammdaten“.

 

 

6.    Wählen Sie die zu ändernden Zuordnungen aus.

7.    Klicken Sie auf die Funktion „Datenbank/Indexbasis ändern (Selektionsmenge)“

 

 

8.    Wählen Sie die neue Basis aus und bestätigen Sie mit OK.

 

 


 

9.    Die Indexbasis wurde bei allen Zuordnungen der Selektionsmenge geändert.

 

 

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur bei Zahlungen durchgeführt werden kann, welche einen Index hinterlegt haben. Ebenfalls muss der Haken Indexmiete auf dem Reiter „Gewerbe“ gesetzt sein.

 

5.3    Indexwerte bei allen Zuordnungen in der aktuellen Selektion

 

Haben Sie die entsprechende Berechtigung im Modul Zuordnung können Sie die Indexwerte für alle Zuordnungen in der aktuellen Selektion setzen.

 

Wählen Sie dazu im Menü „Datenbank“ die Funktion „Indexwerte der Sollzahlungen setzen (Selektionsmenge)“:

 

 

Wählen Sie die gewünschte Basis für die Indexwerte aus und setzen für jedes Konto das für die Indexmietberechnung berücksichtigt werden soll einen Haken.

 

Ist die Option „Vorhandene Indexwerte überschreiben“ gesetzt werden auch bei Zahlungen die bereits einen Index gesetzt haben der Indexwert neu ermittelt.

 

Ist die Option „Indices bei Konten ohne Haken entfernen gesetzt“ wird die Indexverknüpfung bei den entsprechenden Zahlungen entfernt.

 

Klicken Sie dazu im Menu „Zahlungsanpassungen“ auf „Indexschwellenwert und –Obergrenze setzen (Selektionsmenge)“.

 

Tragen Sie hier die gewünschten Werte ein und Klicken auf „OK“ um alle Zuordnungen in der Selektion anzupassen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Um die Zuordnungen nach Schwellenwerten besser filtern zu können, können Sie in den entsprechenden Zuordnungen auf dem Reiter „Details“ das Feld „Art der Mieterhöhung“ auf einen passenden Wert setzten z.B. „10% Basis 2000“.

 

Diesen Filter setzen Sie dann im Reiter Suchen unter „Zuordnungen – Detail“ und klicken dann auf „Suchen“.

 

 


 

5.4    Funktionsübersicht der Indexmieterhöhung:

 

1.    Suchen Sie alle Zuordnungen die erhöht werden sollen.

 

2.    Wählen Sie im Menü „Zahlungsanpassungen“ à „Indexmieterhöhung“ à „Neue Indexmieterhöhung“ (Selektionsmenge)“.

 

 

3.    Haben Sie keine Zuordnungen selektiert wird die Berechnung für alle gültigen Zuordnungen durchgeführt, die Indices verknüpft haben.

 

 

4.    Am unteren Fensterrand der Indexberechnung sind eine Reihe von Funktionen untergebracht:

 

 

 

 

 

 

 

6      Begrenzung der Indexmiete

 

In manchen Gewerbemietverträgen wird vereinbart, dass bei einer Indexmietanpassung nicht der volle mögliche Erhöhungsbetrag sondern nur ein bestimmter Anteil (z.B. 65%) davon angesetzt werden darf. Für die vorhandene Indexmieterhöhung in Capitol wurde hierfür eine zusätzliche Begrenzung des Erhöhungsbetrages implementiert.

 

 

6.1    Begrenzung erfassen

 

1.    Öffnen Sie das Modul „Zuordnung“.

 

2.    Wählen Sie die betreffende Zuordnung aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“.

 

 

 

3.    Wechseln Sie auf den Reiter „Gewerbe“.

 

4.    Hier können Sie nun die Option „Begrenzung Erhöhung“ setzen.

 

5.    Wird diese Option gesetzt haben Sie die Möglichkeit die Begrenzung in Prozent anzugeben (z.B.: 65 %). Bitte beachten Sie, dass die Begrenzung nur zwischen 0% und 100% liegen darf.

 

  


 

6.    Speichern Sie Ihre Eingabe ab.

 

 

 

7.    Wiederholen Sie diese Eingabe für alle gewünschten Zuordnungen.

 

 

6.2    Indexmieterhöhung durchführen

 

1.    Wählen Sie die gewünschten Zuordnungen aus.

 

2.    Klicken Sie auf „Zahlungsanpassungen“ à „Neue Indexmietanpassung (Selektionsmenge)“

 

 

 

3.    Klicken Sie auf „Zahlungsanpassungen“ à „Neue Indexmietanpassung durchführen“.

 

4.    Geben Sie im folgenden Dialog alle gewünschten Einstellungen an und klicken Sie auf „Berechnung starten“.

 

 


 

5.    Es werden Ihnen alle möglichen Anpassungen angezeigt.

 

6.    Wird nun die gewünschte Position mit „Doppelklick“ geöffnet wird bei Zuordnungen, mit dem Haken „Begrenzung aktiv“ die Begrenzte Erhöhung in % angegeben.

 

 

 


 

6.3    Anschreiben bei aktiven Begrenzungen

 

Das Anschreiben wurde im Falle einen aktiven Begrenzung wie folgt angepasst:

 

1.    In der Spalte Erhöhung wird in Klammern die unverminderte Erhöhung angezeigt

 

2.    Eine Fußnote zur durchgeführten Begrenzung wird ergänzt

 

 

 

7      Jährliche Indexmieterhöhung

7.1    Allgemein

Die Indexmietanpassung soll unabhängig von Schwellenwert oder Obergrenze einmal im Jahr erfolgen.

Im Mietvertrag ist der Monat festgelegt, für den der Indexwert zu ermitteln ist.

Ebenfalls vorgegeben ist das Datum, ab dem die neue Miete gültig ist.

Beispiel: Indexwert für Juli und „Gültig ab“ 1.September

 

7.2    Neue Option „Jährliche Indexmietanpassung“

 

1.    Öffnen Sie das Modul Zuordnung und wechseln Sie auf den Reiter „Gewerbe“.

 

2.    Setzen Sie den Haken bei Jährliche Indexanpassung

 

 

Bei gesetztem Haken wird Schwellenwert und Obergrenze ausgeblendet.

Die Option muss für jede Zuordnung extra gesetzt werden. Ist nur die Option „Indexmiete“ gesetzt erfolgt die Indexmieterhöhung anhand von Schwellenwert und Obergrenze.

 

7.3    Index bei der Sollzahlung

In der Sollzahlungsmaske werden beim Konto für Miete folgende Daten hinterlegt:

Ist zum Zeitpunkt der Eingabe der Indexwertwert noch nicht verfügbar, reicht die Eingabe des Datums. Der Indexwert wird dann bei der Indexmietanpassung automatisch ermittelt, sobald vorhanden.

7.4    Indexmietanpassung durchführen

 

1.  Zuordnungen mit Indexmiete suchen -> Filter „Indexmiete“

 

2.  Menü „Zahlungsanpassungen“ -> „Neue Indexmieterhöhung (Selektionsmenge)“

 

Mietanpassung (+/-) ist möglich, wenn aktueller Indexwert zu dem Monat verfügbar ist, der sich aus der aktuellsten Sollzahlung ergibt.

In folgendem Beispiel könnte die nächste Erhöhung durchgeführt werden, sobald der Indexwert für Juli 2016 verfügbar ist.

 

 

 

Das „Gültig ab-Datum“ für die angepasste Miete ergibt sich aus dem Monat der aktuellsten Sollzahlung und dem  aktuellen Jahr.

In folgendem Beispiel wäre das der 01.09.2016.

 

 

Die möglichen Indexmieterhöhungen werden in der folgenden Maske angezeigt:

 

Das Datum „Gültig ab Neu“ kann bei jährlicher Indexmietanpassung manuell geändert werden.