216_20110620173534375Sommer Informatik GmbH

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Handbuch

Capitol

 

Zuordnung

 

v.14.255


 

 

 

1        Allgemein. 5

2        Funktionen aus der Zuordnung im Starter von Capitol. 5

2.1          Reiter Objekte – Mieterwechsel durchführen. 5

2.2          Reiter Zuordnungen/Sollzahlungen. 7

3        Zuordnungsmodul. 7

3.1          Neue Zuordnung anlegen. 7

3.1.1      Verknüpfungen setzen. 8

3.1.2      Zuordnungsdaten. 11

3.1.3      Aktuelle Sollzahlungen. 11

3.2          Sonderfall „Zuordnung mit Zahlungszyklus täglich hinterlegen“ 15

3.2.1      Starter 16

3.2.2      Sollstellung. 16

3.2.2.1         Sollstellung erstellen. 17

3.3          Reiter Details. 19

3.4          Zuordnung suchen. 20

3.4.1      Schnellsuche. 20

3.4.2      Weitere Filtereinstellungen im Zuordnungsmodul 22

3.4.2.1         Spalten anordnen. 22

3.4.2.2         Einzelne Spalte als Filteroption verwenden. 22

3.5          Zuordnung bearbeiten. 24

3.6          Zuordnung löschen. 25

3.7          Zuordnungen mit Mietpreisliste. 27

3.7.1      Mietpreisliste festlegen. 27

3.7.2      Aktuelle Sollzahlungen über Mietpreisliste. 28

3.8          Funktionen der Menüleiste. 30

3.8.1      Datensatz. 30

3.8.2      Bearbeiten. 31

3.8.3      Drucken. 32

3.8.3.1         Liste. 32

3.8.3.2         Stammblatt 34

3.8.3.3         Mietvertrag. 35

3.8.3.4         Nutzerstammblatt 37

3.8.3.5         Historie Sollzahlungen. 38

3.8.3.6         Historie Sollzahlungen (Selektionsmenge) 39

3.8.3.7         Nutzerliste. 40

3.8.3.8         Zuordnungslisten. 42

3.8.3.9         Sollzahlungsliste nach Zuordnungen. 54

3.8.3.10       Übersicht Sollzahlungen – Detail 55

3.8.3.11       Flächenauswertung. 58

3.8.3.12       Flächenänderungen. 60

3.8.3.13       Vermietbare Fläche nach Steuerpflicht 62

3.8.4      Import / Export 63

3.8.4.1         Sollzahlungsliste nach  Objekt (Excel) 63

3.8.4.2         Nutzerliste nach Excel exportieren. 64

3.8.4.3         Zuordnungsliste nach Excel exportieren. 65

3.8.4.4         Mieterliste nach Excel exportieren. 66

3.8.4.5         Liste Ansprechpartner nach Excel exportieren. 69

3.8.4.6         Monatsvergleich. 70

3.8.5      Programmfunktionen. 71

3.8.5.1         Aktualisieren (alle Zuordnungen) 71

3.8.5.2         Datumsfelder Vertragsverwaltung aktualisieren. 71

3.8.5.3         Email schreiben. 72

3.8.5.4         Vertrag beenden. 72

3.8.5.5         Leerstände generieren. 73

3.8.5.6         Manuelle Sollstellung. 76

3.8.5.7         Kündigung setzen. 79

3.8.5.8         Zuordnung ändern ohne Restriktionen. 80

3.8.5.9         Umlageeinstellungen der aktuellen Zuordnung für alle übernehmen. 81

3.8.5.10       Zuordnung Verlauf 81

3.8.5.11       Nutzerwechsel anzeigen. 83

3.8.5.12       Zuordnung mit weiteren zusammenfassen. 84

3.8.5.13       Zuordnungen mit gleicher Person, Einheit und Vertragsbeginn            zusammenfassen. 86

3.8.5.14       Rechnung aus Sollstellung erstellen. 87

3.8.5.15       City Tax. 88

3.8.6      Zahlungsanpassungen. 90

3.8.6.1         Indexmietanpassung. 90

3.8.6.2         Funktionen der Indexmieterhöhung: 99

3.8.6.3         Mieterhöhung nach Mietspiegel 103

3.8.6.4         Index-schwellenwert und –Obergrenze setzen. 105

3.8.6.5         Obergrenze €/m² aus Mietspiegel der Einheit + Aufschlag setzen. 106

3.8.6.6         Neuen Sollzahlungsbetrag festlegen. 106

3.8.6.7         Mietsteigerung. 107

3.8.6.8         Mindestmiete erhöhen. 109

3.8.6.9         Mindestmiete mit aktueller Mietzahlung vergleichen. 109

3.8.6.10       Sollzahlungen an Mietpreisliste anpassen. 110

3.8.7      Ansicht 111

3.8.8      Datenbank. 112

3.8.8.1         Logdaten. 112

3.8.8.2         Verknüpfungen ändern. 112

3.8.8.3         Felder setzen. 113

3.8.8.4         Nummernkreis aktualisieren. 115

3.8.8.5         Flächen aus Objekt/Einheit/Raum setzen. 115

3.8.8.6         Fläche 1 aus Fläche 2 setzen. 115

3.8.8.7         Indexwerte der Sollzahlungen setzen. 116

3.8.8.8         Indexbasis ändern. 117

3.8.8.9         Indexdatum Sollzahlung aus verknüpftem Indexwert setzen. 117

3.8.9      Optionen. 118

3.8.9.1         Allgemeine Einstellungen. 118

3.8.9.2         Einstellungen für Kurz. 127

3.9          Definition Symbolleiste. 129

3.10        Weitere Reiter im Modul Zuordnung.. 130

3.10.1         Gewerbe. 130

3.10.2         Vertragsverwaltung. 131

3.10.2.1       Unbefristet 132

3.10.2.2       Befristet 132

3.10.3         Kaution. 133

3.10.4         FiBu. 135

3.10.5         BK. 136

3.10.6         BK II 138

3.10.7         Flächen. 139

3.10.8         Zähler / - stände. 140

3.10.8.1       Allgemein. 140

3.10.9         Dokumente. 142

3.10.9.1       Dokument hinzufügen. 142

3.10.9.1       Einzelne Dokumente hinzufügen. 142

3.10.9.2       Handbuch Dokumentenmanagement 143

3.10.10       Termine/ Aktivitäten. 144

3.10.10.1          Allgemein. 144

3.10.10.2          Funktionen Reiter Termine. 144

3.10.10.3          Handbuch Termine / Aktivitäten. 145

3.10.11       Buchungen. 145

3.10.11.1          Allgemein. 145

3.10.11.2          Funktionen Reiter Buchungen. 145

3.10.11.3          Handbuch Buchungen. 146

3.10.12       Email 146

3.10.12.1          Allgemein. 146

3.10.12.2          Handbuch Emailmodul 146

3.10.13       Telefon. 147

3.10.13.1          Allgemein. 147

3.10.13.2          Funktionen Reiter Telefon. 147

3.10.13.3          Handbuch Telefonverwaltung. 147

3.10.14       Bilder 147

3.10.14.1          Bild hinzufügen. 148

3.10.14.2          Handbuch Bildermodul 149

3.10.15       Ansprechpartner 149

3.10.15.1          Ansprechpartner anlegen. 149

3.10.15.2          Ansprechpartner bearbeiten. 151

3.10.15.3          Ansprechpartner kopieren. 152

3.10.15.4          Weitere Funktionen. 154

3.10.15.5          Handbuch Ansprechpartner 154

3.10.16       Rechnung. 155

3.10.17       Inventar 155

3.10.17.1          Allgemein. 155

3.10.17.2          Handbuch Inventar 155

3.10.18       Optionen. 156

4        Reiter Zuordnungen in anderen Modulen. 156

4.1          Objektmodul. 156

4.2          Einheitenmodul. 157

4.3          Personenmodul. 159

 


 

1      Allgemein

 

Zuordnungen sind die rechtlichen Verknüpfungen zwischen Einheiten, Personen und Verträgen. Hier können alle Verträge, vom Mietvertrag bis zur Dienstbarkeit, eingegeben und verwaltet werden, unabhängig davon, ob mit Zahlungsfluss oder unentgeltlich. Zu jedem Vertrag werden die Kosten z.B. Miete, Betriebs- und Heizkosten usw. eingeben und mit FiBu-Konten verknüpft, sodass eine automatische Sollstellung erfolgen kann. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden.

 

2      Funktionen aus der Zuordnung im Starter von Capitol

2.1    Reiter Objekte – Mieterwechsel durchführen

 

Auf dem Reiter Objekte erhalten Sie einen Überblick der bereits angelegten Objekte, Einheiten und Räume sowie der aktuellen Mieter.

 

Um einen Mieterwechsel durchzuführen gehen Sie wie folgt vor:

 

 

 

1.    Markieren Sie die gewünschte Einheit.

 

2.    Klicken Sie auf Mieterwechsel.

 

 

 

3.    Geben Sie das Vertragsende an.

 

4.    Wählen Sie den neuen Mieter über den orangen Pfeil aus.

 

5.    Der Vertragsbeginn wird anhand des Vertragsendes erstellt.

 

6.    Die Sollzahlungen werden vom vorherigen Mietverhältnis übernommen. Geben Sie hier eventuelle Änderungen ein.

 

7.    Bestätigen Sie mit OK.

 

8.    Der Mieterwechsel wurde durchgeführt.

 

 

2.2    Reiter Zuordnungen/Sollzahlungen

 

 

Auf dem Reiter „Zuordnungen / Sollzahlungen“ erhalten Sie eine Übersicht aller vorhandenen Zuordnungen und Sollzahlungen inkl. der jeweiligen Summe.

 

3      Zuordnungsmodul

3.1      Neue Zuordnung anlegen

 

 

1.    Das Zuordnungsmodul können Sie über den Modulpunkt „Stammdaten“ öffnen.

 

 

 

2.    Klicken Sie auf Hinzufügen.

 

3.1.1     Verknüpfungen setzen

 

 

1.    Wählen Sie die gewünschte Person über den orangen Pfeil aus.  

a.    Wurde die Person noch nicht hinterlegt klicken Sie auf hinzufügen.

b.    Die verknüpfte Person kann über diesen Button bearbeitet werden.

 

 

 

2.    Die Person wurde mit der Zuordnung verknüpft.

 

3.    Wählen Sie das gewünschte Objekt über den orangen Pfeil aus.  

a.    Wurde das Objekt noch nicht hinterlegt klicken Sie auf hinzufügen.

b.    Das verknüpfte Objekt kann über diesen Button bearbeitet werden.

 

4.    Das gewünschte Objekt wurde mit der Zuordnung verknüpft.

 

5.    Wählen Sie die gewünschte Einheit über den orangen Pfeil aus.  

a.    Wurde die Einheit noch nicht hinterlegt klicken Sie auf hinzufügen.

b.    Die verknüpfte Einheit kann über diesen Button bearbeitet werden.

c.    Die verknüpfte Einheit kann über diesen Button wieder entfernt werden.

Diese Funktion entfernt lediglich die Verknüpfung zur Zuordnung. Die angelegte Einheit ist weiterhin in Capitol hinterlegt.

 

 

 

6.    Die Einheit wurde mit der Zuordnung verknüpft.

 

7.    Im Standardfall werden Zuordnungen auf Einheitenebene erstellt. Im Sonderfall kann allerdings eine Zuordnung auch bis in die Raumebene erstellt werden.  Sollten Sie eine Raum-Zuordnung erstellen wollen, können Sie den gewünschten Raum über den orangen Pfeil verknüpfen.  

a.    Wurde der Raum noch nicht hinterlegt klicken Sie auf hinzufügen.

b.    Der verknüpfte Raum kann über diesen Button bearbeitet werden.

c.    Der verknüpfte Raum kann über diesen Button wieder entfernt werden.

Diese Funktion entfernt lediglich die Verknüpfung zur Zuordnung. Die angelegte Einheit ist weiterhin in Capitol hinterlegt.


3.1.2     Zuordnungsdaten

 

 

1.    Geben Sie die Kurzbezeichnung ein. Hier generiert Capitol eine eigene Kurzbezeichnung. Sie können diese allerdings manuell vergeben (z.B.: Vertragsnummer).

 

2.    Wählen Sie die Zuordnungsart aus. Zum bearbeiten der Zuordnungsarten beachten Sie bitte Punkt…

 

3.    Geben Sie den Vertragsbeginn an.

 

4.    Wählen Sie den Zahlungszyklus aus. (Standard bei Mietverhältnisse ist monatlich)

 

5.    Geben Sie den Fälligkeitstag an. (z.B.: 1. des Monats)

 

6.    Unter Zahlungsart können Sie die Zahlungsart für diese Zuordnung festlegen.

 

3.1.3     Aktuelle Sollzahlungen

 

 

1.    Die Sollzahlungspositionen werden anhand der ausgewählten Zuordnungsart vorbelegt.

 

 

 

2.    Markieren Sie die gewünschte Sollzahlungsposition.

 

3.    Klicken Sie auf „Zahlungsentwicklung“.

 

 

 

4.    Um eine neue Sollzahlung anzulegen klicken Sie auf „Neu“.

a.    Eine bereits vorhandene Sollzahlung kann über den Button „Bearbeiten“ bearbeitet werden.

b.    Eine bereits vorhandene Sollzahlung kann über den Button „Löschen“ entfernt werden.

c.    Sollzahlungen, die mit keinem Betrag hinterlegt wurden können über den Button „Null Löschen“ entfernt.

d.    Der Button „Netto à Brutto“ rechnet aus den eingegebenen Nettobeträgen die Bruttobeträge aus.

e.    Der Button „Brutto à Netto“ rechnet aus den eingegebenen Bruttobeträgen die Nettobeträge aus.

f.     Rechnet alle angegebenen Beträge aus.

 

 

 

5.    Es öffnet sich das Fenster „Sollzahlung neu“.

 

6.    Sie haben die Möglichkeit zur Sollzahlung einen Einzelpreis anzugeben und das System berechnet Ihnen automatisch die Gesamtkosten. Oder Sie geben direkt die Gesamtkosten über Netto/Brutto ein.

 

7.    Wählen Sie die gewünschte Bezugsgröße aus. Hier können Sie neue Bezugsgrößen einfach manuell eingeben.

 

8.    Geben Sie die gewünschten Verknüpfungen zur Sollzahlung an.

 

9.    Sollte diese Sollzahlung über die Indexmiete erhöht werden, wählen Sie den gewünschten Index über den orangen Pfeil aus.

 

10. Bestätigen Sie mit OK

 

 

 

 

11. Die Sollzahlung wurde in die Zahlungsentwicklung übernommen.

 

12. Sollten Sie bereits wissen, dass die Zahlung sich in naher Zukunft ändert, können Sie bereits eine neue Zahlung mit dem gewünschten Datum über „Neu“ anlegen.

 

13. Wurden alle Eingaben getätigt, bestätigen Sie mit OK.

 

 

 

14. Die aktuelle Sollzahlung wurde übernommen.

 

15. Führen Sie die Schritte 2-12 für alle Sollzahlungspositionen durch.

 

 

 

16. Die Sollzahlungen wurden übernommen.

 

17. Geben Sie an ob eine Steuer verwendet werden soll oder nicht.

 

3.2    Sonderfall „Zuordnung mit Zahlungszyklus täglich hinterlegen

 

Im Modul „Zuordnung“ wurde der Zahlungszyklus „täglich“ ergänzt.

 

1.    Öffnen Sie das Zuordnungsmodul.

 

2.    Legen Sie eine neue Zuordnung an.

 

3.    Geben Sie alle Informationen zur Zuordnung an.

 

4.    Wählen Sie unter „Zahlungszyklus“ à „täglich“ aus.

 

5.    Geben Sie die gewünschten Zahlungen an. Geben Sie bitte bei Zuordnungen mit dem Zahlungszyklus „täglich“ immer  den Tagessatz an.

 

        

 

6.    Speichern Sie Ihre Eingabe ab.

 

 

 

3.2.1     Starter

Im Starter wird nun auf dem Reiter „Zuordnungen/Sollzahlungen“ der Zahlungszyklus „täglich“ berücksichtigt.

 

 

 

3.2.2     Sollstellung

 

Bei der Erstellung der Sollstellungen wird der neue Zyklus „täglich“ nun ebenfalls berücksichtigt. Capitol ermittelt für jeden Tag des sollgestellten Monats den jeweiligen Tagessatz. Sie haben die Möglichkeit mehrere unterschiedliche Tagessätze innerhalb eines Monats zu hinterlegen.

 

3.2.2.1    Sollstellung erstellen

 

1.    Öffnen Sie das Modul „Sollstellung“

 

2.    Klicken Sie auf „Neu“

 

 

3.    Wählen Sie den gewünschten Monat aus.

 

4.    Wählen Sie „Sollstellung generieren“

 

 

5.    Wählen Sie alle gewünschten Zahlungen aus und bestätigen Sie mit übernehmen.

 


 

6.    Speichern Sie Ihre Sollstellung ab.

 

 

 

7.    Der Monatsbetrag wurde automatisch von Capitol aus dem hinterlegten Tagessatz berechnet.

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3    Reiter Details

 

 

1.    Wechseln Sie auf den Reiter Details.

 

2.    Geben Sie weitere Informationen zur Zuordnung an.

3.    Ab Version 14.x ist das Feld „Reservierung fix“ verfügbar.

 

 

 

4.    Speichern Sie die Zuordnung über die rote Diskette ab.

3.4    Zuordnung suchen

 

 

1.    Geben Sie die gewünschten Filtereinstellungen auf den verschiedenen „blauen“ Reitern ein.

 

2.    Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button „Suchen“.

 

3.    Im Bereich „Ergebnis“ werden nun alle gefundenen Zuordnungen aufgelistet.

 

 

3.4.1     Schnellsuche

 

Die Schnellsuche gibt Ihnen die Möglichkeit jegliche Informationen einer Zuordnung als Filtereinstellung zu verwenden.

 

 

 

1.    Geben Sie die gewünschte Information unter Schnellsuche ein. (Bsp.: Sommer)

 

2.    Klicken Sie auf suchen.

 

3.    Es werden alle Zuordnungen mit dem Namen „Sommer“ angezeigt.

 


 

3.4.2     Weitere Filtereinstellungen im Zuordnungsmodul

3.4.2.1    Spalten anordnen

 

 

 

Um die Anordnung der Spalten zu konfigurieren halten Sie die gewünschte Spalte mit der linken Maustaste fest und ziehen diese via Drag’n’Drop an die gewünschte Stelle.

Im Beispiel soll die Spalte „Objekt-Kurz“ an erster Stelle stehen.

 

 

3.4.2.2    Einzelne Spalte als Filteroption verwenden

 

 

1.    Um eine einzelne Spalte als weitere Filteroption zu definieren klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Spalte, auf welche sich die Filtereinstellung beziehen soll. (Im Beispiel rechtsklick auf die Spalte Objekt-Kurz)

 

 

 

2.    Wählen Sie die Vergleichsart.

 

3.    Geben Sie den Vergleichswert an.

 

4.    Klicken Sie auf OK.

 

 

 

5.    Die Filtereinstellung wurde übernommen.

 

6.    Klicken Sie auf suchen.

 

 

 

7.    Es werden nur alle Zuordnungen mit dem Vergleichswert ausgegeben.

 

8.    Um den Filter wieder zu entfernen klicken Sie erneut auf das Feld mit der rechten Maustaste.

 

 

 

9.    Setzen Sie die Vergleichsart auf „Kein Filter“.

 

10. Bestätigen Sie mit OK.

 

11. Die Filtereinstellung wurde entfernt.

 

 

3.5    Zuordnung bearbeiten

 

 

1.    Markieren Sie die gewünschte Zuordnung.

 

2.    Klicken Sie auf bearbeiten.

 

 

 

3.    Führen Sie Ihre Änderungen durch.

 

4.    Speichern Sie Ihre Eingabe über die rote Diskette ab.

 

 

3.6     Zuordnung löschen

 

Diese Funktion ist nur möglich, wenn zur Zuordnung noch keine Buchungen hinterlegt wurden und Ihr Bearbeiterprofil die richtige Priorität hat.

 

 

 

1.    Markieren Sie die gewünschte Zuordnung.

 

2.    Klicken Sie auf löschen.

 

 

 

3.    Bestätigen Sie die Meldung mit Ja.

 

4.    Die Zuordnung wurde gelöscht.

 


 

3.7     Zuordnungen mit Mietpreisliste

3.7.1     Mietpreisliste festlegen

 

 

1.    Öffnen Sie das Modul „Mietpreisliste“. Dieses finden Sie unter dem Modulpunkt „Vertragsmanagement“.

 

 

 

2.    Legen Sie zum Objekt die Mietpreise je Konto an. (Bsp.: Miete)

 

 

 

3.    Wählen Sie das zugehörige Objekt

 

4.    Geben Sie die Bezugsgröße sowie den Preis / Bezugsgröße

 

5.    Speichern Sie ab.

 

 

 

6.    Legen Sie alle benötigten Mietpreise an.

 

 

3.7.2     Aktuelle Sollzahlungen über Mietpreisliste

 

 

1.    Öffnen Sie das Zuordnungsmodul.

 

 

2.    Wählen Sie die gewünschte Zuordnung oder legen Sie eine neue an.

 

 

3.    Wählen Sie die Funktion „Mietpreisliste“

 

 

 

4.    Sind alle Eingaben korrekt. Bestätigen Sie mit OK.

 

 

 

5.    Die Aktuellen Sollzahlungen werden aus der Mietpreisliste übernommen

 

 

 

6.    Speichern Sie die korrekte Zuordnung ab.

 

 

3.8     Funktionen der Menüleiste

3.8.1     Datensatz

 

 

1.    Neu à Legt eine neue Zuordnung an.

 

2.    Bearbeiten à Öffnet die aktuell markierte Zuordnung im Bearbeitenmodus.

 

3.    Kopie erstellen à Kopiert die markierte Zuordnung

 

4.    Löschen à Löscht die markierte Zuordnung (solange keine Buchungen vorhanden sind)

 

5.    Alle löschen à Löscht alle vorhandenen Zuordnungen

 

6.    Suchen à Führt die Suche unter Berücksichtigung der aktuell gesetzten Filtereinstellungen durch.

 

 

3.8.2     Bearbeiten

 

Diese Funktionen sind nur im Bearbeitenmodus möglich.

 

 

 

1.    Ausschneiden à Schneidet den markierten Text aus einem Feld aus.

 

2.    Kopieren à Kopiert den markierten Text aus einem Feld.

 

3.    Einfügen à Fügt in das gewählte Feld den Text aus der Zwischenablage ein.

 

4.    Alles markieren à Markiert alles aus dem gewählten Feld.

 

5.    Suchen à Öffnet den Dialog Suchen

 


 

3.8.3     Drucken        

3.8.3.1    Liste           

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Liste“.

 

 

 

2.    Wählen Sie eine der verfügbaren Listen und klicken Sie auf drucken.

 

 

 

a.    Eigentümer – Teilnehmerliste

 

 

 

b.    Zuordnungen nach Brutto / Fläche

 

 

 

c.    Zuordnungen gruppiert nach Zahlungsart.

 


 

3.8.3.2    Stammblatt

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Stammblatt“.

 

 

 

2.    Das Stammblatt wird zur gewählten Zuordnung erstellt.

 

 

3.8.3.3    Mietvertrag

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Mietvertrag“.

 

 

 

2.    Der Mietvertrag zur gewählten Zuordnung wird erstellt.

 

 

 

 

3.8.3.4    Nutzerstammblatt

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Nutzerstammblatt“.

 

 

 

2.    Das Nutzerstammblatt zur gewählten Zuordnung wird erstellt.


 

3.8.3.5    Historie Sollzahlungen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Historie Sollzahlungen“.

 

2.    Die Historie wird zur gewählten Zuordnung ausgegeben.

 

 

 

3.8.3.6    Historie Sollzahlungen (Selektionsmenge)

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Historie Sollzahlungen (Selektionsmenge)“.

 

 

2.    Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und bestätigen Sie mit „OK“

 

 

3.    Die Historien werden zur gewählten Selektionsmenge im gewählten Zeitraum ausgegeben.

 

 

3.8.3.7    Nutzerliste

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Nutzerliste“.

 

 

 

2.    Die Nutzerliste zur Selektionsmenge wird ausgegeben.

 


 

3.8.3.8    Zuordnungslisten

3.8.3.8.1      Belegungsliste

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à Belegungsliste“.

 

 

 

2.    Die Belegungsliste gruppiert nach Objekt wird erstellt

 


3.8.3.8.2      Liste Mieter- / Eigentümerwechsel

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à Liste Mieter-/ Eigentümerwechsel

 

 

2.    Die Liste Eigentümer-/ Mieterwechsel wird erstellt

 

3.8.3.8.3      Vermietungsstand nach Objekt

 

 

1.Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à Vermietungsstand nach Objekt“.

 

 

2.Die Liste Vermietungsstand gruppiert nach Objekten wird erstellt

 

3.8.3.8.4      Kündigungsliste nach Objekt

 

 

1.Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à Kündigungsliste nach Objekt

 

2. Die Kündigungsliste gruppiert nach Objekten wird erstellt.

 

3.8.3.8.5      Kündigungsliste nach Nutzungsdauer

 

 

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à Kündigungsliste nach Nutzungsdauer

 

 

2.Die Kündigungsliste gruppiert nach Nutzungsdauer wird erstellt.

 

3.8.3.8.6      Leerstandsliste gruppiert nach Objekten und Leerstandsart

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à Leerstandsliste nach Objekt

 

 

 

2.    Die Leerstandsliste gruppiert nach Objekten und Leerstandsart wird erstellt.

 


3.8.3.8.7      Zuordnungen gruppiert nach übergeordneten Personen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à Zuordnungen gruppiert nach übergeordneten Personen

 

 

2.    Die Liste Zuordnungen gruppiert nach übergeordneten Personen wird erstellt


 

3.8.3.8.8      Nutzerliste zum Stichtag

 

 

3.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à Nutzerliste zu Stichtag“.

 

 

 

3.    Die Nutzerliste zum Stichtag wurde erstellt

3.8.3.8.9      Reservierung zu Stichtag

 

 

1.Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten àReservierung zu Stichtag

 

 

3.8.3.8.10   Zuordnungen nach Index

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à nach Index.

 

 

2.    Die Zuordnungsliste nach Index wurde erstellt.

 


 

3.8.3.8.11   Zuordnungen nach Gruppe

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à nach Gruppe“.

 

 

 

2.    Die Liste Zuordnungen nach Gruppe wurde erstellt.

 


 

3.8.3.8.12   Zuordnungen nach Kategorie

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Zuordnungslisten à nach Kategorie“.

 

 

 

2.    Die Zuordnungsliste nach Kategorie wurde erstellt.


 

3.8.3.9    Sollzahlungsliste nach Zuordnungen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Sollzahlungsliste nach Zuordnungen“.

 

 

2.    Die Sollzahlungsliste wird erstellt.

 

3.8.3.9.1      Sollzahlungsliste nach Objekt

 

 

1.Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Übersicht Sollzahlungen - Detail“.

 

 

2.Die Sollzahlungsliste wurde erstellt

 

3.8.3.10 Übersicht Sollzahlungen – Detail

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Übersicht Sollzahlungen - Detail“.

 

 

 

2.    Geben Sie den Stichtag an.

 

3.    Wählen Sie ob die Sollzahlungen nach Einheit oder Person sortiert werden sollen.

 

4.    Wählen Sie eine der drei verfügbaren Druckvorlagen aus.

 

 

 

a.    Übersicht Sollzahlungen – Jahreszahlen

 

 

 

b.    Drucken kurz

 

 

c.    Drucken Detail

 

 

 

3.8.3.11 Flächenauswertung

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Flächenauswertung“.

 

 

2.    Die Flächenauswertung wurde erstellt.

 

 

3.8.3.12 Flächenänderungen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Flächenänderung“.

 

 

2.    Wählen Sie den Stichtag und die Fläche aus und bestätigen Sie mit „OK“

 

3.    Die Flächenänderung wurde erstellt.

 

3.8.3.13 Vermietbare Fläche nach Steuerpflicht

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Drucken à Vermietbare Fläche nach Steuerpflicht“.

 

 

 

2.    Die Liste wurde generiert.

 

 

 

3.8.4     Import / Export

3.8.4.1    Sollzahlungsliste nach  Objekt (Excel)

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Import/Export à Sollzahlungsliste nach Objekt (Excel)“

 

 

 

2.    Legen Sie die Exporteinstellungen fest.

 

 

 

 

 

3.    Wählen Sie den Speicherort aus.

 

 

 

 

4.    Die Excelliste wurde generiert.

 

 

 

3.8.4.2    Nutzerliste nach Excel exportieren

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Import/Export à Nutzerliste nach Excel exportieren“.

 

 

 

2.    Die Nutzerliste wurde nach Excel exportiert.

 

 

3.8.4.3    Zuordnungsliste nach Excel exportieren

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Import/Export à Nutzerliste nach Excel exportieren“.

 

 

2.    Die Zuordnungsliste wurde nach Excel exportiert.

 

 

3.8.4.4    Mieterliste nach Excel exportieren

 

Bevor Sie die Liste drucken können, müssen einmalig die Konten für die Mieterliste unter den Einstellungen für „Miete“ und „Verkehrsfläche“ hinterlegt werden:

 

 

 

1.    Wählen Sie „Optionen / Allgemeine Einstellungen“. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur als Admin möglich ist.

 

 

 

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter „Konten Mieterliste“

 

3.    Geben Sie auf dem Unterreiter „Miete“

 

4.    Wählen Sie die Konten zur Miete aus.

 

 

 

5.    Wechseln Sie auf den Reiter „Verkehrsfläche“.

 

6.    Wählen Sie die Konten zu den Verkehrsflächen aus.

 

7.    Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

 

 

 

8.    Wählen Sie den Menüpunkt „Import / Export à Mieterliste nach Excel exportieren“.

 

 

 

9.    Die Mieterliste wurde nach Excel exportiert und kann nun gedruckt werden.

 


 

3.8.4.5    Liste Ansprechpartner nach Excel exportieren

 

 

1.    Wählen Sie den Menüpunkt „Import / Export à Liste Ansprechpartner nach Excel (Selektionsmenge)“

 

 

 

2.    Geben Sie die Filteroptionen an und bestätigen Sie mit „OK“

 

 

 

3.    Die Liste der Ansprechpartner wurde generiert

 

 

3.8.4.6    Monatsvergleich

 

 

7.    Wählen Sie  „Import / Export“ à „Monatsvergleich (Excel)“

 

 

8.    Um die Liste zu erhalten, geben Sie bitte die gewünschten Filtereinstellungen an und klicken Sie auf „Excelexport“.

 

 


 

3.8.5     Programmfunktionen

 

 

 

3.8.5.1    Aktualisieren (alle Zuordnungen)

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Aktualisieren“.

 

2.    Alle Zuordnungen wurden aktualisiert.

 

 

3.8.5.2    Datumsfelder Vertragsverwaltung aktualisieren

 

 

  1. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Datumsfelder Vertragsverwaltung aktualisieren

 

  1. Die Datumsfelder wurden aktualisiert

 

3.8.5.3    Email schreiben

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Email schreiben“.

 

2.    Es öffnet sich eine Email und setzt die Emailadresse des Mieters der aktuellen Zuordnung in die Empfängerleiste.

 

 

3.8.5.4    Vertrag beenden

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Vertrag beenden“.

 

 

 

2.    Geben Sie das Vertragsende an.

 

3.    Wählen Sie eine der verfügbaren Folgeaktionen aus.

 

a.  Neue Zuordnung anlegen (Neuer Mieter).

Wählen Sie den neuen Mieter entweder über den orangen Pfeil aus oder legen Sie eine neue Person über das weiße Blatt Papier an.

 

b.  Leerstand anlegen

 

c.   Keine Folgeaktion

 

4.    Bestätigen Sie mit OK.

 

5.    Die gewählte Folgeaktion wird durchgeführt und die Zuordnung zum eingegebenen Zeitpunkt beendet.

 

 

3.8.5.5    Leerstände generieren

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Leerstände generieren“.

 

 

 

2.    Überprüfen Sie die angegebenen Daten.

 

3.    Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

 

a.  Sollzahlungsbeträge neu Rechnen

 

b.  Alle Sollzahlungen auf null setzen

 

c.   Aktuell angezeigte Sollzahlung bearbeiten

 

d.  Zuordnung Überspringen

 

e.  Leerstand einfügen

 

 

 

4.    Wählen Sie eine der oben genannten Funktionen (z.B.: Leerstand anlegen).

 

5.    Der Leerstand wurde angelegt.

 


 

 

3.8.5.6    Manuelle Sollstellung

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Manuelle Sollstellung“.

 

 

 

2.    Überprüfen Sie die angegebenen Daten.

 

3.    Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

 

a.  Sollzahlung bearbeiten

 

b.  Alle Beträge auf null setzen

 

c.   Beträge aus Zuordnung ziehen

 

d.  Quoteln

 

e.  Markierte Zeile Löschen

 

f.    Neue Zeile hinzufügen

 

g.  OK

 

 

 

4.    Klicken Sie auf OK, um die Sollstellung zu dieser Zuordnung durchzuführen.

 

 

 

 

5.    Die Sollstellung wurde angelegt.

 

 


 

3.8.5.7    Kündigung setzen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Kündigung setzen“.

 

 

 

2.    Wählen Sie den Kündigungseingang aus.

 

3.    Geben Sie das Kündigungs-zum-Datum an.

 

4.    Bestätigen Sie mit Ok.

 

 

 

5.    Die Kündigung wurde auf dem Reiter Vertragsverwaltung übernommen.

 

 

3.8.5.8    Zuordnung ändern ohne Restriktionen

 

Ellipse: 1

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Zuordnung ändern ohne Restriktionen“.

 

2.    Es öffnet sich die gewählte Zuordnung im Bearbeitenmodus.

 


 

3.8.5.9    Umlageeinstellungen der aktuellen Zuordnung für alle übernehmen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Umlageeinstellungen der aktuellen Zuordnung für alle übernehmen“.

 

2.    Die in der markierten Zuordnung festgelegten Umlageeinstellungen werden für alle Zuordnungen der Selektionsmenge übernommen.

 

 

3.8.5.10 Zuordnung Verlauf

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Zuordnung Verlauf“.

 

 

 

2.    Geben Sie die gewünschten Filtereinstellungen ein.

 

3.    Klicken Sie auf suchen.

 

4.    Sie erhalten einen Überblick über alle Ein- und Auszüge aus dem gewählten Zeitraum.

 


 

3.8.5.11 Nutzerwechsel anzeigen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Nutzerwechsel anzeigen“.

 

 

 

2.    Zum eingegebenen Jahr werden Ihnen alle Nutzerwechsel gruppiert nach Monat angezeigt.

 

3.    Ebenfalls erhalten Sie eine Auflistung der Zuordnungen ohne Nutzerwechsel.

 

4.    Diese Informationen können Sie Drucken oder nach Excel exportieren.

 


 

3.8.5.12 Zuordnung mit weiteren zusammenfassen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Zuordnungen mit weiteren zusammenfassen“.

 

 

2.    Wählen Sie die gewünschten Zuordnungen aus und klicken Sie auf „OK“. Um alle angezeigten Zuordnungen zu verknüpfen wählen Sie „Alle“

 

 

 

3.    In der Zuordnung werden die zugehörigen Zuordnungen nun mit angegeben.

 

3.8.5.13 Zuordnungen mit gleicher Person, Einheit und Vertragsbeginn  
        zusammenfassen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Programmfunktionen à Zuordnungen mit gleicher Person, Einheit und Vertragsbeginn zusammenfassen“.

 

 

 

2.    Die Zuordnungen werden automatisch zusammengefasst. In den betroffenen Zuordnungen werden die zugehörigen Zuordnungen nun mit angegeben.

 

 

3.8.5.14 Rechnung aus Sollstellung erstellen

 

1.    Zuordnung auswählen

2.    Funktion „Rechnung aus Sollstellung erstellen“ im Menü „Programmfunktionen“ aufrufen


3.    Sollstellung auswählen


4.    Das Modul Sollstellung wird gestartet. Die gewählte Sollstellung gewählt und die Funktion „Rechnung aus Sollstellung generieren“ aufgerufen

è Es werden nur die Daten der zuvor gewählten Zuordnung ausgewählt

 

 

5.    Klick auf „Rechnung generieren“ zum Anlegen der Rechnung

 

 

 

3.8.5.15 City Tax

 

Neue Einstellungen

 

Zur Erstellung von Rechnungen zur City Tax (Menü „Optionen“- > „Allgemeine Einstellungen“).

 

Konto Nettomietpreis

Die Nettomiete wird beim erstellen der Rechnung aus der Sollzahlung auf dieses Konto ermittelt.

 

Konto City Tax

 

Die City Tax wird auf dieses Konto gebucht

Artikel

Artikel der in der Rechnungsposition verwendet werden soll

 

 

 

Neues Feld „Berufliche Veranlassung“

 

Reiter Details. Die Rechnung zur City Tax kann nur für Zuordnungen erstellt werden, die diesen Haken NICHT gesetzt haben.

 

 

 

Filter

 

Reiter „Detail“ unter „Suchen“

 

Berufl. Veranlassung

Alle Zuordnungen

Alle mit beruflicher Veranlassung

Alle ohne berufliche Veranlassung

 

City Tax

Alle Zuordnungen

Alle ohne erhobene City Tax

Alle mit erhobener City Tax

 

 

 

Erstellen der Rechnung zur City Tax

 

1.    Gewünschte Zuordnung auswählen

2.    Funktion „City Tax“ im Menü „Programmfunktionen“ aufrufen

3.    Erstellte Rechnung wird angezeigt

 

 

 

3.8.6     Zahlungsanpassungen

3.8.6.1    Indexmietanpassung

 

Bevor Sie fortfahren prüfen Sie im Menü unter  „Optionen“ -> „Einstellungen“ auf

dem Reiter Anzeige die Option „Indexwert anzeigen“ gesetzt ist, da sonst einige der folgenden Index-spezifischen Funktionen nicht verfügbar sind.

 

 

 

 

Die für die Berechnung der Indexmieterhöhung wichtigen Daten werden in der Zuordnung auf dem Reiter Gewerbe hinterlegt, bzw. angezeigt.

 

Setzen Sie hier bitte den Haken „Indexmiete“.

 

3.8.6.1.1      Schwellenwert und Obergrenze

 

Unter „Schwellenwert“ können Sie festlegen welche Schwelle die Miete einer Erhöhung überschreiten muss, um tatsächlich gültig zu werden. Die Schwelle können Sie entweder als Prozentwert oder als Änderung in Punkten eingeben, je nachdem wie Sie im Mietvertrag festgelegt ist.

 

Unter „Obergrenze“ legen Sie fest welchen Maximalwert die Miete erreichen kann, in Prozent oder Miete / qm.

 

Sind keine Obergrenzen gesetzt ergibt sich die neue Zahlung aus dem errechneten Betrag, ansonsten beschränkt die kleinere der beiden möglichen Obergrenzen den errechneten Betrag.

 

Diese Angaben können Sie für jede Zuordnung manuell vornehmen oder automatisch für alle selektierten Zuordnungen setzen.

 

Klicken Sie dazu im Menu „Zahlungsanpassungen“ auf „Indexschwellenwert und –Obergrenze setzen (Selektionsmenge)“.

 

 


Tragen Sie hier die gewünschten Werte ein und Klicken auf „OK“ um alle Zuordnungen in der Selektion anzupassen.

 

 

Um die Zuordnungen nach Schwellenwerten besser filtern zu können, können Sie in den entsprechenden Zuordnungen auf dem Reiter „Details“ das Feld „Art der Mieterhöhung“ auf einen passenden Wert setzten z.B. „10% Basis 2000“.

 

Diesen Filter setzen Sie dann im Reiter Suchen unter „Zuordnungen – Detail“ und klicken dann auf „Suchen“.

 

3.8.6.1.2      Jährliche Indexmietanpassung

 

Die Indexmietanpassung soll unabhängig von Schwellenwert oder Obergrenze einmal im Jahr erfolgen.

Im Mietvertrag ist der Monat festgelegt, für den der Indexwert zu ermitteln ist.

Ebenfalls vorgegeben ist das Datum, ab dem die neue Miete gültig ist.

Beispiel: Indexwert für Juli und „Gültig ab“ 1.September

 

 

1. Setzen Sie den Haken bei „ Jährliche Indexanpassung“

 

2. Hinterlegen Sie das Datum der letzen und der nächsten Erhöhung.

 

 

 

Bei gesetztem Haken wird Schwellenwert und Obergrenze ausgeblendet.

Die Option muss für jede Zuordnung extra gesetzt werden.

Ist nur die Option „Indexmiete“ gesetzt erfolgt die Indexmieterhöhung anhand von Schwellenwert und Obergrenze.

 

 

3.    Hinterlegen Sie das Datum Gültig ab

 

4.    Hinterlegen Sie das Datum des zu verwendenden Indexwertes (Ist zum Zeitpunkt der Eingabe der Indexwertwert noch nicht verfügbar, reicht die Eingabe des Datums. Der Indexwert wird dann bei der Indexmietanpassung automatisch ermittelt, sobald vorhanden.)

 

 

5.     Wechseln Sie auf den Reiter Suchen -> Vertragsverwaltung und wählen bei Indexmiete „ Mit Indexmiete“ aus.

 

6.    Ihre Nutzer mit Indexmiete werden aufgelistet

 

 

7.    Klicken Sie auf das Menü „Zahlungsanpassung ->Indexmieterhöhung -> Neue Indexmieterhöhe (Selektionsmenge)

 

 

8.    Führen Sie die Mieterhöhung durch


 

3.8.6.1.3      Sollzahlungen mit Indexwerten verknüpfen

 

 

Um eine Sollzahlung mit einem Index zu verknüpfen bearbeiten Sie die gewünschte Sollzahlung und wählen den gewünschten Index über den orangen Peil aus.

 

 

Indexmietanpassung durchführen:

 

 


 

3.8.6.1.4      Einzeln bei der gewünschten Zahlung

 

 

Über den Button  neben der Indexauswahl kann der zum „Gültig ab“-Datum

gehörende Indexwert automatisch ermittelt werden.

 


 

3.8.6.1.5      Indexwerte bei allen Zuordnungen in der aktuellen Selektion

 

Haben Sie die entsprechende Berechtigung im Modul Zuordnung können Sie die Indexwerte für alle Zuordnungen in der aktuellen Selektion setzen.

 

 

Wählen Sie dazu im Menü „Datenbank“ die Funktion „Indexwerte der Sollzahlungen setzen (Selektionsmenge)“:

 

 

 

 

Wählen Sie die gewünschte Basis für die Indexwerte aus und setzen für jedes Konto das für die Indexmietberechnung berücksichtigt werden soll einen Haken.

 

Ist die Option „Vorhandene Indexwerte überschreiben“ gesetzt werden auch bei Zahlungen die bereits einen Index gesetzt haben der Indexwert neu ermittelt.

 

Ist die Option „Indexwerte bei Konten ohne Haken entfernen“ gesetzt wird die Indexverknüpfung bei den entsprechenden Zahlungen entfernt.


 

3.8.6.1.6      Durchführen der Indexmieterhöhung

 

 

1.    Suchen Sie alle Zuordnungen die erhöht werden sollen.

 

2.    Klicken im Menü „Zahlungsanpassungen“ à „Indexmieterhöhung“ à „Neue Indexmieterhöhung“ (Selektionsmenge)“.

 

Haben Sie keine Zuordnungen selektiert wird die Berechnung für alle gültigen Zuordnungen durchgeführt, die Indices verknüpft haben.

 

Es wird folgender Dialog angezeigt:

 

 

3.    Legen Sie hier die zeitliche Grenze („Letzte Erhöhung vor dem“) für die Zuordnungen  fest, die in der Berechnung berücksichtigt werden sollen. Ausschlaggebend ist hier das „Gültig ab“ – Datum der jeweils aktuellen Sollzahlungen, die mit einem Index verknüpft sind.

 

4.    Unter „Neue Zahlungen gültig ab“ legen Sie das Datum fest zu dem neue Zahlungen aus der Indexberechnung gültig werden sollen.

 

5.    Wählen Sie aus, ob die Berechnung nach Nettobetrag, nach Netto qm oder nach Menge durchgeführt werden soll.

 

Definition der Einstellungen:

 

a.  Berechnung nach Nettobetrag

à Berechnung bezogen auf die bei der Sollzahlung hinterlegte Nettomiete

b.  Berechnung nach Netto qm

à Berechnung bezogen auf die bei der Sollzahlung hinterlegte Netto qm

c.  Berechnung nach Menge

à à Bezogen auf die bei der Sollzahlung hinterlegte Menge = Fläche

 

6.    Über „Berechnung starten“ wird die Berechnung durchgeführt und die Ergebnisse  in der Tabelle angezeigt. Ist der Haken „Nur Zuordnungen mit möglicher Mietanpassung“ gesetzt, werden alle Zuordnungen die nach Indexberechnung nicht erhöht werden können nicht aufgeführt.

 

7.    Unter „Anzeigen“ kann festgelegt werden ob nur die Zuordnungen oder ob zusätzlich die Sollzahlungen angezeigt werden sollen.

 

8.    Mit einem Doppelklick auf eine Zeile erhalten Sie Details zur Berechnung der gewählten Zuordnung:

 

 

 

3.8.6.2    Funktionen der Indexmieterhöhung:

 

Am unteren Fensterrand der Indexberechnung sind eine Reihe von Funktionen untergebracht:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.8.6.2.1      Neue Zahlungen anlegen

 

Alle Zuordnungen/Zahlungen die erhöht werden können haben nach der Berechnung automatisch den Haken vor der jeweiligen Zeile gesetzt. Soll eine Zuordnung oder Zahlung nicht angepasst werden entfernen Sie den Haken in der entsprechenden Zeile.

 

 

 

Um die neuen Zahlungen anzulegen klicken Sie auf „Neue Zahlungen anlegen“, folgender Dialog erscheint.

 

 

 

Die hier angegebene Bezeichnung wird verwendet um

 

 

 

 

Mit „Abbrechen“ beenden Sie den Vorgang, es werden keine Anpassungen an den Zuordnungen vorgenommen.

 

Ein Klick auf „OK“  führt die Zahlungsanpassungen durch.

Dabei werden die neuen Sollzahlungen  angelegt, für jede betroffene Zuordnung ein Dokumenteintrag mit dem zugehörigen Anschreiben generiert und die Mietberechnung

gespeichert.

 


 

3.8.6.2.2      Mietberechnungen verwalten

 

Da bei der Indexmietberechnung der komplette Vorgang gespeichert wird können durchgeführte Berechnungen eingesehen werden. 

 

 

 

1.    Klicken Sie im Menü  „Zahlungsanpassungen“ -> „Indexmieterhöhung“ -> „Indexmietanpassungen anzeigen“ um eine Übersicht über alle vorhanden Berechnungen zu erhalten.

 

 

 

2.    Ein Doppelklick auf eine Zeile oder auf  zeigt die jeweiligen Berechnung an.

 

 

 

 

3.    Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben (Priorität 0 im Modul Zuordnung) kann eine Indexberechnung wieder rückgängig gemacht werden. Klicken Sie dazu auf.

 

 

3.8.6.3    Mieterhöhung nach Mietspiegel

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zahlungsanpassungen à Mieterhöhung nach Mietspiegel.

 

 

 

 

2.    Geben Sie das gewünschte Konto an.

 

3.    Geben Sie das Gültigkeitsdatum sowie die max. zulässige Miete/QM und die Kappungsgrenze an.

 

4.    Klicken Sie auf rechnen.

 

5.    Die Sollzahlungen werden angezeigt. Grün hinterlegte Positionen werden erhöht.

 

6.    Folgende Funktionen stehen Ihnen weiterhin zur Verfügung:

 

 

 

 

a.  CSV-Datei laden

 

b.  CSV-Datei speichern

 

c.   Druck-Designer

 

d.  Anschreiben drucken

 

e.  Nach Excel exportieren

 

f.    Markierte Zuordnung nicht erhöhen

 

g.  Sollzahlungen anlegen

 

h.  OK

 

 

 

7.    Klicken Sie auf OK

 

8.    Die Erhöhung nach Mietspiegel wurde für die angezeigten Zuordnungen durchgeführt.

 

 

 

 


 

3.8.6.4    Index-schwellenwert und –Obergrenze setzen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zahlungsanpassungen à Index-Schwellenwert und – Obergrenze setzen.

 

 

 

2.    Geben Sie an ob der Schwellenwert nach Prozent oder Punkten berechnet werden soll.

 

3.    Geben Sie Schwellenwert und Obergrenze an.

 

4.    Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

 

5.    Schwellenwert und Obergrenze wurden bei den Zuordnungen der Selektionsmenge gesetzt.

 


 

3.8.6.5    Obergrenze €/m² aus Mietspiegel der Einheit + Aufschlag setzen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zahlungsanpassungen àObergrenze €/m² aus Mietspiegel der Einheit + Aufschlag setzen“.

 

 

 

2.    Geben Sie den Aufschlag zum Wert/m² in Prozent an.

 

3.    Wählen Sie, ob vorhandene Obergrenzen beibehalten oder überschrieben werden sollen.

 

4.    Bestätigen Sie mit OK

 

5.    Der Aufschlag wurde bei allen Zuordnungen der Selektionsmenge gesetzt.

 

 

 

3.8.6.6    Neuen Sollzahlungsbetrag festlegen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zahlungsanpassungen àObergrenze €/m² aus Mietspiegel der Einheit + Aufschlag setzen“.

 

 

 

2.    Wählen Sie das gewünschte Sollzahlungskonto aus.

 

3.    Geben Sie das Gültig ab Datum ein. Bitte beachten Sie, dass alle in der Zahlungsentwicklung darauf folgenden Einträge gelöscht werden.

 

4.    Geben Sie den neuen Sollzahlungsbetrag ein.

 

5.    Bestätigen Sie mit OK.

 

6.    Der Sollzahlungsbetrag wurde bei allen Zuordnungen der Selektionsmenge übernommen.

 

 

 

3.8.6.7    Mietsteigerung

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zahlungsanpassungen àMietsteigerung (Selektionsmenge)“.

 

 

 

2.    Das Mietkonto wurde bereits vorbelegt.

 

3.    Wählen Sie das Gültig ab Datum

 

4.    Geben Sie die Steigerung an.

 

5.    Bestätigen Sie mit OK.

 

6.    Die Mietsteigerung wurde für alle Zuordnungen der Selektionsmenge übernommen.

 


 

3.8.6.8    Mindestmiete erhöhen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zahlungsanpassungen àMindestmiete erhöhen (Selektionsmenge)“.

 

 

 

2.    Geben Sie die Erhöhung an.

 

3.    Bestätigen Sie mit OK.

 

4.    Die Mindestmiete wurde für alle Zuordnungen der Selektionsmenge übernommen.

 

 

3.8.6.9    Mindestmiete mit aktueller Mietzahlung vergleichen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zahlungsanpassungen àMindestmiete mit aktueller Mietzahlung vergleichen (Selektionsmenge)“.

 

 

2.    Wählen Sie das Mietkonto aus.

 

3.    Bestätigen Sie mit OK.

 

4.    Der Vergleich wird durchgeführt.

 

 

3.8.6.10 Sollzahlungen an Mietpreisliste anpassen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Zahlungsanpassungen àObergrenze €/m² aus Mietspiegel der Einheit + Aufschlag setzen“.

 

 

 

2.    Wählen Sie das gewünschte Konto aus.

 

3.    Geben Sie das Gültig ab Datum ein.

 

4.    Bestätigen Sie mit OK.

 

5.    Die Anpassung an die Mietpreisliste wurde übernommen.

 

3.8.7     Ansicht

 

 

1.    Über den Menüpunkt Ansicht können Sie die Toolbar am linken Rand einstellen.

 

 

2.    Die Toolbar wird angezeigt

 

3.8.8     Datenbank

3.8.8.1    Logdaten

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Datenbank / Logdaten“.

 

 

 

2.    Es öffnen sich die Logdaten.

 

 

 

 

3.8.8.2    Verknüpfungen ändern

 

 

 

1.    Kostenstelle und Anlagennummer in allen Zuordnungen der Selektionsmenge aus dem jeweiligen Objekt setzen.

 

2.    Kostenträger in allen Zuordnungen der Selektionsmenge aus dem jeweiligen Objekt setzen.

 

3.    Kostenträger, HHST, Abgabenart in allen Zuordnungen der Selektionsmenge aus Konto setzen.

 

4.    Produkt in der selektierten Zuordnung aus dem jeweiligen Objekt setzen.

 

5.    Die Abgabenart der Selektionsmenge ändern

 

6.    Steuersatz in allen Zuordnungen der Selektionsmenge ändern.

 

7.    Budgetverknüpfung in allen Zuordnungen der Selektionsmenge neu setzen.

 

8.    Budgetverknüpfung wegen Jahreswechseln in allen Zuordnungen der Selektionsmenge ändern.

 

9.    Umlagezuordnungen aus Konto in allen Zuordnungen der Selektionsmenge setzen.

 

 

3.8.8.3    Felder setzen

 

 

1.    Setzt die Kurzbezeichnung anhand der getätigten Einstellungen für die aktuelle Selektionsmenge

 

2.    Setzt die Kurzbezeichnung gleich der Vertragsnr. in allen Zuordnungen.

 

3.    Setzt die Kurzbezeichnung gleich der Person-Kurzbezeichnung in den Zuordnungen der Selektionsmenge.

 

4.    Setzt die Kurzbezeichnung gleich Objektbezeichnung + Einheitenbezeichnung + Personenname in allen Zuordnungen der Selektionsmenge.

 

5.    Setzt Vertragsnummer gleich Kurzbezeichnung in allen Zuordnungen der Selektionsmenge.

 

6.    Setzt Vertragsbezeichnung gleich Kurzbezeichnung in allen Zuordnungen der Selektionsmenge.

 

7.    Setzt Vertragsbeginn/- ende und Zahlung gültig ab in allen Zuordnungen der Selektionsmenge.

 

8.    Setzt die Zahlungsart in allen Zuordnungen der Selektionsmenge gleich der Zahlungsart der jeweils verknüpften Person.

 

9.    Gibt die Onlinereservierung für alle Zuordnungen der Selektionsmenge frei oder sperrt diese.

 

10. Setzt die jeweilige Kaution aus dem Kautionsmodul als Kaution in allen Zuordnungen der Selektionsmenge.

 

11. Setzt die Zuordnungsart in der Selektionsmenge

 

12. Entfernt den Haken „City Tax erhoben“ in der aktuellen Zuordnung

 

 

3.8.8.4    Nummernkreis aktualisieren

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Datenbank / Nummernkreis aktualisieren“.

 

2.    Der Nummernkreis wurde aktualisiert.

 

3.8.8.5    Flächen aus Objekt/Einheit/Raum setzen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Datenbank / Flächen aus Objekt/Einheit/Raum setzen (Selektionsmenge)“.

 

2.    Die Flächen aus Objekt, Einheit und Raum wurden in allen Zuordnungen der Selektionsmenge gesetzt.

 

3.8.8.6    Fläche 1 aus Fläche 2 setzen

 

 

1.         Klicken Sie auf den Menüpunkt „Datenbank/ Fläche 1 aus Fläche 2 setzen“

 

 

2.         wählen Sie aus, welche Fläche aus welcher Fläche gesetzt werden soll und bestätigen die Eingaben mit OK.

 

3.8.8.7    Indexwerte der Sollzahlungen setzen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Datenbank / Indexwerte der Sollzahlungen setzen (Selektionsmenge)“.

 

 

2.    Wählen Sie die Konten aus.

 

3.    Geben Sie die weiteren Einstellungen an.

 

4.    Bestätigen Sie mit OK.

 

5.    Die Indexwerte wurden bei den gewählten Sollzahlungen in allen Zuordnungen der Selektionsmenge gesetzt.

 

 

3.8.8.8    Indexbasis ändern

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Datenbank / Indexbasis ändern (Selektionsmenge)“.

 

 

 

2.    Wählen Sie die neue Basis aus und klicken Sie auf OK.

 

3.    Die Indexbasis wurde in allen Zuordnungen der Selektionsmenge geändert.

 

3.8.8.9    Indexdatum Sollzahlung aus verknüpftem Indexwert setzen

 

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt Datenbank/ Indexdatum Sollzahlung aus verknüpftem Indexwert setzen

 

 

2.    Das Indexdatum wurde gesetzt.

 

 

3.8.9     Optionen

3.8.9.1    Allgemeine Einstellungen

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Optionen / Allgemeine Einstellungen“.

 

 

3.8.9.1.1      Allgemein

 

Allgemein stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

 

 

1.    Geben Sie an, ob die Logdaten gespeichert werden sollen.

 

2.    Geben Sie an, ob die Sollzahlungen des Vormieters vorbelegt werden sollen

 

3.    Stellen Sie ein, ob die Mietpreisliste angezeigt werden soll

 

4.    Legen Sie fest, ob die Termine beim speichern angelegt oder aktualisiert werden sollen.

 

5.    Geben Sie an ob das Feld Zahlungsart ein Pflichtfeld sein soll und ob beim Speichern die angegebene Zahlungsart ebenfalls bei der Person gesetzt werden soll.

 

6.    Bei setzen des Hakens werden Zuordnungsarten für die WEG Verwaltung sichtbar.

 

7.    Legen Sie fest ob beim Speichern eine Warnung ausgegeben werden soll, wenn bei einer gewerblichen Zuordnung kein Steuersatz oder bei einer privaten Zuordnung ein Steuersatz hinterlegt ist.

 

8.    Legen Sie fest, ob die übergeordnete Personen bei der Folgezuordnung entfernt werden soll, oder diese mit übernommen wird.

 

3.8.9.1.2      Anzeige

 

Zur Anzeige stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

 

 

1.    Geben Sie an, ob Nullzeilen immer angezeigt werden sollen.

 

2.    Geben Sie an, ob die Indexmiete bei Zahlungen angezeigt werden sollen.

 

3.    Stellen Sie die Vorbelegung für den Filter Zahlungskenner ein

 

4.    Stellen Sie ein, ob für den Ausdruck des Stammblattes das Tagesdatum als Stichtag oder ein separates Datum als Stichtag verwendet werden soll.

 

5.    Legen Sie fest, ob die Umsatzmiete auf dem Reiter Gewerbe angezeigt werden soll.


 

3.8.9.1.3      Prüfungen

 

Zur Prüfung stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

 

 

1.    Geben Sie an, die Steuer bei Sollzahlungen geprüft werden soll.

 

2.    Geben Sie an, ob eine Meldung beim Ändern der Zahlungsart ausgegeben werden soll.

 

3.    Stellen Sie ein, ob die eingegebene Zahlungsart in der Zuordnung mit den Bankverbindungen in der Person beim speichern geprüft werden soll.

 

4.    Stellen Sie ein, ob eine Meldung bei doppelter Kurzbezeichnung ausgegeben werden soll

 

5.    Legen Sie fest, ob die Zahlungsart Lastschrift bei Vertragsende geändert werden soll

 


 

3.8.9.1.4      FiBu

 

 

1.    Geben Sie an, welche Felder als Pflichtfelder definiert werden sollen.

 


 

3.8.9.1.5      Kaltmiete

 

 

1.    Fügen Sie Konten zur Kaltmiete hinzu.

 

 

3.8.9.1.6      BK-Verwaltergebühr

 

 

1.    Fügen Sie Konten für die Verwaltergebühr hinzu.

 

3.8.9.1.7      Nebenkosten

 

 

1.Fügen Sie Konten für die Nebenkosten hinzu

 

3.8.9.1.8      Konten Mieterliste

 

 

1.    Wechseln Sie auf den Reiter „Konten Mieterliste“

 

2.    Gehen Sie auf dem Unterreiter „Miete“

 

3.    Wählen Sie die Konten zur Miete aus.

 

 

 

4.    Wechseln Sie auf den Reiter „Verkehrsfläche“.

 

5.    Wählen Sie die Konten zu den Verkehrsflächen aus.

 

3.8.9.1.9       Reiter

 

 

1.Wechseln Sie auf den Reiter „Reiter“

 

 

2.Legen Sie fest, welche Reiter angezeigt werden sollen

 

 

 

3.8.9.1.10   Sonstiges

 

 

1.Wechseln Sie auf den Reiter „Sonstiges“

 

 

 

 

 

 

2.    Hinterlegen Sie die Vorlage für die Dauermietrechnung und legen Sie fest, ob die Vertragsdaten monatlich aktualisiert werden sollen.

 

 

3.8.9.1.11   City Tax

 

Neue Einstellungen

 

Zur Erstellung von Rechnungen zur City Tax (Menü „Optionen“- > „Allgemeine Einstellungen“).

 

Konto Nettomietpreis

Die Nettomiete wird beim erstellen der Rechnung aus der Sollzahlung auf dieses Konto ermittelt.

 

Konto City Tax

 

Die City Tax wird auf dieses Konto gebucht

Artikel

Artikel der in der Rechnungsposition verwendet werden soll

 

 

 

 

3.8.9.2    Einstellungen für Kurz

 

 

1.    Klicken Sie auf den Menüpunkt „Optionen / Einstellungen für Kurz“.

 

 

 

2.    Wählen Sie den Zählerwert sowie die Stellen an.

 

3.    Wählen Sie, welches Schema für die Kurzbezeichnung verwendet werden soll.

 


 

3.9     Definition Symbolleiste

 

Symbol

Beschreibung

Datenblatt drucken

à Diese Funktion kann auch über die Taste F6 ausgeführt werden.

Liste drucken

à Diese Funktion kann auch über die Taste F5 ausgeführt werden.

Email schreiben

Nach Excel exportieren

Suchen

à Diese Funktion kann auch über die Taste F3 ausgeführt werden.

Zurücksetzen

Hinzufügen

à Diese Funktion kann auch über die Taste F2 ausgeführt werden.

Bearbeiten

à Diese Funktion kann auch über die Taste F4 ausgeführt werden.

Kopie erstellen

Speichern

à Diese Funktion kann auch über die Tastenkombination „Strg+s“ ausgeführt werden.

Löschen

Erster Datensatz

Vorheriger Datensatz

Nächster Datensatz

Letzter Datensatz

Vertrag beenden (vgl. Punkt: Vertrag beenden)

SI Button

à Frei definierbare Funktionen über rechtsklick auf Button

Verknüpfte Termine

Verknüpfte Dokumente

Verknüpfte Aktivitäten

Druckdesigner

Hilfe

à Diese Funktion kann auch über die Tasten „F1“ ausgeführt werden.

Zurück

 


 

3.10Weitere Reiter im Modul Zuordnung

3.10.1  Gewerbe

 

 

1.    Um Eingaben auf dem Reiter Gewerbe durchzuführen, markieren Sie die gewünschte Zuordnung und klicken Sie auf Bearbeiten.

 

 

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter Gewerbe.

 

3.    Klicken Sie auf den Haken „Indexmiete“ um Eigenschaften zur Indexmiete anzugeben.

 

4.    Setzten Sie die zutreffenden Eigenschaften.

 

5.    Speichern Sie die Zuordnung über die rote Diskette ab

 

 

3.10.2  Vertragsverwaltung

 

 

1.    Um Eingaben auf dem Reiter Vertragsverwaltung durchzuführen, markieren Sie die gewünschte Zuordnung und klicken Sie auf Bearbeiten.

 

 

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter Vertragsverwaltung.

 

3.    Geben Sie die Vertragsdaten sowie den Vertragsbeginn an.

 


 

3.10.2.1 Unbefristet

 

 

1.    Klicken Sie unbefristet an.

 

2.    Geben Sie die Kündigungsdaten an.

 

 

3.10.2.2 Befristet

 

 

1.    Klicken Sie befristet an.

 

2.    Geben Sie die Laufzeiten sowie die Optionen ein. Geben Sie die zweite Laufzeit ebenfalls ein. (Ist nur eine Laufzeit vorhanden, geben Sie bitte im Feld „2. Laufzeit“ denselben Wert an wie im Feld „Laufzeit“).

 

3.    Klicken Sie auf „Vertragsende theor. und letzte Möglichkeiten berechnen“

 

4.    Die Berechnung des Ablaufdatums erfolgt ab dem gesetzten „Vertragsbeginn“.

 

 

 

5.    Speichern Sie die Zuordnung über die rote Diskette ab

 

3.10.3  Kaution

 

 

1.    Markieren Sie die gewünschte Zuordnung und klicken Sie auf Bearbeiten.

 

 

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter „Kaution“.

 

3.    Klicken Sie auf „Kaution hinzufügen“.

 

 

 

4.    Es öffnet sich das Modul „Kautionsverwaltung“.

 

5.    Geben Sie die wichtigsten Informationen zur Kaution an.

 

6.    Speichern Sie die Kaution über die rote Diskette ab

 

7.    Weitere Informationen zur Kautionsberechnung finden Sie unter:

Handbuch Kautionsverwaltung

 

 

8.    Geben Sie alle weiteren Informationen zur Kaution an.

 

9.    Speichern Sie die Zuordnung über die rote Diskette ab

 

 

3.10.4  FiBu

 

 

 

  1. Markieren Sie die gewünschte Zuordnung und klicken Sie auf Bearbeiten.

 

 

 

 

  1. Wechseln Sie auf den Reiter „FiBu“. Hier können Sie „FiBu“ Verknüpfungen setzen, eine Übergeordnete Person und eine abweichende Bankverbindung hinterlegen

 

  1. Geben Sie Ihre benötigten FiBu-Daten

 

  1. Speichern Sie die Zuordnung ab

 

3.10.5  BK

 

 

1.    Markieren Sie die gewünschte Zuordnung und klicken Sie auf Bearbeiten.

 

 

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter BK. Hier werden Ihnen alle Konten, bei denen die Einstellung BK-Export gesetzt wurde aufgelistet.

 

3.    Geben Sie hier Ihre Werte zur BK-Abrechnung ein.

 

Folgende Funktionen können Sie verwenden:

 

a.    Umlageschlüssel aus Konto setzen

à Die zuvor im Konto festgelegten Umlageschlüssel werden automatisch bei den Positionen gesetzt.

 

b.    Schema übernehmen

à Hier können für jede Zuordnung des Objekts die soeben angegebenen Daten übernommen werden

 

c.    Blau hinterlegte Felder können manuell bearbeitet werden. Werte für Verbrach und Fläche können nicht eingegeben werden.

 

d.    In der Spalte Aktiv, können Sie zu jeder Zuordnung vorab einstellen, ob alle Umlageschlüssel für diesen Mieter angewendet werden sollen. (Durch Doppelklick auf die gewünschte Position können Sie z.B. die Einstellung von Ja auf Nein ändern)

 

 

 

e.    Über Doppelklick auf eine der Positionen können Sie eine Übersicht aller Zuordnungen zu dieser Position einsehen. Die gesamten Umlagewerte werden Ihnen unter dem Punkt Umlagewerte aufgelistet.

 

4.    Speichern Sie die Zuordnung über die rote Diskette ab

 

3.10.6  BK II

 

 

1.    Markieren Sie die gewünschte Zuordnung und klicken Sie auf Bearbeiten.

 

 

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter „BK II“

 

3.    Geben Sie die Anzahl der Personen an. Diese Angabe wird für den Umlageschlüssel „Personen“ verwendet

 

4.    Hinterlegen Sie falls benötigt eine Abweichende Anschrift für den BK-Import oder eine Abweichende Anschrift für die Generierung von Rechnungen (Sollstellung)

 

5.    Speichern Sie die Zuordnung über die rote Diskette ab

 

3.10.7  Flächen

 

 

1.    Markieren Sie die gewünschte Zuordnung und klicken Sie auf Bearbeiten.

 

 

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter Flächen.

 

3.    Hier werden alle zur Zuordnung festgelegten Flächen angezeigt.

 

4.    Über den Punkt „Flächenentwicklung – Fläche“ kann die Flächenentwicklung zur Zuordnungsfläche angegeben werden. Bitte beachten Sie, dass für die BK lediglich diese Flächenentwicklung verwendet wird.

 

5.    Über die Buttons am rechten Rand können Sie folgende Funktionen nutzen:

 

a.   Neue Zeile hinzufügen

b.   Markierte Zeile bearbeiten

c.    Markierte Zeile löschen

 

6.    Wurden alle Eingaben getätigt speichern Sie die Zuordnung über die rote Diskette ab

 

 

3.10.8  Zähler / - stände

3.10.8.1 Allgemein

 

 

Zähler und Zählerstände werden i.d.R. entweder über den Reiter „Zähler“ im Starter von Capitol oder über das Modul Zählerverwaltung unter dem Modulpunkt „Verbrauchsmanagement“ erfasst. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit Zähler und Zählerstände direkt aus der Zuordnung zu erstellen. Der Reiter Zähler- / stände im Zuordnungsmodul soll zusätzlich eine schnelle Übersicht aller Zähler, Zählerstände und Verbrauchswerte zum Objekt gewährleisten.

 

 

3.10.8.1.1   Funktionen Reiter Zähler- /stände

 

 

1.    Neuen Zähler anlegen

 

2.    Markierten Zähler bearbeiten

 

3.    Darstellung der Zählerstände zum gewählten Zähler

 

4.    Darstellung der Verbrauchswerte zum gewählten Zähler

 

5.    Neuen Zählerstand zum markierten Zähler hinzufügen

 

6.    Gewählten Zählerstand bearbeiten

 

7.    Gewählten Zählerstand entfernen

 

 

 

3.10.8.1.2   Handbuch Zählerverwaltung

 

Das Gesamte Handbuch zum Zählerverwaltung finden Sie unter:
Handbuch Zählerverwaltung

 

 


 

3.10.9  Dokumente

3.10.9.1 Dokument hinzufügen

 

1.    Öffnen Sie die gewünschte Zuordnung im Zuordnungsmodul

 

 

2.    Wechseln Sie auf dem Reiter „Dokumente“.

 

3.10.9.1 Einzelne Dokumente hinzufügen

 

 

1.    Klicken Sie auf „neues Dokument hinzufügen“

 

 

 

2.    Es öffnet sich das Dokumentenmodul. Wählen Sie hier die Funktion „Dokument laden“.

 

3.    Wählen Sie das gewünschte Dokument von Ihrem Computer aus.

 

 

4.    Das Dokument wurde in die Datenbank hochgeladen.

 

5.    Die Verknüpfungen zur Zuordnung, Person, Objekt und Einheit wurde bereits gesetzt.

 

6.    Falls gewünscht können Sie das Dokument bei weiteren Modulen hinterlegen. Um eine Verknüpfung zu setzen wählen Sie die gewünschte Verknüpfung über den orangen Pfeil aus.

 

7.    Speichern Sie Ihre Eingabe ab.

 

 

 

8.    Das Dokument wurde mit der Zuordnung verknüpft.

 

 

3.10.9.2 Handbuch Dokumentenmanagement

 

Das Gesamte Handbuch zum Dokumentenmanagement finden Sie unter:

Handbuch Dokumentenmanagement

 

3.10.10              Termine/ Aktivitäten

3.10.10.1          Allgemein

 

 

Termine/ Aktivitäten werden i.d.R. entweder über den Reiter „Termine“/ „Aktivitäten“ im Starter von Capitol oder über das Terminmodul oder Aktivitätenmodul unter dem Modulpunkt „Stammdaten“ erfasst. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit einen Termin direkt aus der Zuordnung zu erstellen. Der Reiter Termine im Zuordnungsmodul soll zusätzlich eine schnelle Übersicht aller offenen oder erledigten Termine zur gewählten Zuordnung gewährleisten.

 

3.10.10.2          Funktionen Reiter Termine

 

 

1.    Neuen Termin anlegen à Es öffnet sich das Terminmodul

 

2.    Neue Aktivität anlegen àEs öffnet sich das Aktivitätenmodul

 

3.    Eintrag bearbeiten à Es öffnet sich der ausgewählte Termin/ Aktivität im Terminmodul/ Aktivitätenmodul im Bearbeitenmodus

 

4.    Liste drucken àDruck eine Liste mit allen verknüpften Aktivitäten und Terminen

 

5.    Designer àHier können Sie die Druckvorlagen verändern

 

6.    Eintrag entfernen àLöscht den Eintrag aus der Datenbank

 

 

3.10.10.3          Handbuch Termine / Aktivitäten

 

Die Handbücher finden Sie unter:

Ø  Handbuch Aktivitäten

Ø  Handbuch Termine

 

 

3.10.11              Buchungen

3.10.11.1          Allgemein

 

 

Buchungen werden i.d.R. über das Buchungsmodul oder über die Sollstellung generiert. Diese Module finden Sie unter dem Modulpunkt „FiBu“. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit eine Buchung direkt aus der Zuordnung zu erstellen. Der Reiter Buchungen im Zuordnungsmodul soll zusätzlich eine schnelle Übersicht der Buchungen zur gewählten Zuordnung gewährleisten.

 

1.    Sie erhalten sofort den Überblick der offenen bzw. bezahlten Buchungen.

 

2.    Der Kontostand der betroffenen Konten wird zum Stichtag angezeigt. Dieser kann manuell durch Click auf „Kontostände“ ausgeblendet werden.

 

3.10.11.2          Funktionen Reiter Buchungen

 

 

1.    Neue Buchung anlegen à Es öffnet sich die Kurzerfassung der Buchung

 

2.    Buchung bearbeiten à Es öffnet sich die Kurzerfassung der Buchung

 

3.    Buchung kopieren

 

4.    Buchung löschen

 

5.    Buchung stornieren

 

 

3.10.11.3          Handbuch Buchungen

 

Das Handbuch „Buchungen“ finden Sie unter: Handbuch Buchungen

 

3.10.12               Email

3.10.12.1          Allgemein

 

 

Emails werden entweder über den Reiter „Email“ im Starter von Capitol oder über das Emailmodul unter dem Modulpunkt „Büro“ erfasst. Der Reiter Emails im Zuordnungsmodul ermöglicht eine schnelle Übersicht aller Emails, welche mit der Zuordnung verknüpft sind.

 

3.10.12.2          Handbuch Emailmodul

 

Das Handbuch zum Emailmanagement finden Sie unter: Handbuch Emailmodul

3.10.13               Telefon

3.10.13.1          Allgemein

 

 

Telefoneinträge werden i.d.R. entweder über den Reiter Telefon im Starter von Capitol oder über die Telefonverwaltung unter dem Modulpunkt „Büro“ erfasst. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit einen Telefoneintrag direkt aus der Zuordnung zu erstellen. Der Reiter Telefon im Zuordnungsmodul soll zusätzlich eine schnelle Übersicht alle Telefoneinträge zur gewählten Zuordnung gewährleisten.

 

 

3.10.13.2          Funktionen Reiter Telefon

 

 

1.    Neuen Telefoneintrag erstellen à Öffnet das Telefonmodul

 

2.    Bereits vorhandenen Telefoneintrag bearbeiten à Öffnet das Telefonmodul im Bearbeitenmodus

 

 

3.10.13.3          Handbuch Telefonverwaltung

 

Das Handbuch zur Telefonverwaltung finden Sie unter: Handbuch Telefonverwaltung

 

3.10.14              Bilder

 

1.    Öffnen Sie die gewünschte Zuordnung.

 

 

 

2.    Wechseln Sie auf den Reiter „Bilder“.

 

3.    Auf dem Reiter „Bilder“ können Sie beliebig viele Bilder zur Zuordnung hinterlegen.

 

 

3.10.14.1          Bild hinzufügen

 

 

1.    Klicken Sie auf „neues Bild hinzufügen“.

 

 

2.    Es öffnet sich das Bildermodul. Laden Sie das Bild von Ihrer Festplatte.

 

3.    Das Bild wurde in die Datenbank hochgeladen.

 

4.    Die Verknüpfung zum Objekt, zur Einheit und zur Person wurde bereits gesetzt.

 

5.    Falls gewünscht können Sie das Bild bei einem Projekt sowie einem Inventar hinterlegen. Um eine Verknüpfung zu setzen wählen Sie die gewünschte Verknüpfung über den orangen Pfeil aus.

 

6.    Speichern Sie Ihre Eingabe ab.

 

 

 

7.    Das eingestellte Bild erscheint nun auf dem Reiter „Bilder“ bei der gewünschten Zuordnung.

 

 

3.10.14.2          Handbuch Bildermodul

 

Das Gesamte Handbuch zum Bildermodul finden Sie unter:

Handbuch Bildermodul

 

3.10.15              Ansprechpartner

 

Auf dem Reiter „Ansprechpartner“ können Sie zur gewählten Person der Zuordnung einzelne Ansprechpartner hinterlegen. Hierzu wird pro Kontaktart des jeweiligen Ansprechpartners ein Datensatz angelegt.

 

 

3.10.15.1          Ansprechpartner anlegen

 

 

1.    Wechseln Sie auf den Reiter „Ansprechpartner“.

 

2.    Klicken Sie auf hinzufügen.

 

 

 

3.    Es öffnet sich das Ansprechpartnermodul.

 

4.    Geben Sie alle Informationen zum Ansprechpartner an.

 

5.    Folgende Daten können Sie aus der Person übernehmen.

 

a.   Alle Informationen übernehmen – Es werden alle Angaben außer dem Namen und Vornamen bereits vorbelegt.

 

b.   Es wird nur die Anschrift übernommen.

 

c.    Es wird nur die Email übernommen.

 

d.   Es wird nur die Telefonnummer übernommen.

 

e.   Es wird nur die Anrede übernommen.

 

6.    Sind alle Eingaben komplett speichern Sie den Ansprechpartner über die rote Diskette ab.

 

 

7.    Der Ansprechpartner wurde angelegt.

 

 

3.10.15.2          Ansprechpartner bearbeiten

 

 

1.    Markieren Sie den zu bearbeitenden Ansprechpartner.

 

2.    Klicken Sie auf bearbeiten.

 


 

 

 

3.    Geben Sie die gewünschten Änderungen an.

 

4.    Klicken Sie auf Speichern.

 

5.    Die Änderungen werden übernommen.

 

 

3.10.15.3          Ansprechpartner kopieren

 

 

1.    Markieren Sie den gewünschten Ansprechpartner.

 

2.    Klicken Sie auf Kopieren.

 

 

 

3.    Es öffnet sich der kopierte Ansprechpartner im Bearbeitenmodus.

 

4.    Geben Sie hier Ihre Änderungen ein.

 

5.    Klicken Sie auf Speichern.

 

 

 

6.    Der kopierte Ansprechpartner wurde abgespeichert.

 


 

 

3.10.15.4          Weitere Funktionen

 

 

1.    Ansprechpartnerdaten nach Excel exportieren.

 

2.    Email an gewählten Ansprechpartner senden.

 

3.    Neues Dokument zu Ansprechpartner hinzufügen.

 

 

3.10.15.5          Handbuch Ansprechpartner

 

Das gesamte Handbuch Zuordnungen finden Sie unter:

Handbuch Ansprechpartner

 


 

 

3.10.16              Rechnung

Auf dem Reiter „Rechnung“ werden alle mit der Zuordnung verknüpften Rechnungen angezeigt.

 

 

 

Über Klick auf   „Neu“ kann direkt aus der Zuordnung eine neue Rechnung angelegt werden. Hierbei sind die Verknüpfungen zu Zuordnung, Objekt, Einheit und Person bereits vorbelegt

 

3.10.17               Inventar

3.10.17.1          Allgemein

 

Inventare werden über die Inventarverwaltung unter dem Modulpunkt „Stammdaten“ erfasst. Der Reiter Inventar im Zuordnungsmodul ermöglicht eine schnelle Übersicht aller Inventargüter, welche mit der Zuordnung verknüpft sind.

 

 

3.10.17.2          Handbuch Inventar

 

Das Gesamte Handbuch zur  Inventarverwaltung finden Sie unter:

Handbuch Inventarverwaltung

 

 


 

3.10.18               Optionen

 

 

 

1.    Wechseln Sie auf den Reiter „Optionen“.

 

2.    Wählen Sie den Punkt aus, für den Sie Optionen angeben möchten.

 

3.    Geben Sie die Bezeichnung für das gewünschte Feld an. Bitte nur eine Bezeichnung pro Zeile.

 

4.    Klicken Sie auf Speichern.

 

5.    Die Eingaben können nun auf den Reitern im Zuordnungsmodul verwendet werden.

 

 

 

 

4      Reiter Zuordnungen in anderen Modulen

4.1    Objektmodul

 

 

1.    Öffnen Sie das Modul Objekt.

 

 

 

2.    Wählen Sie das gewünschte Objekt und wechseln Sie auf den Reiter Zuordnungen.

 

 

Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

 

 

1.    Neue Einheit anlegen à Es öffnet sich das Einheitenmodul

 

2.    Vorhandene Einheit bearbeiten à Es öffnet sich die Einheit der Zuordnung im Bearbeitenmodus

 

3.    Einheit der Zuordnung anzeigen à Öffnet sich die Einheit im Einheitenmodul

 

4.    Neue Zuordnung anlegen à Öffnet das Zuordnungsmodul

 

5.    Markierte Zuordnung bearbeiten à Es öffnet sich die markierte Zuordnung im Bearbeitenmodus.

 

6.    Person der Zuordnung anzeigen à Person wird im Personenmodul geöffnet.

 

 

 

4.2    Einheitenmodul

 

 

1.    Öffnen Sie das Modul Einheit.

 

 

 

2.    Wählen Sie die gewünschte Einheit und wechseln Sie auf den Reiter Zuordnungen.

 

 

Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

 

 

 

1.    Neue Zuordnung anlegen à Es öffnet sich das Zuordnungsmodul

 

2.    Vorhandene Zuordnung bearbeiten à Es öffnet sich die untenstehende Zuordnung im Bearbeitenmodus

 

3.    Person der Zuordnung anzeigen

 

4.    Objekt der Zuordnung anzeigen à Öffnet sich das Objekt im Objektmodul

 


 

4.3    Personenmodul

 

 

1.    Öffnen Sie das Modul Person.

 

 

2.    Wählen Sie die gewünschte Person und wechseln Sie auf den Reiter Zuordnungen.

 

 

Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

 

 

1.    Neue Zuordnung anlegen à Es öffnet sich das Zuordnungsmodul

 

2.    Vorhandene Zuordnung bearbeiten à Es öffnet sich die untenstehende Zuordnung im Bearbeitenmodus

 

3.    Objekt der Zuordnung anzeigen à Öffnet das Objekt im Objektmodul

 

4.     Einheit der Zuordnung anzeigen à Öffnet die Einheit im Einheitenmodul